Stabilisierung der Supply Chain zur Bewältigung eines besonderen Großauftrags
Kundeninterview mit Andreas Kiel, Director Supply-Chain-Management, Mehler Protection
In diesem Interview berichtet Andreas Kiel, Director Supply-Chain-Management bei Mehler Protection, über die Herausforderungen des Einkaufs und der Lieferketten aufgrund einer Vervielfachung des bisherigen Auftragsvolumens. Innerhalb kürzester Zeit musste die Supply Chain ausgebaut und abgesichert werden. Lesen Sie in diesem Interview, wie der Anbieter von Schutzausrüstung mit den enormen Herausforderungen umgeht und zusammen mit Kloepfel Consulting erfolgreich Lösungen entwickelt hat.
Wie sah die Ausgangssituation aus? Was waren die Ziele? Wie wurden diese erreicht?
Mehler Protection hatte den größten Auftrag für Schutzwesten in seiner Unternehmensgeschichte erhalten. Der Auftrag führte auf einen Schlag zu einer Vervielfachung der üblichen Liefermengen über drei Jahre hinweg. Das stellte uns und unsere Lieferkette vor große Herausforderungen. Mehler Protection zählt zur Gruppe der KMU, also der kleinen und mittleren Unternehmen. Da war sofort klar, dass unsere bisherigen Strukturen und Abläufe in der Lieferkette für dieses große Volumen nicht ausreichten.
Aufgrund dieser Herausforderungen entschieden wir uns für eine Zusammenarbeit mit Kloepfel Consulting. Ende April 2022 fand durch unseren Kunden die Auftragsvergabe mit Vertragsunterschrift statt und nur fünf Tage später nahmen Anfang Mai die Berater von Kloepfel Consulting schon die Projektarbeit auf.
Das Ziel war es, die Lieferkette auszubauen und abzusichern, um die stabile Lieferfähigkeit der großen Stückzahl an Schutzwesten zu gewährleisten. Dafür mussten unter anderem detaillierte Lieferpläne für unsere Lieferanten erstellt und die Vorfinanzierung abgesichert werden. Eine angemessene Risikoabsicherung, einschließlich eines Lagerkonzepts und möglicher Second- oder Multi-Sourcing-Konzepte, war von Bedeutung.
Konkret standen Verbesserungen im Vertragsmanagement sowie Preisverhandlungen auf der Agenda. Die Unterstützung von Kloepfel Consulting war dabei durchaus entscheidend. Ein Team aus Kloepfel-Beratern und dem strategischen Einkauf von Mehler führte die Lieferantengespräche. Mit ihrem Engagement halfen die Berater uns bei Gesprächen mit über 90 Lieferanten, um die Beschaffung von mehr als 240 Rohstoffartikeln sicherzustellen. Dabei ging es besonders um die Formulierung von Rahmen- und Kooperationsverträgen einschließlich der Preisgestaltung sowie um eine Risikoanalyse zur Sicherung der Lieferkette aufseiten des jeweiligen Lieferanten.
Das Beratungsprojekt war also geprägt von einer Zeit intensiver Verhandlungen mit einer Fokussierung auf eine robuste Lieferkette für diesen entscheidenden Auftrag. Es mussten potenzielle Risiken für unser Unternehmen minimiert werden, denn schon bei einem Fehler könnte die Lieferkette gefährdet werden.
Welche Herausforderungen gab es bei der Verhandlung von Rahmenverträgen?
Die Herausforderungen bei der Verhandlung von Rahmenverträgen waren vielfältig. Besonders die Kommunikation mit langjährigen Lieferanten, um sie von der Notwendigkeit eines Rahmenvertrages zu überzeugen, stellte eine der größten Herausforderungen dar. Diese ergaben sich vor allem aus der Darstellung unserer Kerninteressen und die der Lieferanten sowie der Abstimmung von unterschiedlichen Positionen, beispielsweise in Bezug auf die Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV). Dafür waren die Kloepfel-Berater zusammen mit unserem strategischen Einkauf in einem intensiven Dialog mit den Lieferanten.
Diese Abstimmungen haben zu vielen Gesprächen und Verzögerungen geführt. Ähnlich verlief es auch bei den Verhandlungen von Lieferterminen, Preisen und speziellen logistischen Anforderungen im Rahmen der verschiedenen Belieferungsverträge.
Wie ist es gelungen, die Mitarbeiter für das Projekt abzuholen und zu gewinnen?
Intern war die Bewältigung des großen Arbeitsvolumens eine Herausforderung. Der Großauftrag belastete die Ressourcen im strategischen Einkauf erheblich, da zusätzliche Aufgaben neben dem regulären Tagesgeschäft erledigt werden mussten. Dies führte bei den Mitarbeitern zu einer hohen Belastung. Die Mitarbeiter waren sich der existenziellen Bedeutung des Projekts für das Unternehmen bewusst und entsprechend hochmotiviert, den Auftrag erfolgreich abzuschließen, obwohl es häufige Verhandlungsverzögerungen und Änderungswünsche seitens der Lieferanten gab.
Die Mitarbeiter wurden durch eine transparente Kommunikation in das Projekt eingebunden. Die aktuellen Herausforderungen und die Notwendigkeit externer Unterstützung wurden offen und klar erläutert. Das Einkaufsteam war von Anfang an involviert, sogar schon während des Briefings von Kloepfel Consulting.
Aufgrund des hohen Arbeitspensums und des zeitlichen Drucks war das Einkäuferteam auch froh über jegliche Unterstützung. So waren die Berater von Kloepfel Consulting tatsächlich als Kollegen auf Zeit eine große Hilfe.
Die physische Präsenz der Kloepfel-Berater vor Ort war dabei äußerst vorteilhaft, da sie jederzeit ansprechbar waren. Das half besonders beim Aufbau eines persönlichen Verhältnisses. Die Berater waren übrigens nicht nur als Verhandler bei uns, sondern auch als Sparringpartner und Coachs, die Trainings anboten und Wissen vermittelten.
Hier möchte ich auch anmerken, dass unsere Mitarbeiter allesamt sehr engagiert und praxisorientiert sind. Unsere ganze Führungskultur ist geprägt von einer gewissen Hands-on-Mentalität. Auch in Ausnahmesituationen wie bei diesem Großauftrag versuchen wir, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.
Wie wurden die Preisverhandlungen vorbereitet und umgesetzt?
Die Vorbereitung der Preisverhandlungen begann mit einer detaillierten Planung für die Gesprächsführung. Hierbei hat Kloepfel Consulting ein Sparring vorgenommen, indem wir uns gemeinsam Gedanken zu Verhandlungsargumenten und Gegenforderungen machten. In diesem Rahmen haben wir eine Vorlage für die Verhandlungsmappen erstellt, die alle relevanten Elemente für einen effektiven Verlauf enthielt, einschließlich der Basisdaten der Lieferanten, ihrer Ziele und Strategien sowie unserer eigenen Ziele und Preisvorstellungen. Die Lieferantenverhandlungen führte der Einkauf von Mehler dann zusammen mit den Kloepfel-Beratern. Im Nachgang an die durchgeführten Verhandlungen bekamen wir von Kloepfel Consulting außerdem ein Feedback.
Wichtig war uns, die Lieferanten als Partner zu sehen und sie davon zu überzeugen, unsere Ziele zu unterstützen und eine gemeinsame Zukunft zu gestalten. Die Partnerschaft mit den Lieferanten ist grundsätzlich entscheidend, um einen Auftrag dieser Größenordnung erfolgreich umzusetzen. So haben wir bei den Verhandlungen die jeweiligen Lieferpläne und unsere Forderungen sehr transparent erklärt. Dadurch konnte das gegenseitige Vertrauen gestärkt werden.
Die Konditionen zum Projekt wurden entsprechend der Mengensteigerungen und Marktverhältnisse eingefordert. Zudem lag der Fokus auf der Gewährleistung unserer Lieferfähigkeit. Die Verhandlungen berücksichtigten eine umfassende 360-Grad-Betrachtung der Interessen aller Parteien – Lieferant, Mehler Protection und Kunde.
Wie hat Kloepfel Consulting Sie und Ihr Team außerdem bei Ihren Einkaufsaktivitäten unterstützt?
Uns haben acht Berater von Kloepfel Consulting bei den Verhandlungen unterstützt. Wie bereits beschrieben, gab es Hilfe bei der Vorbereitung, der Durchführung und der Nachbereitung der Verhandlungen. Dafür haben wir mit Kloepfel ein Projektbüro bei uns vor Ort eingerichtet.
Neben dem eigentlichen Kernbereich der Materialbeschaffung hatten wir auch noch den großen Bereich des Investitionsgütereinkaufs. Hier ging es beispielsweise um die Beschaffung von Maschinen. Allein dafür hatten wir einen Mitarbeiter von Kloepfel Consulting (Full Time Equivalent, also entsprechend einer Vollzeitstelle), der sich mit seiner Expertise und seinem Netzwerk ausschließlich um die Maschinenbeschaffung kümmerte.
An dieser Stelle möchte ich auch anmerken, dass sich aus der bisherigen guten Zusammenarbeit zwischen Mehler Protection und Kloepfel Consulting Folgeprojekte ergaben.
So erhielten wir ab 2023 von Kloepfel Consulting Unterstützung bei Fragen rund um das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Außerdem wurde für das Disponententeam eine Schulung durchgeführt. Darüber hinaus erhalten unsere strategischen Einkäufer derzeit operative Unterstützung durch zwei Beschäftigte aus dem Mitarbeiterpool der Kloepfel Services.
Ganz aktuell gibt es jetzt noch eine Cost-Breakdown-Schulung über sechs Tage, die nach unseren Wünschen entwickelt wurde.
Aus welchen Gründen würden Sie Kloepfel Consulting weiterempfehlen?
Kloepfel Consulting können wir aufgrund mehrerer Gründe empfehlen. Die Fachexpertise der Berater sowie der Zugang zu deren Netzwerk waren für Mehler Protection äußerst nützlich. Die Berater legten großen Wert auf den Aufbau des Teams, was die Beziehungen und den Projektablauf verbesserte.
Die aktive Unterstützung von Kloepfel Consulting stärkte das Vertrauen, gemeinsam ein Projekt dieser Größenordnung zu bewältigen. Dabei haben wir Kloepfel Consulting als einen Partner kennengelernt, der kritikoffen ist. Die Kloepfel-Berater können Kritik konstruktiv äußern und auch sehr gut annehmen.
Das Coaching und Sparring der Berater führte zu einem starken Wissenstransfer und einer steilen Lernkurve für Mehler. Das Beratungsprojekt hat über seine Laufzeit hinaus eine positive Wirkung, indem es uns hilft, uns auf zukünftige Lieferantenverhandlungen vorzubereiten und die interdisziplinäre Teamarbeit zu verbessern.
Über Mehler Protection
Mehler Protection, in Fulda ansässig, bietet Lösungen, die zum Schutz von Personen sowie verschiedenen Einsatzplattformen geeignet sind. Die Produkte richten sich unter anderem an Sicherheitsbehörden und Streitkräfte.
Stehen Sie auch vor großen Herausforderungen bei der Sicherung Ihrer Lieferkette und der Optimierung Ihres Einkaufs? Dann wenden Sie sich gerne an Kloepfel Consulting!
Kontakt:
Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com