Kosteneinsparungen über den Erwartungen
Im Rahmen eines Projektes zur Frachtkostenoptimierung zusammen mit Kloepfel Consulting konnte ein international agierender Maschinenbauer hohe Einsparungen erzielen. Bei dem Projekt wurden die Themen Luftfracht, Seefracht und Kurier-Express-Paketdienste (KEP) bearbeitet. Diese Case Study zeigt deutlich, dass es in der Logistik erhebliche Einsparpotentiale gibt.
Ausgangssituation
Wie es sehr häufig bei Unternehmen vorkommt, gab es bei dem Maschinenbauer gewachsene Geschäftsbeziehungen im Bereich der Logistik. Bei allen Vorteilen hatte das den Nachteil, dass teils keine strukturellen und regelmäßigen Preisverhandlungen vorgenommen wurden. In einem solchen Fall, bleiben Einsparpotentiale ungenutzt. Manchmal ist den Beteiligten dann auch gar nicht genau bewusst, welche Einsparmöglichkeiten es im Detail gibt, insbesondere in volatilen Märkten.
Bei dem Unternehmen ist der Geschäftsbereich Logistik teilweise projektbasiert organisiert. Dazu kommt eine hohe Zahl an verschiedenen Relationen. Hierbei sind Relationen die Verbindungen zwischen verschiedenen Standorten – also etwa die Verbindung Hamburg nach Shanghai oder die Verbindung Hamburg nach Mumbai.
Diese Projektbasiertheit geht einher mit einer größeren Komplexität und war dadurch eine der größten Herausforderungen während des Beratungsprojekts. So werden etwa bei der Luftfracht und auch der Seefracht für projektbasierte Versendungen besondere Anforderungen an die Logistikdienstleister gestellt. Vor allem bei zeitkritischer Ware müssen sie eine hohe Flexibilität mitbringen. Ein Fokus in der Luftfracht wird beispielsweise auf die Auswahl der einzusetzenden Airlines und deren Routings gelegt.
Bei der Seefracht gibt es besondere Anforderungen an die Logistikdienstleister zu beachten. Die Kunden des Maschinenbauers sitzen teils in abgelegenen Gegenden abseits der großen Metropolen. Hier war es somit nötig, in ausreichendem Maß Freizeiten auszuhandeln, sodass die Container ohne Verzug in die Entladehäfen retourniert werden konnten.
Eine besondere Herausforderung ist die starke Volatilität der Frachtpreise besonders in den Bereichen Luft- und Seefahrt.
Der Markt für Kurier-Express-Paketdienste (KEP) ist oligopolistisch mit wenigen großen Anbietern strukturiert. Hier hat der Maschinenbauer bisher eine langjährige Geschäftsbeziehung mit zwei Dienstleistern gepflegt. Allerdings hat das Unternehmen in den vergangenen Jahren diverse Preiserhöhungen durch die KEP-Dienstleister akzeptiert.
Zielsetzung
Allgemein hatte das Projekt zum Ziel, für die Logistik des Maschinenbauers funktionierende und kostensparende Standardprozesse zu etablieren. Hierfür wurde entschieden, eine strategische Partnerschaft mit den entsprechenden Logistikdienstleistern aufzubauen.
Außerdem sollte sowohl für die Luftfracht als auch für die Seefracht und die KEP mehr Transparenz bezüglich relevanter Daten geschaffen werden.
Eines der Hauptziele bestand darin, die bestehende hohe Komplexität in der Logistik zu verringern. In der Logistik bezieht sich Komplexität auf die Vielzahl und Interaktion verschiedener Elemente, die in den Transport- und Versandprozessen involviert sind. Dazu gehören Faktoren wie unterschiedliche Transportrouten, verschiedene Dienstleister, vielfältige Anforderungen der Kunden, diverse Transportmittel und -modalitäten sowie komplexe Abwicklungen von Zollformalitäten. Das genannte Ziel wurde durch die Planung einer klaren Trennung zwischen regelmäßigen, für Ausschreibungen geeigneten Relationen, und Ad-Hoc-Relationen sowohl in der Luft- als auch Seefracht angestrebt. Gleichzeitig sollte im Bereich der Kurier-Express-Paketdienste (KEP) die tägliche Arbeitskomplexität reduziert werden.
Grundsätzlich stand bei dem Frachtoptimierungsprojekt die Senkung der Kosten im Fokus. Dies sollte unter anderem durch die gezielte Aufteilung des Frachtvolumens auf mehrere Dienstleister in den Bereichen Luft- und Seefracht erreicht werden. Im KEP-Bereich wurde zur Kostenoptimierung untersucht, ob es effizienter ist, auf Re-Seller-Ansätze oder Parent-Account-Ansätze zurückzugreifen. Re-Seller-Ansätze beziehen sich auf die Nutzung von Drittanbietern, die Frachtdienstleistungen im Namen des Unternehmens erwerben und weiterverkaufen. Parent-Account-Ansätze hingegen bezeichnen die direkte Zusammenarbeit mit großen Frachtdienstleistern. Bei diesen hat das Unternehmen dann selbst einen zentralen Account – also ein Benutzerkonto – und verwaltet darüber die Dienstleistungen für verschiedene Tochtergesellschaften oder Abteilungen. Beide Ansätze wurden im Rahmen des Beratungsprojektes untersucht, um im KEP-Bereich die kosteneffizienteste Strategie zu identifizieren.
Methodik, Maßnahmen
Das Beratungsprojekt zeichnete sich durch eine klare Struktur aus. Dabei stellte die umfassende Erfahrung der Kloepfel-Berater, einschließlich ihres Wissens über die logistischen Abläufe und möglicher Herausforderungen, einen großen Vorteil dar. Die Art der Arbeitsweise von Kloepfel Consulting erlaubt grundsätzlich ein zügiges Vorgehen bei der Optimierung der Frachtkosten und insgesamt einen effizienten Projektverlauf. Im vorliegenden Fall wurden so, wie in der Einleitung schon angekündigt, die Themen Luftfracht, Seefracht und KEP bearbeitet.
Zuerst machten sich die Berater von Kloepfel Consulting ein genaues Bild der Ist-Situation bezüglich der Logistik bei dem Maschinenbauer. Dabei wurden vor allem auch die Anforderungen an die Logistikdienstleister gesammelt und genau besprochen.
Ebenso wurden die Sendungsdaten erfasst. Nach einer Aufbereitung der Daten konnte festgestellt werden, was und wie dann strategisch ausgeschrieben werden sollte. Hierfür wurden anhand der Sendungsdaten und der festgelegten Anforderungen die Ausschreibungsunterlagen erstellt.
So wurde eine Angebotsabfrage bei mehr als 90 Spediteuren mit verschiedenen Kernkompetenzen schon allein jeweils für die Luftfracht wie auch die Seefracht durchgeführt. Die eingegangenen Angebote der Spediteure wurden durch die Kloepfel-Berater analysiert. Aus den Ergebnissen haben die Berater mehrere Szenarien erstellt, bei denen das Frachtvolumen hinsichtlich der Relationen und zu berücksichtigender Vertrags- und Lieferbedingungen aufgeteilt wurde.
Für den Kurier-Express-Paketdienst (KEP)-Bereich wurden unterschiedliche Möglichkeiten analysiert. Dabei wurden die Vor- und Nachteile der Anwendung von Re-Seller- und Parent-Account-Lösungen berücksichtigt, um eine fundierte Entscheidung für die bevorstehenden Ausschreibungen zu treffen.
Auf Basis all dieser aufbereiteten Informationen haben die Logistikverantwortlichen des Maschinenbauers eine Entscheidung über das weitere Vorgehen und die zukünftige Zusammenarbeit mit den Logistikdienstleistern getroffen. Bei der Entscheidungsfindung und späteren Umsetzung unterstützten die Berater von Kloepfel Consulting den Maschinenbauer weiterhin.
Hier konnte das Maschinenbauunternehmen auf die breite Expertise und das große Lieferantenetzwerk von Kloepfel Consulting zurückgreifen. Besonders hilfreich war auch, dass bei Kloepfel Consulting für die jeweiligen Arbeitsschritte diverse Tools der neuesten Generation zum Einsatz kommen. Hierzu zählen etwa umfangreiche Benchmark-Datenbanken und auch das marktführende Ausschreibungstool mit einer großen Anzahl registrierter Dienstleister.
Ergebnis des Projektes für die drei bearbeiteten Bereiche
Die erzielten Einsparungen in den drei bearbeiteten Bereichen haben die Erwartungen sogar übertroffen. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass die Berater von Kloepfel Consulting bei ihren Projekten zur Frachtkostenoptimierung durchschnittlich Kosteneinsparungen von 15,1 Prozent erzielen. Bei dem hier vorgestellten Projekt bei dem Maschinenbauer fielen die Einsparungen für die drei bearbeiteten Bereiche jeweils sogar erheblich höher aus. Ein weiterer Vorteil des Projektes ist, dass insgesamt der administrative Aufwand reduziert werden konnte. So konnte beispielsweise die Handhabung für künftige Ausschreibungen erleichtert werden – bei einer höheren Transparenz der Daten.
Luftfracht: 41,7 Prozent Kosteneinsparungen
Im Rahmen des Projektes mit den Kloepfel-Beratern kann der Maschinenbauer nun im Vergleich zu vorher 41,7 Prozent Kosteneinsparungen pro Jahr verbuchen.
Das Unternehmen arbeitet jetzt durchgehend mit drei Logistikdienstleistern zusammen. Dazu kommt ein Pool an Dienstleistern, auf den für Ad-Hoc-Ausschreibungen zurückgegriffen wird.
Seefracht: 32,8 Prozent Kosteneinsparungen
Auch für die Seefracht konnten überdurchschnittliche Einsparungen erzielt werden. Hier liegen die jährlichen Kosteneinsparungen bei 32,8 Prozent.
Kurier-Express-Paketdienste (KEP): 47,2 Prozent Kosteneinsparungen
47,2 Prozent Kosteneinsparungen konnten für die KEP-Dienstleistungen erreicht werden. Für den KEP-Bereich arbeitet der Maschinenbauer jetzt mit einem Re-Seller zusammen. In dessen Auftrag erfolgt die operative Abwicklung durch führende KEP-Dienstleister wie etwa DHL Express und UPS.
Ebenfalls konnte die Transparenz im KEP-Bereich deutlich erhöht werden. Dies geschah durch die Umstellung auf die 1-Supplier Solution, also eine Lösung mit nur einem Anbieter für bestimmte Leistungen, mit einem IT-Portal für Tracking und Tracing sowie nur einer Rechnung und einem Reporting.
Fazit
Wie oben aufgezeigt wurde, konnte das Maschinenbauunternehmen durch das Projekt zur Frachtkostenoptimierung mit Hilfe von Kloepfel Consulting sehr hohe Kosteneinsparungen erzielen. Davon profitiert das Unternehmen auch noch nach Beendigung des Projektes.
Mit ihrer Erfahrung und gut strukturierten Vorgehensweise konnten die Berater von Kloepfel Consulting das Tendermanagement, also die Bearbeitung von Ausschreibungen, bei dem Maschinenbauer deutlich verbessern. Kloepfel-Berater, gekommen als Kollegen auf Zeit, halfen dabei, die Transparenz zu erhöhen und die Komplexität der Abläufe zu senken. So konnten die Logistikprozesse erheblich verbessert und Kosten reduziert werden.
Sie möchten auch ihre Frachtkosten optimieren? Dann rufen sie an und steigern die Effizienz ihrer Logistik zusammen mit Kloepfel Consulting.
Kontakt:
Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com