Einblick in die Ziele, Herausforderungen und Erfolge eines umfassenden Projekts zur Reduktion der Verpackungskosten
Welche Verpackungsthemen wurden verarbeitet?
Im Projekt wurden sämtliche relevanten Verpackungsarten eines Marken-Lebensmittelherstellers betrachtet. Im Fokus standen zunächst die Primärverpackungen, also Verpackungen, die direkt mit dem Produkt in Kontakt kommen – insbesondere Folien und Beutel, wie sie bei Trockenfrüchten, Zucker oder Kaffee eingesetzt werden. Teilweise enthalten diese Verpackungen Zipper oder Druckventile, die das Produkt wiederverschließbar oder atmungsaktiv machen.
Ergänzt wurde die Analyse durch die Sekundärverpackungen, vor allem Versandkartons für den Transport sowie Regalkartons, die im Handel verwendet werden. Diese verfügen oft über Aufreißlaschen für den Einsatz von Warenvorschubsystemen, welche die Produkte im Regal automatisch nach vorne bewegen.
Ein weiterer Bestandteil des Projekts war die Verpackungslizenzierung, also die gesetzlich vorgeschriebene Beteiligung an Rücknahme- und Recyclingsystemen wie dem Grünen Punkt. Tertiäre Verpackungen, etwa Stretchfolien oder Umreifungsbänder, wurden im Projekt nicht vertieft behandelt. Der Fokus lag klar auf den Verpackungslösungen, die Produkt, Handel und Logistik direkt betreffen.
Wurde eine Potenzialanalyse durchgeführt, und wenn ja, welche Erkenntnisse haben Sie daraus gewonnen?
Etwa zwei Monate vor dem eigentlichen Projektstart wurde eine umfassende Potenzialanalyse durchgeführt. Ziel war es, sämtliche relevanten Verpackungsebenen des Marken-Lebensmittelherstellers zu untersuchen.
Die Analyse deckte auf, dass die Lieferantenstruktur, vor allem im Bereich der Primärverpackungen, stark eingeschränkt war. Zwar gab es mehrere Lieferanten, doch jeder war nur für bestimmte Produkttypen qualifiziert. Die fehlende Austauschbarkeit der Lieferanten führte dazu, dass kein Wettbewerb zwischen den Lieferanten bestand und das Unternehmen in eine starke Abhängigkeit geriet. Ein Lieferantenausfall hätte gravierende Folgen gehabt – von Produktionsausfällen bis hin zu Lieferverzögerungen. Zusätzlich zeigte sich eine geringe Preistransparenz. Preisvereinbarungen wurden meist nur für sechs bis zwölf Monate geschlossen, ohne automatische Anpassung an sich ändernde Rohstoffpreise. Jedes Angebot musste individuell eingeholt und verhandelt werden, was zeitaufwendig und ineffizient war.
Besonders problematisch war die starke Bindung an Lieferanten von PCR-Folien (recyceltem Kunststoff), deren Material über lange Zeiträume im Voraus reserviert werden musste und nur begrenzt verfügbar war. Dadurch verschärfte sich die Abhängigkeit zusätzlich. Gleichzeitig konnten im Rahmen der Analyse potenzielle alternative Beschaffungsmärkte identifiziert werden – insbesondere in Süd- und Osteuropa. Diese boten attraktive Konditionen, mussten jedoch im Rahmen des anschließenden Projektes erst aufwendig qualifiziert werden, unter anderem durch Maschinentests und Haltbarkeitsprüfungen.
Bei der Analyse stellte die Datenlage eine Herausforderung dar. Viele Informationen lagen nur in schwer verarbeitbaren Formaten wie PDFs vor und mussten manuell aufbereitet werden, um eine auswertbare und ausschreibungsfähige Grundlage zu schaffen. Insgesamt lieferte die Potenzialanalyse wertvolle Erkenntnisse über strukturelle Schwächen, Preisrisiken und neue Möglichkeiten, die im weiteren Projektverlauf systematisch genutzt werden konnten.
Welche Ziele wolltet Ihr mit der Optimierung der Verpackungskosten erreichen?
Das zentrale Ziel war es, die hohe Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten zu reduzieren und die Versorgungssicherheit zu verbessern. Es sollte ein funktionierendes Backup-System geschaffen werden, das es ermöglicht, bei einem Ausfall schnell und flexibel reagieren zu können. Darüber hinaus war es ein Anliegen, durch die Erweiterung des Lieferantenpools Wettbewerb zu schaffen und so die eigene Verhandlungsposition zu stärken.
Ein weiteres Ziel war die Senkung der Verpackungskosten sowie die Umstellung auf nachhaltigere Verpackungslösungen. Die ursprünglich geplante Projektlaufzeit betrug acht Monate. Diese verlängerte sich jedoch, da die Datenbeschaffung und -aufbereitung sehr aufwendig war. Hinzu kamen laufende Änderungen an den Verpackungsspezifikationen, um die Rezyklierfähigkeit (Wiederverwertbarkeit) zu erhöhen.
Welche Herausforderungen gab es bei der Umsetzung?
Eine wesentliche Herausforderung war die Änderung der Verpackungsspezifikationen während des laufenden Projekts. Um die Rezyklierfähigkeit zu verbessern, sollten künftig Folien aus Monomaterialien eingesetzt werden, was jedoch neue Anforderungen an Material, Maschinenlauf und Abstimmung zwischen den Abteilungen mit sich brachte. Neben dem Einkauf waren auch Marketing und Produktion intensiv involviert.
Der anstehende Design-Relaunch erschwerte zusätzlich die Umsetzung, da dieser mit individuellen Druckzylindern je Produkt verbunden war. Diese mussten für jeden Artikel neu erstellt werden, was zeit- und kostenintensiv ist. Bei den Sekundärverpackungen zeigte sich, dass viele Kartonagen überspezifiziert waren – häufig kamen doppelwellige Qualitäten zum Einsatz. Der Kunde hatte parallel zum Projekt begonnen, diese Konstruktionen zu überarbeiten.
Welche konkreten Einsparungen und Verbesserungen konnten erzielt werden?
Im Rahmen des Projekts konnten allein im Bereich Verpackungen Einsparungen in Höhe von rund 1,4 bis 1,5 Millionen Euro realisiert werden. Etwa 700.000 Euro davon entfielen auf Verhandlungen mit bestehenden Lieferanten im Bereich der Primärverpackungen. Darüber hinaus wurde ein weiteres Potenzial von über einer Millionen Euro identifiziert, das jedoch erst nach erfolgreicher Qualifikation neuer Lieferanten gehoben werden kann. Daneben wurde ein neuer Lieferant aus dem regionalen Umfeld aufgrund seiner wettbewerbsfähigen Preise aufgenommen.
Neben den finanziellen Einsparungen wurden auch qualitative Verbesserungen erzielt. So konnten durch die Analyse überdimensionierte Verpackungslösungen identifiziert und reduziert werden. Zudem wurden neue, potenziell leistungsfähige Lieferanten aus anderen Regionen Europas gefunden, die langfristig für mehr Flexibilität und Versorgungssicherheit sorgen können. Bei den Displays konnte durch geschickte Verhandlungen mit dem bisherigen Lieferanten eine deutliche Preisreduktion erzielt werden.
Welche Learnings oder Best Practices kann aus diesem Projekt weitergegeben werden?
Ein zentrales Learning des Projekts war die Erkenntnis, dass professionell durchgeführte Ausschreibungen ein enormes Einsparpotenzial bergen – auch in einem Unternehmen mit gewachsenen Lieferantenstrukturen. Der Kunde hatte bis dahin selten strukturiert ausgeschrieben, sich stattdessen auf langjährige Partnerschaften verlassen. Durch die Ausschreibung wurde deutlich, dass es Alternativen gibt, die sowohl wirtschaftlich als auch qualitativ konkurrenzfähig sind.
Zudem wurde klar, dass die anfänglichen Vorbehalte gegenüber Lieferanten aus weiter entfernten Regionen – etwa in Südosteuropa – größtenteils unbegründet waren. Sprachliche oder logistische Herausforderungen lassen sich durch vorausschauende Planung und die Nutzung regionaler Lagerstrukturen gut bewältigen. Auch wenn es im Projektverlauf keine grundlegenden Prozessveränderungen innerhalb der Abteilungen gab, wurde das Bewusstsein für die Wichtigkeit eines breit aufgestellten und flexiblen Lieferantennetzwerks deutlich gestärkt.
Das Projekt hat damit nicht nur kurzfristig zu erheblichen Einsparungen geführt, sondern auch die Grundlage für eine nachhaltigere, zukunftssichere Beschaffungsstrategie gelegt.
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com