Einsparungen bis zu 7% möglich – Supplier Convention als Renditemotor

Einsparungen bis zu 7% möglich – Supplier Convention als Renditemotor

Julius Kley, Lead Consultant für Supplier Conventions, im Interview

„Im Einkauf liegt der Gewinn“: Dass die meisten Unternehmen enorme Einsparpotenziale im Einkauf haben, ist mittlerweile bekannt. Trotzdem bleiben diese Potenziale oft weitestgehend ungenutzt, da Einkäufern schlicht die Zeit für strategische Aufgaben fehlt. Hier kommt das Rendite-Tool Supplier Convention zum Einsatz – hierbei sind Einsparungen von bis zu sieben Prozent möglich. Es soll eine Vertrauensbasis zu den Lieferanten aufgebaut und gleichzeitig neue Konditionen verhandelt werden. Im Interview berichtet Julius Kley, Lead Consultant für Supplier Conventions bei Kloepfel Consulting, von seinen Erfahrungen mit der Methode. Finden Sie heraus, wie auch Sie durch Supplier Conventions profitieren können, um Ihre Potenziale im Einkauf zu heben.

Worum handelt es sich bei einer Supplier Convention?

Die Supplier Convention gehört zu unseren typischen Hebeln für die Zielerreichung im Einkauf. Dabei werden geeignete Lieferanten und deren Entscheider zu einer ein- bis dreitätigen Veranstaltung im Hause des Kunden eingeladen. Im Zuge individueller Gespräche und Verhandlungen sollen neben direkten Preisreduzierungen auch Ideen zur gemeinsamen Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung entwickelt werden.

Wie ist das Prinzip der Supplier Conventions entstanden?

Ein Kunde kam mit folgendem Problem zu uns: Als der Jahresabschluss 2018 bevorstand, stellte er fest, dass die Zahlen im Geschäftsergebnis nicht zufriedenstellend sein würden. Um die ursprünglichen Ziele noch zu erreichen, hätte er in einem kurzen Zeitraum von sechs bis acht Wochen enorme Einsparungen im Einkauf realisieren müssen. Und so entwickelten wir das Prinzip der Supplier Convention: Möglichst hohe Einsparungen in möglichst kurzer Zeit.

Wie hoch ist der Aufwand für den Kunden?

Der Kunde selbst hat einen sehr geringen Aufwand. Wir führen zunächst Gespräche mit den Einkäufern des Kunden. Im Zuge dessen erstellen wir individuelle Booklets mit Rahmeninformationen und Anforderungen, welche die Lieferanten vorab erhalten. So werden die Lieferanten an die Storyline der Supplier Convention herangeführt und können sich einen Überblick verschaffen. Dabei soll der Aufwand für den Kunden so gering wie möglich gehalten werden. Lediglich bei der Umsetzung der Veranstaltung bei dem Kunden vor Ort sind wir auf seine Unterstützung hinsichtlich organisatorischer Themen wie Catering oder Parkmöglichkeiten angewiesen. Dafür haben wir eine ausführliche Checkliste, welche den reibungslosen Ablauf der Supplier Convention gewährleistet. Die Vorbereitung auf das Event, inklusive der Erstellung einer Managementpräsentation sowie der Lieferanteneinladung, übernehmen wir weitestgehend. So wird der Kunde entlastet und kann sich weiter auf sein Tagesgeschäft fokussieren.

Welche weiteren Vorteile können Unternehmen durch eine Supplier Convention erzielen?

Zum einen stärkt eine Supplier Convention die Beziehung zu den Lieferanten. Durch die individuellen Einzelgespräche zwischen den Lieferanten und den Einkäufern, ist ein intensiver Austausch gegeben. So werden in den Gesprächen nicht nur Forderungen gestellt, sondern auch bereits gut funktionierende Prozesse werden besprochen und weiter gefördert. Auf Basis eines bereits abgegebenen Angebots seitens des Lieferanten, ist eine Diskussionsgrundlage gegeben. Anhand dessen wird während der Supplier Convention verhandelt, wie die Kosteneinsparungen durchgeführt werden können. Schließlich kennt der Lieferant seine eigenen Produkte und Prozesse am besten und weiß um die verbundenen Potenziale.

Darüber hinaus ist die Supplier Convention ein wichtiges Tool für die interne Einkaufsoptimierung. Der Einkauf innerhalb der Organisation wird gestärkt. Weiterhin fördert die Arbeit in cross-funktionalen Teams die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern. Zudem wird der Einkauf gestärkt, da das Ansehen innerhalb der Organisation steigt.

Was zeichnet die Supplier Conventions von Kloepfel Consulting aus?

Besonders die Spannbreite unserer Erfahrung steht dabei im Mittelpunkt. Wir haben bereits mehrere Conventions in Europa für den Mittelstand bis hin zu Konzernen, durchgeführt. Dadurch konnten wir bereits eine gute Struktur für die Vorbereitung etablieren. Beispielsweise proben wir durch ein Rollenspiel mit den Einkäufern des Kunden den Ablauf der Verhandlungen. Wir simulieren die möglichen Argumente beider Seiten und bereiten die Einkäufer auf jede Situation vor. Im Vordergrund steht natürlich auch das Teambuilding. Denn nur im Team führt eine Supplier Convention zum garantierten Erfolg.

Welche Erkenntnisse konnten aus vergangenen Supplier Conventions gewonnen werden?

Nach den vergangenen Supplier Conventions war eine bessere Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant deutlich spürbar. Dies ist wiederum auf das hohe Maß an Wertschätzung zurückzuführen, welches die Lieferanten während der Veranstaltung erhalten.

Wie haben Kunde und Lieferant die Supplier Convention empfunden?

Bisher war das Feedback stets positiv. Die Gesamtorganisation empfand der Kunde zu jeder Zeit als professionell. Genauso wurde uns von einem großen Lerneffekt berichtet, der ebenfalls den Einkauf gestärkt hat. Seitens des Lieferanten wurde vor allem der offene Austausch geschätzt, da Verbesserungsvorschläge genannt werden konnten, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Diese wurden seitens des Kunden gerne entgegengenommen. Zudem konnten Lieferanten Einblicke in die langfristige Planung des Kunden gewinnen, wodurch sie auch die eigene Planung nachhaltig aufstellen können.

Was war die größte Herausforderung und wie wurde diese gelöst?

Die größte Herausforderung war zu Anfang, eine Vielzahl an Lieferanten in kürzester Zeit zu versammeln und hierfür genügend Ressourcen bereit zu stellen. So hatten wir beispielsweise bei einem Kunden das Problem, dass zu wenig Meetingräume für Verhandlungen zur Verfügung standen. Daraufhin mussten wir dann auf ein Hotel ausweichen, um genügend Platz für die Verhandlungen bieten zu können. Diese und viele weitere Learnings nehmen wir aus jeder Supplier Convention mit, um die Abläufe immer weiter zu optimieren.

Vielen Dank für das Interview!

 

Interviewpartner
Julius Kley
Lead Consultant für Supplier Conventions
Fokusbranchen: Maschinen-/ Anlagenbau, Automotive

Kontakt
Kloepfel Group
Christopher Willson
rendite@kloepfel-consulting.com
Phone: +4921187545323

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