Verhandlungs-Countdown 2019: Finden Sie die Million mit Kloepfel

Verhandlungs-Countdown 2019: Finden Sie die Million mit Kloepfel

Verbuchen Sie mit uns noch schnell und unkompliziert starke Effekte für 2019 und starten Sie gleichzeitig mit sehr hohen Einsparungen ins neue Jahr.

Nutzen Sie die Gunst der Stunde: Dank sinkender Nachfragen und Rohstoffpreisen als auch auslaufender Verträge können Sie Preise jetzt neu verhandeln. Lesen Sie, wie unsere stärksten Instrumente Sie dabei unterstützen: Supplier Conventions, Direktverhandlungen und Lieferanten Sourcing.

Supplier Conventions: 1 Million € in 1 Tag

Die Supplier Convention ist eines der stärksten Kloepfel Instrumente, um binnen acht bis zehn Wochen erhebliche rückwirkende als auch sofort wirksame Einsparungen im sechs- bis siebenstelligen Bereich umzusetzen. Und wie es für Kloepfel Consulting typisch ist, werden wir auch im Rahmen dieses neuen Verhandlungs-Formates zu 100 Prozent nach Erfolg bezahlt.

Im Gegensatz zu einem Lieferantentag, erzielt Kloepfel Consulting noch am gleichen Tag der Convention warengruppenübergreifend sofortige Einsparungen. Beispielsweise in Form von Rückvergütungen, Gutschriften auf offene Bestellvolumen, sofortigen Treueboni sowie sofortwirksamen Preissenkungen und Konditionsoptimierungen.

Die auf die Zukunft ausgerichteten Preisoptimierungs-Instrumente wie Design to Cost Maßnahmen o. ä. spielen bei unseren Conventions eine untergeordnete Rolle. Letztere Optionen sind zwar wichtig, werden aber nur mittel- bis langfristig betrachtet.

Vorbereitung ist das A und O

Im Vorfeld werden in einer Kloepfel Potenzialanalyse die ergiebigsten Bedarfe, Hebel und Volumina ermittelt. Dabei berücksichtigen wir sämtliche Warengruppen. Der Kunde hat mit dieser Analyse kaum Aufwand und bekommt seine Potenziale sowie den entsprechenden Fahrplan glasklar und nachvollziehbar im Rahmen eines Workshops aufgezeigt.

Zur Supplier Convention werden dann die vielversprechendsten Bestands- als auch Neulieferanten sondiert, gewichtet und eingeladen. Hierbei bilden wir die Märkte der entsprechenden Warengruppen möglichst repräsentativ ab, um auch so den Druck auf die Lieferanten zu erhöhen.

Schon bei den Einladungen wird der Stresslevel für den Lieferanten möglichst hochgeschraubt. So bitten wir den Lieferanten bereits im Einladungsschreiben darum, uns im Vorfeld Angebote mit messbaren Optimierungsansätzen zu machen. Zudem wird die Teilnahme eines Entscheidungsträgers ausdrücklich gefordert. Schließlich ist es das Ziel, noch am selben Tag Ergebnisse zu beschließen.

Für dieses neuartige Verhandlungs-Format ist außerdem eine in sich schlüssige Storyline von enormer Bedeutung. Mit dieser vermitteln wir intern als auch extern wozu, wie und mit wem wir diese Conventions durchführen. Diese Story wird vor den Einzelgesprächen in Form einer Managementpräsentation auf Board-Ebene dem Plenum vorgestellt, um die Lieferanten abzuholen und einzubinden.

Um in den Gesprächen die bestmögliche Verhandlungsergebnisse zu erzielen, arbeitet Kloepfel Consulting in enger Abstimmung mit dem Kunden für jeden Lieferanten ein eigenes Booklet aus. Neben den wichtigsten Zahlen, Daten und Fakten beinhaltet dieses auch markt- und indexbezogene Korrelationen und Einflüsse. So wird die eigene Position und die des Verhandlungspartners bestmöglich verstanden, um eine geeignete Verhandlungsstrategie abzuleiten. In den Booklets werden unter anderem folgende Informationen festgehalten:

  • Eckdaten/Profil des Lieferanten
  • ABC-Analysen
  • Benchmarks
  • Verhandlungsziele
  • Verhandlungsargumente des Lieferanten und mögliche Gegenargumente
  • Warengruppenbezogene Vergabeszenarien
  • Korrelation Rohstoffindex-/Preis-/Mengenverlauf
  • u. ä.

Auf Basis dieser analytischen Grundlagen und harten Fakten können dann auch hohe Quick Wins erzielt werden. Bis heute waren wir so bei der großen Mehrheit der Lieferanten erfolgreich.

Neben den harten Fakten, spielt aber auch der Faktor Mensch eine zentrale Rolle. So treffen sich die Berater mit den Einkäufern des Kunden mehrmals vorab. Zum einen, um das Vorgehen (Rollenverteilung, etc.) zu besprechen und zum anderen, um als Team zusammenzuschmelzen. Der Lieferant hat dann ein eingeschworenes Verhandlungsteam mit einer schlüssigen Story vor sich sitzen, zwischen das kein Blatt Papier passt.

Zum Abschluss der Verhandlungen werden die vereinbarten Preise und Konditionen protokolliert und von den Lieferanten verbindlich unterschrieben.

Indirekte Kosten: Potenziale lassen staunen

Viele unserer Kunden rechnen oft nicht mit den sehr hohen Einsparungen im indirekten Bereich. Doch gerade da dieser meist stiefmütterlich behandelt wird, ergeben sich hier sehr hohe Savings. Die Einkäufer sind oft durch die zentralen Beschaffungsgüter so stark ausgelastet, dass diese Bereiche ungeprüft bleiben. In einigen Unternehmen unterliegen sie nicht einmal dem Einkauf, sondern werden durch andere Abteilungen (Marketing, IT, Assistenten etc.) betreut. Häufig kommt es deswegen zu Vertragsverlängerungen, ohne dass die Konditionen überprüft und verhandelt werden.

Zahlen sagen mehr als Worte. Dies sind die typischen Einsparungen eines Kloepfel Projektes bei den indirekten Bedarfen:

  • Arbeitnehmerüberlassung: 6% bis 18%
  • Büromaterial: 15% bis 40%
  • Energie: 2% bis 10%
  • Facility Management: 8% bis 20%
  • Fuhrpark: 5% bis 20%
  • IT / TK: 5% bis 20%
  • Logistik: 4% bis 15%
  • Marketing (inkl. Druck): 7% bis 25%
  • MRO: 9% bis 16%
  • Professional Services: 6% bis 14%
  • Verpackung: 6% bis 25%
  • Versicherungen 15% bis 30%

Direktverhandlungen

Die Auftragslage vieler Branchen verschlechtert sich und die Preise vieler Rohstoffe sinken. Für die Einkäufer wiederum drehen sich die Verkäufermärkte immer mehr zu Einkäufermärkten. In einer aktuellen Umfrage der Kloepfel Group geben 40 Prozent der mittelständischen Einkäufer daher an, dass sie sich die Verhandlungsverluste der letzten Jahre von ihren Lieferanten zurückholen wollen. Zum einen durch Verhandlungen mit Bestandslieferanten oder durch das Sourcing neuer Lieferanten, beispielsweise mittels Ausschreibungen.

Die Lieferanten werden die sinkende Nachfrage und sinkenden Rohstoffpreise in den aktuellen Jahresgesprächen kaum leugnen können. Hinzu kommt, dass viele Firmen in den letzten Jahren beispielswiese durch die Digitalisierung oder die Auslagerung von Arbeiten nach Osteuropa ihre Rentabilität steigern als auch Kosten senken konnten. Sicherlich gibt es bei einigen partielle Verteuerungen wie beispielsweise bei den Energiepreisen. Als Einkaufsberatung können wir Ihnen jedoch bestätigen, dass die Kosten der großen Mehrheit der Firmen insgesamt gesunken sind und weiter sinken werden.

Nur muss man dies in den Verhandlungen den Lieferanten gegenüber auch schwarz auf weiß belegen können und sich dementsprechend vorbereiten. Laut Kloepfel Umfrage fehlt Dreiviertel der Befragten allerdings dafür die Zeit und Manpower. Das Problem ist, dass eine Verhandlung nicht eine Stunde lang dauert, sondern eben sorgsam vor- und nachbereitet werden muss. Dies gilt genauso auch für das Sourcing neuer Lieferanten. Hier können die Verhandlungsprofis von Kloepfel Consulting Sie ideal beim Sourcing und Aufbau neuer Lieferanten unterstützen bzw. bei der Vorbereitung von Verhandlungen.

Solide Bedarfsprognose 2020

Ein großes Problem vieler Einkäufer am Ende des Jahres ist, dass diese keine solide Bedarfsprognose vom Vertrieb und der Produktion bekommen. Sie müssen sich dann Zahlen aus der Vergangenheit für die Zukunft selbst ableiten, was oftmals besser ist, als gar keine Bedarfsprognose. Hinzu kommt, dass viele Einkäufer die Verfügbarkeit wichtiger Produkte und Dienstleistungen für das nächste Jahr absichern müssen. Jedoch werden mangels Zeit und Transparenz Kontingente verhandelt, anstatt echte Bedarfe abzudecken und die Lager schlank zu halten.

Je genauer jedoch die Bedarfe der verschiedenen Fachabteilungen geplant werden können, umso gezielter kann man dann natürlich auch seine Budgets ausgeben und Preise verhandeln. Daher darf man die solide Bedarfsplanung als wertvollen Einsparhebel im endenden Geschäftsjahr nicht unterschätzen.

Rückvergütungen in Jahresgesprächen 2019

Auch das Thema Rückvergütungen im Jahresgespräch will gut vorbereitet sein. Idealerweise können Sie mit wenigen Mausklicks prüfen, welche Umsätze bei welchen Bedarfen Sie mit welchem Lieferanten gemacht haben.

Je mehr Umsätze ein Lieferant mit Ihnen erzielt, umso mehr wird er üblicherweise bereit sein, Ihnen sofortige Rückvergütungen auszuzahlen. Beispielsweise ermöglichen höhere Umsätze schließlich auch dem Einkauf des Lieferanten höhere Mengeneffekte bei der Beschaffung von Rohstoffen oder Verpackungen.

Aber auch diese Zahlen muss man erstmal sichtbar machen. Mangels Stammdatenpflege gelingt dies aber oft kaum oder gar nicht. Doch auch hier können Sie die „fleißigen Bienen“ von Kloepfel Consulting unterstützen, um Ihren Einkauf transparent zu machen.

Rahmenverträge: Mengeneffekte nutzen

Auf der einen Seite senken Sie mit Rahmenverträgen Kosten durch fest vereinbarte Abnahmemengen und sichern die Versorgung Ihres Unternehmens mit Waren. Auf der anderen Seite kann Ihr Lieferant seine Produktion besser planen und Einsparungen erzielen, die er an Sie weitergeben kann. Beispielsweise kann er Rohstoffe bei seinen Vorlieferanten deutlich vorausschauender disponieren. Zudem kann er vorproduzieren und seine Produktionskapazitäten besser planen und auslasten. Rüstzeiten und die dadurch entstehenden Kosten werden deutlich reduziert. Ihr Vorteil wiederum liegt darin, dass Ihre Wiederbeschaffungszeiten deutlich gekürzt werden. Bestandskosten und Lagerbestände sinken.

Die Kloepfel Group hat darüber hinaus in über zehn Jahren tausende Lieferanten qualifiziert und konnte so die idealsten Lieferanten zum besten Preis aufbauen. Mit diesen haben wir Rahmenverträge für verschiede indirekte Bedarfe von Voiced Data über Büromaterial und Werkzeuge bis zu Verpackungen vereinbart bzw. handeln diese regelmäßig neu aus. Unsere Kunden können sich diesen Rahmenverträgen anschließen und so unkompliziert von sehr hohen Mengen- und Bündelungseffekten profitieren.

On Top: Digitale Einkaufsgemeinschaften

Hinzu kommen die exklusiven digitalen Einkaufsplattformen der Kloepfel Group über die Sie ebenfalls aufgrund der hohen Bestellvolumina von Mengeneffekten profitieren. Auch hier können Sie sich in sehr kurzer Zeit andocken und Savings erzielen.

Zum einen bündeln wir Sortimente und Kataloge mit strategischen Lieferanten. So bekommt Ihr Einkauf Zugriff auf stabile Konditionen und eine zuverlässige Logistikinfrastruktur. Für Ihre eigenen Kataloglösungen wiederum stellen wir Ihnen Ihr individuelles und passgenaues Sortiment zur Verfügung.

Hier werden fast 99 Prozent Ihrer B und C Bedarfe direkt über unser gebündeltes Sortiment abgedeckt. Falls Sie Artikel nicht finden sollten, erfassen sie Ihre Freitext BANF und unser Sonderbeschaffungsteam von Kloepfel Services übernimmt.

Mittel- und langfristige Maßnahmen

Neben den oben aufgeführten schnell wirksamen Tools gibt es noch viele weitere mittel- bis langfristige Maßnahmen, um Ihre Einkaufskonditionen und Preise nachhaltig zu optimieren. Beispielsweise durch die Standardisierung von Produkten, die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter, die Reduktion von Produktkosten durch Produktkostenkalkulationen und Make or Buy Analysen, die Optimierung von Einkaufsprozessen und Strategien oder das Outsourcing von Einkaufstätigkeiten, um nur einige zu nennen.

Einsparpotenziale in einem Tag aufzeigen

Im Rahmen einer fundierten eintägigen Potenzialanalyse können wir Ihren indirekten und direkten Einkauf genauer unter die Lupe nehmen und ihnen konkrete Euro-Beträge nennen, die wir mit Ihnen dieses Jahr noch heben wollen. Ihr Aufwand: 1 Tag

Besuchen Sie uns auf dem BME Symposium

Sie finden uns auf dem BME Symposium am Stand B8 im Foyer Potsdam. Unter dem nachfolgenden Link können Sie bereits heute vor Ort Termine zu Ihren Wunschthemen vereinbaren.

Vereinbaren Sie Ihren persönlichen Termin

 


Autor
Thomas Wandler
Senior Partner
Kloepfel Consulting


Autor
Kadir Yildiz
Senior Consultant
Kloepfel Consulting