Die wichtigsten Fragen zu Potenzialanalysen im Einkauf

Einsparpotenziale im Einkauf ganzheitlich aufdecken

Interview mit Lana Al-Haidary, Consultant bei Kloepfel Consulting, und Lina Terhardt, Analyst bei Kloepfel Consulting.

Wann sollte man eine Potenzialanalyse zu indirekten und direkten Kosten durchführen? Und was sind dann typische Hinweise darauf, dass man dann im indirekten bzw. direkten Einkauf unnötig Geld ausgibt?

Es gibt mehrere Anzeichen dafür, dass eine Optimierung im Einkaufsbereich erforderlich ist. Die Hauptindikatoren sind die hohen Einkaufskosten im Verhältnis zum Umsatz. Wenn die Einkaufskosten einen erheblichen Anteil am Umsatz ausmachen, deutet dies darauf hin, dass Verbesserungspotenzial besteht.

Des Weiteren ist die unzureichende Leistung der Lieferanten ein Problem. Verspätete Lieferungen, Qualitätsmängel oder mangelhafte Kommunikation mit den Lieferanten können die Effizienz beeinträchtigen und eine Optimierung erfordern.

Ein weiterer Aspekt ist ein zu hoher Lagerbestand. Übermäßige Bestände im Lager können auf ineffiziente Beschaffungsprozesse, ungenaue Prognosen oder wenig effiziente Lagerhaltungsstrategien hinweisen.

Auch eine begrenzte Lieferantenbasis stellt einen Indikator dar. Eine zu geringe Anzahl von Lieferanten oder eine übermäßige Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten birgt Risiken wie Preisschwankungen, Lieferengpässe oder mangelnde Verhandlungsmacht.

Abschließend sind hohe Kosten für Beschaffungsaktivitäten ein wichtiger Faktor. Wenn die Kosten für die Abwicklung von Beschaffungsaktivitäten wie Bestellbearbeitung und Rechnungsabwicklung unverhältnismäßig hoch sind, besteht möglicherweise Optimierungsbedarf.

Wie werden Daten für die Analyse gesammelt?

Nachdem der Dienstleistungsvertrag der Potenzialanalyse (PA) und das Non-Disclosure Agreement (NDA) unterzeichnet wurden, stellen wir unseren Kunden unser Datenabfragetemplate zur Verfügung. In diesem Template fragen wir die Einkaufsdaten von unseren Kunden ab, um eine Potenzialanalyse zu initiieren. Unser Template dient lediglich als Hilfestellung; unsere Kunden haben auch die Möglichkeit, einen Datenexport aus ihrem ERP-System vorzunehmen und uns zur Verfügung zu stellen. Dieser Austausch erfolgt in der Regel per E-Mail. Alternativ steht ein Transferordner über Teams zur Verfügung, den wir für den Datenaustausch nutzen können.

Welche spezifischen Tools oder Technologien setzt Kloepfel Consulting ein, um diese Einsparpotenziale zu identifizieren?

Wir verfügen über eine Vielzahl von Tools, die im Rahmen einer Potenzialanalyse zum Einsatz kommen, um die Kundendaten zu analysieren. Wir nutzen unter anderem unsere Power BI-Lösung sowie andere Analyseinstrumente. Obgleich Excel tatsächlich zu unseren Arbeitswerkzeugen gehört, haben wir im Laufe der Zeit auch eine umfangreiche Datenbank aufgebaut, die wir im Rahmen der Potenzialanalyse heranziehen. Außerdem nutzen wir die Expertise unserer Lead Consultants auf den verschiedenen Gebieten, die uns aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung in verschiedenen Branchen und Themen wertvolle Einschätzungen liefern können.

Des Weiteren planen wir, zukünftige Prozesse durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu automatisieren, um eine effizientere Nutzung zum Wohle unserer Kunden zu ermöglichen.

Welche Daten helfen Benchmarks zu ziehen?

Diverse Daten, können dazu beitragen, die Performance des Einkaufs zu bestimmen. Diese sind z.B.:

1. Preisdaten: Informationen über die Preise für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen, sowohl intern als auch extern, können dabei helfen, die Wettbewerbsfähigkeit und die Effektivität der Beschaffung zu bewerten.
2. Lieferantenleistung: Daten zur Leistung der Lieferanten, wie z. B. Lieferzeiten, Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, sowie Lieferzuverlässigkeit, ermöglichen einen Vergleich mit den Best Practices und helfen dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
3. Kostendaten: Informationen über die Kostenstrukturen für bestimmte Beschaffungsaktivitäten, einschließlich direkter und indirekter Kosten, helfen dabei, Effizienzgewinne zu identifizieren und zu quantifizieren.
4. Volumendaten: Daten über das Beschaffungsvolumen für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen ermöglichen einen Vergleich mit anderen Unternehmen oder Branchen und helfen dabei, Skaleneffekte zu identifizieren.
5. Vertragsdaten: Informationen über Verträge mit Lieferanten, einschließlich Vertragsbedingungen, Preisen, Laufzeiten und Konditionen, können dabei unterstützen, die Verhandlungsposition eines Unternehmens zu bewerten und Vergleiche mit anderen Unternehmen anzustellen.
6. Marktdaten: Informationen über den Markt und die Wettbewerbssituation, wie z. B. Marktpreise, Trends und Entwicklungen, ermöglichen es, die eigene Position im Vergleich zum Marktumfeld zu verstehen und Strategien zur Verbesserung abzuleiten.

Wie erfolgt die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Unternehmen während der Analysephase?

Nach erfolgreicher Abstimmung des PA-Vertrags und dem NDA legt entweder der Partner oder der Projektleiter, speziell der PA-Projektleiter, einen gemeinsamen Besprechungstermin mit dem Kunden fest. Dieser wird in der Regel im Rahmen einer Videokonferenz über Teams abgehalten. Dabei besprechen wir auch die geplante Vorgehensweise und was der Kunde in nächster Zeit erwarten kann. Anschließend kommunizieren wir in der Regel per E-Mail und Telefon.

Auf welche Weise werden die Ergebnisse der Potenzialanalyse präsentiert? Und wie detailliert beziehungsweise zuverlässig sind diese?

Die Ergebnisse der Potenzialanalyse werden in einer Präsentation vorgestellt, entweder persönlich vor Ort beim Kunden oder virtuell über Teams. Unsere Analysen sind äußerst detailliert und verlässlich. In der Regel übertreffen wir in den anschließenden Projekten sogar die prognostizierten Einsparungen, da wir unsere Potenzialeinschätzungen konservativ angehen. Diese Zahlen basieren größtenteils auf bewährten Erfahrungswerten, die in anderen Projekten gesammelt wurden.

Wir verfügen über verschiedene Tools, mit denen wir beispielsweise den Wiederholungscharakter von Artikeln bestimmen können, wobei wir uns auf bearbeitbare Volumina konzentrieren. Die Einsparungen können kurzfristig aus Verhandlungen resultieren oder langfristig geschätzt werden, was mehr Zeit beansprucht, aber zu größeren Einsparungen führt. Verhandlungen und Strategie spielen dabei eine wichtige Rolle.

Was sind typische Reaktionen auf der Seite des Kunden, wenn Ihnen die Ergebnisse dann vorgestellt werden?

Unsere Kunden reagieren stets positiv und überrascht auf die Ergebnisse, die im Rahmen einer Potenzialanalyse vorgestellt werden. Einige sind erstaunt über das Ausmaß ihres Einkaufsvolumens, das oft erst klar wird, wenn wir die Daten erläutern und visualisieren. Sie sind überrascht von der Tiefe unserer Analysen und wie wir Einsparpotenziale in den verschiedenen Bereichen identifizieren. Ein Beispiel hierfür ist unser Cost Engineering, wo wir einzelne Bestandteile eines Artikels bis ins kleinste Detail auswerten und kalkulieren. Kunden sind oft darüber erstaunt, dass die Teile in einem Artikel viel weniger kosten, als sie ursprünglich angenommen hatten. Diese Erkenntnis, dass sie möglicherweise zu teuer einkaufen, führt in der Regel dazu, dass sie offen für weitere Projekte mit uns sind.

Welche Schritte empfiehlt Kloepfel Consulting Unternehmen nach der Analyse zur Implementierung der Ergebnisse?

Nach der Ergebnispräsentation schlagen wir geeignete Maßnahmen zur Optimierung der Beschaffungskosten vor. Da wir bereits umfassende Analysen durchgeführt haben, liegt eine solide Arbeitsgrundlage vor, was den Aufwand für den Kunden reduziert, weitere Daten zu beschaffen.

Letztendlich fungieren wir als temporäre Mitarbeiter für den Kunden und bieten ihm somit eine Entlastung. Unser Motto ist hierbei: Wir sind Ihre Kollegen und Coaches auf Zeit!

Wie lässt sich die Langzeitwirkung der durchgeführten Änderungen absichern?

Unser Ziel bei Projektbeginn ist nicht nur die schnelle Generierung von Einsparpotenzialen oder die kurzfristige Optimierung des Einkaufs, sondern auch die langfristige Sicherstellung dieser Erfolge. Zu diesem Zweck setzen wir verschiedene Maßnahmen ein, wie beispielsweise die Einführung von Rahmenverträgen, um langfristige Einsparungen zu gewährleisten. Wenn der Kunde viele C-Lieferanten hat oder die Anzahl der Lieferanten insgesamt hoch ist, empfehlen wir beispielsweise die Bündelung von Lieferanten, um die Komplexität und den Aufwand der Lieferantenkoordination zu reduzieren.

Außerdem bieten wir verschiedene Lösungen an, wie Kanban oder die Einführung eines E-Procurement-Systems, um bspw. die Beschaffung von C-Teilen zu automatisieren, da dies nur wenig Einfluss auf die Wertschöpfungskette des Kunden hat. Durch die Reduzierung der Anzahl der Lieferanten und die Einführung eines E-Procurement-Systems können Einkäufer Zeit sparen und sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren.

Es kommt vor, dass Kunden Interesse an unseren Tools zeigen und fragen, ob sie diese übernehmen können. Ein konkretes Beispiel dafür ist ein ABC-Analyse-Tool, das einem Kunden besonders gefallen hat. Sie haben darum gebeten, es in ihr Unternehmen zu integrieren, da es ihren Anforderungen entsprach. Das Team hat das Tool dem Kunden selbstverständlich gerne zur Verfügung gestellt.

Potenzialanalysen helfen den Kunden auch, uns und unsere Arbeit besser kennenzulernen. Welche harten und weichen Skills sind den Kunden bei der Auswahl von Einkaufsberatern wichtig?

Das entscheidende Kriterium ist, dass sich der Einkäufer nicht nur auf theoretische Konzepte stützt. Ein Beispiel hierfür wäre jemand, der theoretische Ansätze aus Lehrbüchern präsentiert, aber bei der Umsetzung scheitert. Unsere Kompetenz liegt darin, dass unsere Berater tatsächlich aus den Branchen kommen, mit denen sie bei uns arbeiten. Unsere Kollegen kommen u.a. aus der Automobilindustrie über den Maschinenbau, dem Handel, der Pharmabranche bis hin zur Konsumgüterindustrie. Zudem verstehen wir uns nicht als externe Berater, sondern als Kollegen und Coaches auf Zeit. Dies schafft eine Vertrauensbasis und wird von unseren Kunden geschätzt.

Natürlich müssen die Zahlen stimmen. Hard Skills wie Branchenerfahrung und analytische Fähigkeiten sind wichtig, aber auch Soft Skills, wie Empathie und Pragmatismus.

Autoren:

Redaktion: Chantale Klose

Kontakt:

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