Torsten Althaus auf Zeit – effizient, partnerschaftlich und ergebnisorientiert
Warum hat sich die Siegfried AG für die Zusammenarbeit mit Kloepfel entschieden?
Die Entscheidung für die Zusammenarbeit mit Kloepfel fiel bereits vor meiner Zeit bei Siegfried, bevor ich im Februar 2022 zur Firma kam. Damals stand zur Debatte, ob das Projekt mit Kloepfel fortgeführt werden sollte. Letztlich war es meine Entscheidung, diesen Weg weiterzugehen. Kloepfel konnte in der entscheidenden Anfangsphase des Projekts eine hohe Arbeitslast abfangen, die wir mit unseren internen Ressourcen im Tagesgeschäft nur schwer hätten bewältigen können. In dieser Phase standen große Vergabeprojekte an, die in ihrer Dimension nicht alltäglich waren und Kloepfel hat hier maßgeblich dazu beigetragen, die Spitzenlast abzufangen und den Fortschritt im Projekt sicherzustellen. Darüber hinaus sollte ein erfahrener Berater für Großinvestitionen im Pharmaumfeld beauftragt werden, um damit ein „Gegengewicht“ zum Generalplaner zu haben.
Wie viele Berater von Kloepfel waren für Sie tätig?
In der Regel waren zwei Berater von Kloepfel für uns tätig – Herr Althaus und eine Kollegin. Wir hatten ein flexibles Budget in Form eines Tagessatzes vereinbart und rechneten entsprechend der geleisteten Wochen- und Tagesaktivität ab. So konnten wir stets den Überblick über das noch verfügbare Budget behalten. Die Berater waren jedoch nicht immer Vollzeit im Einsatz. Insgesamt war Kloepfel 2,5 Jahre für uns im Einsatz.
Wie sah die Zusammenarbeit mit den internen und externen Stakeholdern aus?
Die Zusammenarbeit mit Herrn Althaus und der Kollegin verlief sehr gut. Beide waren äußerst professionell und schnell darin, sich in unser Team zu integrieren und Projekte aktiv voranzutreiben. Frau Müller arbeitete sehr strukturiert und sorgte mit Projektplänen und deren Überprüfung für klare Abläufe und Orientierung. Herr Althaus brachte auf zwischenmenschlicher Ebene eine angenehme, auflockernde Atmosphäre mit, die gerade in herausfordernden Situationen – zum Beispiel bei Verhandlungen mit Lieferanten – zu einer lösungsorientierten Dynamik führte. Seine offene und zugängliche Art hat dem Projekt sehr gutgetan. Die Kommunikation mit unseren internen Stakeholdern, wie dem lokalen Einkauf in Deutschland, dem Zentraleinkauf in der Schweiz, sowie den jeweiligen technischen Verantwortlichen in den Gewerken und unserem Gesamtprojektleiter war sehr gut. Herr Althaus hat durch die detaillierten, regelmäßigen Wochenberichte alle internen Stakeholder sehr gut abgeholt. Durch seine hohe technische Kompetenz konnte auf Augenhöhe mit dem Generalplaner diskutiert werden.
Wie sah die Zusammenarbeit mit Kloepfel aus?
Wir hatten wöchentliche Jour fixe in der Procurement Community, bei denen das Kloepfel-Beraterteam stets eingebunden war. Diese regelmäßigen Abstimmungen waren von großer Bedeutung, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Zusätzlich waren die Berater von Kloepfel auch in diverse weitere Jour fixe und Meetings direkt eingebunden. Das Kloepfel-Team war nahtlos integriert. Schon nach einer kurzen Eingewöhnungsphase war kaum noch ein Unterschied zwischen externen und internen Beteiligten spürbar – die Zusammenarbeit verlief wirklich mühelos.
Was konnten die Kloepfel-Berater erreichen?
Die Einsparungen waren erwartungsgemäß. Da die Vergabeprojekte unterschiedlich waren, variierte auch das Potenzial für die Einsparungen, weshalb eine differenzierte Bewertung wichtig ist. Insgesamt erreichten die Berater eine gute Savings Performance, mit der wir zufrieden sind.
Ein zusätzlicher Vorteil war die Möglichkeit, intern durch die Zusammenarbeit mit Kloepfel dazuzulernen. Wir hatten eine Phase der Überlappung, in der neue Teammitglieder von den erfahrenen Kloepfel-Beratern lernen konnten. Dieses Know-how und die professionelle Vorgehensweise haben wir sehr geschätzt.
Gab es bestimmte Learnings für das Einkaufs-Team?
Ein wertvolles Learning für unser Team war das konsequente Dranbleiben in der Kommunikation mit den Lieferanten. Statt immer nur per E-Mail zu kommunizieren, haben die Kollegen gelernt, auch direkt auf die Lieferanten zuzugehen – mit einem klaren Ziel vor Augen und dem Bewusstsein, dass sich durch gezielte Gespräche häufig mehr erreichen lässt. Es geht darum, proaktiv anzurufen, Missverständnisse sofort aus dem Weg zu räumen und das Potenzial für Einsparungen gemeinsam mit dem Lieferanten zu erschließen.
Diese direkte, persönliche Herangehensweise hat den internen Kollegen auch mehr Sicherheit gegeben. Sie haben gesehen, dass ein freundliches, offenes Gespräch oft effektiver ist als rein schriftliche Kommunikation und dass Missverständnisse oder Verzögerungen dadurch vermieden werden. Das hat vielen den Mut gegeben, auch selbst aktiv zu werden und zu telefonieren, wenn Unklarheiten bestehen – denn am Ende profitieren beide Seiten von einem klaren und effizienten Austausch. Diese Selbstreflexion und das positive Beispiel, das Kloepfel gesetzt hat, haben uns in unserer täglichen Arbeit weitergebracht.
Wurden die Projektziele erreicht?
Ja, die Erwartungen, die wir hinsichtlich des Paybacks durch die Beratertätigkeit gesetzt hatten, wurden erfüllt. Wir haben genau das bekommen, was wir uns von der Zusammenarbeit versprochen haben.
Was waren die Vorteile für die Siegfried AG?
Das Kloepfel-Team nahm die Rolle als temporäre Kollegen und Coachs ein. Mit klaren Spielregeln und einem beidseitigen Verständnis haben wir in einer besonderen Situation zusammengearbeitet, die durch personelle Engpässe und Herausforderungen im Einkauf entstanden war. Kloepfel hat uns durch diese Phase kompetent begleitet, und für solche außergewöhnlichen Situationen würden wir sie jederzeit wieder hinzuziehen. Jetzt, da wir das Team verstärkt haben, liegt unser Fokus darauf, die Aufgaben künftig selbstständig zu bewältigen. Rückblickend und mit etwas Abstand kann ich die Zusammenarbeit mit Kloepfel absolut empfehlen.
Bild Copyright: Siegfried AG
Interviewpartner
Dr. Holger Bühler, Chief Procurement Officer Siegfried AG
Eckdaten der Siegfried AG
Die Siegfried AG arbeitet als Auftragsfertiger und -entwickler für zahlreiche namhafte Unternehmen in der pharmazeutischen Industrie.
- Umsatz: über 1,2 Milliarden CHF
- Standorte weltweit: 13
- Produktion von: Pharmazeutische Wirkstoffe und fertige Darreichungsformen
- Börsennotiert: seit 1973
- Hauptsitz: Zofingen (CH)
Hauptbild dieses Artikels: Siegfried Hauptsitz Copyright: Siegfried AG
Website: www.siegfried.ch