Wie der erfahrene Interim-Manager Torsten Althaus mit Unterstützung der Geschäftsführung ein starkes globales Team aufbaute und Prozesse optimierte, um Effizienz und Liquidität nachhaltig zu steigern.
Wie sah die Ausgangssituation aus?
H2Stamping (vormals Härter) ist ein Unternehmen für Stanz- und Kunststoffverbundtechnik. Das Unternehmen wurde im Februar 2023 von einem von Orlando (Private Equity) beratenen Fonds übernommen.
H2Stamping hatte wegen Personalfluktuation einen Engpass im Einkauf und holte mich als interimistischen Einkaufsleiter innerhalb weniger Tage an Bord und gab mir die folgenden Prioritäten: Eliminierung der Vorkassen bei Lieferanten und Optimieren der Zahlungsziele, Bestandsreduzierung, Einsparungskonzept und dessen Umsetzung, Führen und Aufbau eines professionellen internationalen Einkaufs. H2Stamping hat neben dem deutschen Stammwerk ebenfalls Werke in China, den USA und in Polen. Zudem war es meine Aufgabe, das Einkaufsteam neu aufzubauen und zu strukturieren, da es durch die Restrukturierung erhebliche personelle Veränderungen gab.
Dann mussten viele Sachthemen bearbeitet werden. So war es mein Ziel, die Bestände, insbesondere die Metallbestände, zu reduzieren, da sie viel Liquidität gebunden hatten. Auch bei der Zusammenarbeit mit den internen Stellen, wie dem Supply-Chain-Management und der Produktion, gab es Verbesserungspotenzial. Hinzu kamen viele manuelle Prozesse, die digitalisiert bzw. automatisiert werden mussten. Ein weiteres Thema war, dass viele Lieferanten mit Vorkasse abrechneten, bevor sie lieferten. Und last but not least mussten wir Geld beim direkten und indirekten Einkauf einsparen.
Was wurde bei den Lieferanten erreicht?
Zunächst konnten wir bei den meisten Lieferanten von der Vorkasse auf unsere regulären Zahlungsbedingungen umstellen. Hierzu wurden alle Lieferanten mit einem Serienbrief angeschrieben. Um die erforderlichen Kreditlimits zu bekommen, haben wir eng mit der Finanzbuchhaltung und den Lieferanten sowie deren Warenkreditversicherern zusammengearbeitet. Dann haben wir die Einkaufsbedingungen aktualisiert, wodurch wir Prozesse optimierten und unsere Rechtssicherheit verbessern konnten. Auch durch viele Gespräche und Besuche ist es uns gelungen, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten signifikant zu verbessern und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aufzubauen.
Wichtig beim Lieferantenmanagement ist die Qualitätssicherung. Hier gab es bereits einen langjährigen Mitarbeiter mit sehr guten Vorgehensweisen und Tools, der das Thema sehr gut umgesetzt hat und mit dem wir erstklassige Ergebnisse erzielen konnten, was bspw. das Thema Lieferantenreklamationen, Kundenaudits und Zertifizierungen betrifft.
Wie hast Du ein starkes internationales Einkaufsteam aufgebaut und die Zusammenarbeit mit den Standorten und internen Abteilungen verbessert?
Um das hochmotivierte Einkaufsteam international zu stärken, habe ich gerade die jungen Mitarbeiter und unsere Werke in Polen und den USA sehr eng betreut. Das war die Voraussetzung für die Stärkung der internationalen Zusammenarbeit, um damit auch Synergien in der Gruppe ausschöpfen zu können.
Zudem haben wir durch Regelkommunikation den Einkauf besser mit den internen Stellen, wie dem Supply-Chain-Management und der Produktion, verzahnt.
Inwiefern hast Du Arbeitsweisen im Einkauf optimiert?
Wir haben manuelle Prozesse und Genehmigungsverfahren über die IT-Systeme automatisiert. Natürlich wurden den Mitarbeitern durch das Projekt viel Wissen und die Anwendung neuer Tools vermittelt, bspw. ein effektives Lieferantenmanagement oder die professionelle Auswertung von Angeboten. So konnten wir vieles standardisieren und vereinfachen. Beispielsweise gab es Lieferantenlisten mit bevorzugten Lieferanten für bestimmte Warengruppen, die immer wieder angefragt werden, wenn wir neue Anfragen bekommen.
Wie habt Ihr Liquidität freigesetzt?
Durch die drastische Reduzierung der Metallbestände sowie dem Einführen von Konsignationslägern konnten wir eine hohe Summe an Liquidität freisetzen. Gerade in Bereichen wie Stahl, Aluminium und Kupfer kannte ich viele Lieferanten, was H2Stamping sehr zugutegekommen ist. Außerdem habe ich ein professionelles Metallabsicherungssystem für börsennotierte Metalle inkl. Reporting installiert. Die Reports zu den Beständen erfolgten monatlich gegenüber den betroffenen Schnittstellen und dem CFO.
Darüber hinaus haben wir mit einem federführenden Liquiditätsplaner eine Liquiditätsplanung mit sämtlichen Zahlungseingängen und -ausgängen erstellt und dabei geprüft, was wir wann wirklich brauchen. Wir haben also laufend untersucht, an welchen Stellen man Ausgaben reduzieren kann. Dabei haben wir uns eng mit der Produktion und dem Supply-Chain-Management abgestimmt und die Planung einmal pro Woche unserem CFO vorgestellt.
Hinzu kamen die Einsparungen.
Das ist im Bereich Automotive nicht ganz einfach, da viele Lieferanten bereits verhandelt und von den Kunden freigegeben bzw. gesetzt wurden. Ich habe eine datenbasierte Aufstellung mit den Einsparpotenzialen erstellt und diese intern mit dem C-Level abgestimmt. Einen besonderen hohen Effekt hatten wir bei einem „Monopol“-Lieferanten für ein wirklich hochwertiges Teil, bei dem wir nach vielen Abstimmungen mit den Kunden einen Alternativlieferanten finden konnten.
Welche Rolle spielte die Optimierung der Datenlage?
Die Datenlage ist in vielen Unternehmen ein Thema und es lohnt sich, diese mit Fleiß in Ordnung zu bringen, um den Einkauf langfristig transparenter und effizienter zu machen. Beispielsweise haben wir aktuelle Informationen zu Lieferzeiten, Wiederbeschaffungszeiten, Zahlungsbedingungen, Staffelpreisen und die Stammdaten der Lieferanten zusammengetragen und aktualisiert.
Übersicht der Erfolge:
1) Ausbau und Professionalisieren des weltweiten Einkaufsteams, Nutzen von Kloepfel Tools und Methoden
2) Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den internen Nahtstellen (Produktion, Supply-Chain-Management, Qualität, etc.) sowie mit den Lieferanten
3) Schnelle Übernahme der Verantwortung für den Einkauf der zugekauften Firma Hoffmann (Jahresumsatz beim Zukauf 60 Mio. Euro).
4) Umsetzen von erheblichen Savings für H2Stamping und Hoffmann
5) Drastische Reduzierung der Metallbestände
6) Professionelle Absicherungsstrategie für börsennotierte Metalle
7) Minimierung der Vorkassenlieferanten
8) Optimierung der Entsorgung bei H2Stamping und Hoffmann
H2Stamping
– Spezialist für Stanz- und Kunststoffverbundtechnik
– Weltweiter Umsatz ca. 200 Mio. Euro
– Mitarbeiter ca. 1.300
– Werke in Deutschland, Polen, China, USA
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com