Kunden-Interview: Einkaufsoptimierung bei der KOLIBRI GmbH

Kunden-Interview: Einkaufsoptimierung bei der KOLIBRI GmbH

Im Interview berichten Heiko Ziegler, Geschäftsführer und Eigentümer der KOLIBRI GmbH und Karin Jagersberger, Geschäftsführerin der KOLIBRI GmbH, von dem gemeinsamen Einkaufsoptimierungsprojekt mit Kloepfel Consulting. Außerdem geben sie Einblicke in die besondere, nachhaltige Unternehmensführung der KOLIBRI GmbH.

Was sind die größten Herausforderungen für Ihren Einkauf?

Unsere größte Herausforderung ist die Vielzahl an Lieferanten in unserem Portfolio, um möglichst alle Bedürfnisse unserer Kunden abdecken zu können. Das reicht von 30 Kugelschreiber-Herstellern bis zu 10 Tassen-Herstellern, die alle wiederum unterschiedliche Artikelmodelle anbieten.

Dabei gilt es schnell den richtigen Lieferanten für unsere Kunden zu finden. Hier müssen wir jeden Kundenauftrag individuell betrachten, es gibt keine Lösungen „von der Stange“. Eine starke Reduktion der Lieferantenzahl würde also auch zu einer Beschränkung unserer Kreativität führen und damit letztendlich für Einbußen in der Qualität unserer Dienstleistung sorgen. Da wir in einer kreativen Branche arbeiten und quasi permanent auf der Suche nach aktuellen Trendartikeln und Neuheiten sind, ist die Zahl unserer Lieferanten also schwer einzugrenzen. Das Verhandeln der Kopfkonditionen bleibt dabei leider oft auf der Strecke.

Im indirekten Einkauf sind wir wie viele andere Mittelständler traditionell nicht optimal aufgestellt. Insbesondere in den Bereichen Versicherungen, Fuhrpark oder IT haben wir ein enormes Potenzial. Das liegt primär an mangelnden Zeit- und Personalressourcen.

Außerdem hatten wir im Bereich Logistik/Fullfillment mit einer massiven Preiserhöhung unseres bisherigen Partners zu kämpfen und taten uns schwer, eine bessere Alternative mit demselben Leistungsportfolio zu finden. Dies hat unser Wachstum stark gehemmt, weshalb es für uns unverzichtbar war, eine entsprechende Lösung zu finden.

Worauf fokussiert sich das gemeinsame Projekt mit Kloepfel Consulting?

Im ersten Schritt hat sich Kloepfel darauf konzentriert, die Schlüssellieferanten zu identifizieren, mit diesen bessere Kopfkonditionen zu verhandeln und sich gemeinsam mit uns intensive Gedanken zum Thema Werbekostenzuschuss zu machen. So konnten bereits erste große Einsparungen erzielt werden und es ließen sich zusätzliche Potenziale aufzeigen.

Im Bereich indirekter Einkauf konnten wir durch die Experten der Kloepfel Group deutlich bessere Konditionen bei unseren bisherigen Partnern erreichen oder haben zu anderen Partnern gewechselt. Hier haben wir mit den Spezialisten von Kloepfel, unter anderem in den Bereichen IT oder Versicherungen, zusammengearbeitet, Preise verglichen und teils beeindruckend bessere Konditionen erhalten.

Parallel wurden potenzielle Logistikdienstleister recherchiert, mit welchen wir sehr große Einsparungen umsetzen konnten. Wir wussten im Voraus nicht genau, nach welchem Dienstleister wir überhaupt suchen, da ein normaler Logistiker für uns nicht das richtige gewesen wäre. Hier konnte uns die Kloepfel Group einen idealen Partner vermitteln.

Als zusätzliches Sonderprojekt hat Herr Sarikaya uns in die Türkei begleitet, um vor Ort unseren Textil-Lieferanten-Pool zu konsolidieren, neue Lieferanten kennenzulernen und unsere Konditionen zu verbessern. Für unsere chinesischen Partner wurde außerdem eine Supplier-Convention vorbereitet, die allerdings aufgrund der aktuellen Situation verschoben wurde.

Warum haben Sie sich für Kloepfel Consulting entschieden?

Uns hat der Ansatz, so fest an das eigene Können und die eigene Qualität zu glauben, dass man dafür auch bereit ist, ins Risiko zu gehen, sehr gut gefallen. Das passt hervorragend zu unserer eigenen DNA.

Gleichzeitig wurde uns bereits in den Vorgesprächen vermittelt, dass man hier nicht einen Berater bekommt, der „ohne Rücksicht auf Verluste“ arbeitet, sondern einen echten Partner, der sich an unserer Firmenkultur orientiert und trotzdem sehr konsequent und zielorientiert arbeitet.

Waren Sie zu Projektbeginn skeptisch oder eher aufgeschlossen? Und wie sieht es jetzt aus?

Ein Teil der Belegschaft war eher skeptisch, der andere Teil sehr offen gegenüber Kloepfel. Herr Sarikaya und Herr Henze haben die Mitarbeiter beim ersten Besuch sehr gut abgeholt, etwaige Ängste offen angesprochen und hervorragende Überzeugungsarbeit geleistet. Diese sehr glaubwürdige und authentische Präsentation ist bei der Belegschaft gut angekommen. Zu Projektbeginn wurde auch schnell klar, dass Kloepfel nicht um jeden Preis Einsparungen erzielen wollte, sondern auch Rücksicht auf unsere Lieferanten und unsere Arbeitsweise nimmt. Dabei hat sich das Team stark an unserer Firmenkultur orientiert.

Inzwischen sind alle restlos davon überzeugt, dass die Entscheidung für Kloepfel die richtige war. In den Köpfen hat ein Umdenken stattgefunden und die Themen Kostenbewußtsein und Verhandeln sind bei allen wieder mehr in den Fokus gerückt. Die bisherigen Einsparergebnisse sind übrigens viel besser als erwartet und jeder fragt sich inzwischen nur noch: Warum nicht schon früher?

Wie würden Sie die Arbeitsweise des Kloepfel-Teams beschreiben?

Das Kloepfel Team ist mit sehr viel Elan und hohem Engagement an die Sache rangegangen und hat sich sehr schnell in unsere firmenspezifischen Rahmenbedingungen eingearbeitet. Einsparpotenziale wurden klar erkannt, bedarfsgerecht priorisiert und parallel dazu umgehend realisiert. Das Team hat in allen Bereichen auf fachlich hohem Niveau gearbeitet. Dabei wurde immer darauf geachtet, sich mit uns abzusprechen, Grenzen gemeinsam festzulegen und gewachsene Lieferanten-Beziehungen nicht zu zerstören.

Auf Ihrer Homepage positionieren Sie sich als „Leuchtturm der Branche“. Was genau macht KOLIBRI so besonders?

KOLIBRI definiert sich in erster Linie über Profi-Qualität, sowohl in der Produktauswahl als auch in der Betreuung. Bei uns bekommen Kunden alles aus einer Hand, von Streuartikeln bis zu Sonderanfertigungen, Arbeitsbekleidung und Prämien.

Dazu kommen all unsere Dienstleistungen rund um die Werbeartikel wie Sortimentsberatung, Designerstellung, Beschaffung, Webshop-Lösungen, Trendscouting und noch weitere.

Viele Kunden entscheiden sich für den kompletten Full Service mit Lagerverwaltung, einem eigenen Webshop inklusive Budgetüberwachung und regelmäßigem Controlling und Reporting.

All das bieten wir zu attraktiven Konditionen an, weil wir Einkäufe bündeln, ein internationales Lieferantennetzwerk haben und wettbewerbsfähige Preise garantieren.

Nachhaltigkeit und soziales Engagement wird bei Kolibri großgeschrieben. Wie sind Sie in diesen Bereichen aufgestellt?

Das Thema Nachhaltigkeit beschäftigt uns bereits sehr lange, unser Herz war immer schon grün. Wir gleichen seit 2013 jährlich unseren CO² Ausstoß aus, unser Firmengebäude ist energieoptimiert, wir haben 2 Ladesäulen, 6 Elektroautos, einen eigenen Bienenstock und reduzieren aktiv Kunststoff-Verpackungen in der Lieferkette.

Viele Kunden machen das gerne mit und freuen sich sogar darüber. Oft tragen wir auch die Mehrkosten, das ist uns das Wohle der Umwelt wert. Zusätzlich motivieren wir unsere Mitarbeiter nachhaltig zu leben, was von der gesamten Belegschaft sehr gut angenommen wird. Jeder unserer Mitarbeiter erhält zum Beispiel pro gefahrenem Kilometer mit dem Fahrrad 10 Cent. Unser Leitgedanke ist dabei, dass wir lediglich Gäste auf diesem Planeten sind und gute Gäste sein wollen.

Das alles kommt uns jetzt zu Gute, weil uns inzwischen der Zeitgeist eingeholt hat. Immer mehr Kunden achten bei der Auswahl ihrer Lieferpartner und ihrer Werbeartikel verstärkt auf den ökologischen Fußabdruck. Dafür sind wir mit unserer Erfahrung natürlich bestens aufgestellt und einfach ein glaubwürdiger Partner.

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Pressekontakt
Kloepfel Consulting
André Vollstädt
Pempelforter Str. 50
40211 Düsseldorf
T: +49 211 / 882 594 17
a.vollstaedt@kloepfel-consulting.com
www.kloepfel-group.com

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