Prozessoptimierung mit IFOX Systems

Prozessoptimierung mit IFOX Systems

Lean Management System und Einkaufsberatung Hand in Hand

Stefan J. Blöchl, Head of Operations IFOX Systems

Die IFOX Systems GmbH schafft mit ihrem Datenanalyse-Tool Ressourcentransparenz: Jeder ausgegebene Euro wird in Wertschöpfung, Verschwendung oder notwendige Verschwendung eingeteilt. Das hilft auch Kloepfel Consulting bei der Einkaufsberatung: Erzielte Einsparungen und Optimierungen werden schnell veranschaulicht und verborgene Potenziale können leichter erkannt werden, um sie von Kloepfel-Experten mit bewährten Methoden heben zu lassen. Im Gespräch mit Kloepfel-Seniorpartner Alexander Hornikel erläutert Stefan J. Blöchl, Head of Operations der IFOX Systems GmbH, die Vorteile der Kooperation für den mittelständischen Einkauf.

Herr Blöchl, mit IFOX bieten Sie ein betriebliches Informationssystem für Lean Management an. Was sind die Vorteile für den deutschen Mittelstand?

Wenn wir an den klassischen deutschen Mittelständler denken, ist das Controllingsystem ein Dienstleister für das Produktionssystem. Nun bedienen sich die meisten ERP-Systeme allerdings einer klassischen Kostenrechnung, die inzwischen um die 50 Jahre alt und aus unserer Sicht überholt ist, weil die Grundgedanken dahinter nicht mehr zeitgemäß sind.

Unser Mitgründer Dr.-Ing. Mathias Michalicki hat daher in seiner Doktorarbeit in Kooperation mit der Industrie eine eigens auf Lean zugeschnittene Kostenrechnungs- und Controlling-Logik entwickelt, die IFOX als Informationssystem zugrunde liegt: Die Einteilung aller Betriebsausgaben in Wertschöpfung, Verschwendung und notwendige Verschwendung. Diese Unterteilung bietet bislang keine andere Business-Intelligence-Software. Ich vergleiche das gerne mit eine Körperfettwaage: Man weiß bereits, wie viel man wiegt – aber man weiß nicht, wie viel Gewicht Fett- und wie viel Gewicht Muskelgewebe ist. So weiß auch ein Unternehmen zum Beispiel, dass es 100 Millionen Euro Betriebsausgaben hat. Wir stellen diese 100 Millionen auf die Waage und zeigen bei jedem Euro auf: Wird er für Wertschöpfung oder Verschwendung ausgeben? Wenn man das einmal macht, sieht man sein Unternehmen in ganz neuem Licht.

Die IFOX Systems GmbH und Kloepfel Consulting bieten einander große Chancen in einer Kooperation. Welche Anknüpfungspunkte sehen Sie?

Die Kloepfel Consulting ist anerkannter Spezialist, um Potenziale operativ im Einkaufsbereich zu heben. IFOX hilft dabei, Optimierungspotenziale sauber aufzudecken, transparent und messbar zu machen. Diese werden direkt in Euros angegeben, so dass greifbar ist, wo man Potenziale heben kann.. Führt die IFOX Systems GmbH ein Lean-Projekt beim Kunden durch, kann sich schnell herausstellen, dass es im Einkauf wesentliche Potenziale zu heben gilt. Dann lassen sich Einkaufsexperten der Kloepfel Consulting hinzuziehen.

Andersherum kann ein Einkaufsprojekt der Kloepfel Consulting zeigen, dass auch eine unternehmensweite Einführung oder Optimierung des Lean Managements Sinn ergibt. IFOX eignet sich dann etwa zur Unterstützung in administrativen Bereichen, wo es schwieriger ist, Verschwendung wirklich unmittelbar in Euro zu greifen. Es gibt also hinreichend Anknüpfungspunkte und so kann man einander den Staffelstab übergeben.

Auf welchem Stand im Lean Management sind die Unternehmen in der Regel, wenn Sie IFOX einführen?

Der Lean-Reifegrad ist sehr unterschiedlich. Manche unserer Kunden beginnen mit IFOX gerade erst ihre „Lean-Reise“. Dann begleiten wir sie von Anfang an, um zu klären: Lohnt Lean sich wirklich? Wie zeigt sich das konkret in Euros? Wo schlummern die größten Potenziale? Dazu muss man wissen: Seit Lean in den letzten 20, 30 Jahren in den Westen vorgedrungen ist, haben viele große Unternehmen ihre Lean-Transformation auch wieder gestoppt. Allerdings oft, weil ihre veralteten Kostenmodelle vorgerechnet haben: Lean lohnt sich eben nicht. IFOX verwendet die gleichen Grunddaten, kommt aber zu einem anderen Ergebnis, weil es die Lean-Denkweise integriert hat.

Dann haben wir Kunden, die mitten auf der Lean-Reise sind, sie denken Lean bereits mit. Hier sind die „low hanging fruits“ oft bereits gepflückt und wir unterstützen, die versteckteren Potenziale aufzudecken. So liefern wir dann detaillierte „Munition“ für das Lean-Team und die Prozessoptimierer*innen.

Unternehmen mit hohem Lean-Reifegrad können IFOX nutzen, um ihr Lean- und Optimierungsniveau zu halten. Wenn wir beim Bild der Körperfettverteilung bleiben, sind das Unternehmen, die ohnehin bereits ihre Kalorien zählen und nun auf einen zuverlässigen Tracker setzen wollen, um auf Kurs zu bleiben. Es lässt sich also nicht pauschal sagen, wo unsere Kunden stehen, wir setzen bei unterschiedlichen Reifegraden an und unterstützen passgenau.

Unsere Erfahrung in der Einkaufsberatung zeigt: Vor Datentransparenz steht meist die Datenaufbereitung. Welcher Vorbereitungen bedarf es, damit IFOX die Daten auswerten kann?

In der heutigen Zeit werden die Datenverfügbarkeit, die Menge und die Qualität immer größer – auch der Bedarf steigt, gerade Corona hat das Bedürfnis noch stärker in den Mittelpunkt gerückt. Für IFOX bedarf es im ersten Schritt überhaupt keiner Datenaufbereitung, die Daten können ohne Weiteres eingespeist werden. Das heißt zwar auch, dass die ersten Ergebnisse dann nicht unbedingt zu 100 Prozent die Realität widerspiegeln, sondern eher zu 70 bis 80 Prozent – aber das reicht für den Anfang vollkommen, eine klare Indikation ist möglich. Außerdem merkt man an dieser Stelle auch, wo die Daten nicht gut sind, es werden also blinde Flecken der Digitalisierung aufgezeigt und man kann diese beheben. Die Datenaufbereitung und -verfügbarkeit lassen sich dann parallel zur Lean-Reise weiterentwickeln und müssen nicht von Anbeginn im Fokus stehen.

Kann konkret die Einkaufsabteilung einen Mehrwert aus der Unterstützung durch IFOX ziehen und wenn ja, welchen?

Die Einkaufsabteilung arbeitet natürlich in Prozessen. Diese können verbesserungswürdig sein, um das zu wissen, muss man allerdings zunächst betrachten, wie die Abteilung wirklich arbeitet: mit welchen Systemen, mit welchen Daten. Dann wird deutlich, wohin die Zeit fließt. Als wir etwa neulich IFOX bei einem Kunden im Einkauf eingeführt haben, ließ sich erkennen: Die Einkäufer arbeiten zu 50 Prozent ihrer Arbeitszeit ohnehin im ERP-System. Die dortigen Daten lassen bereits erste Rückschlüsse zu: Welche Bestellungen gibt es, wie arbeiten die Mitarbeiter? Die anderen 50 Prozent sitzen sie dann meist in internen Meetings – zur Abstimmung untereinander, mit der Entwicklung, mit Kunden oder zur Qualifizierung. Solche Daten werden durch IFOX zusätzlich erfasst und bereiten den Weg zur Optimierung.

Wenn dann in der Einkaufabteilung ein Bereich optimiert wird, herrscht eine ganz andere Transparenz: Soll etwa ein C-Teile-Management eingeführt werden, kann man idealerweise sehen, dass die Arbeitsbelastung im Bereich C-Teile reduziert werden kann, um sie vom operativen in den strategischen Bereich zu überführen. Das wäre auch wieder ein Fall, wo wir sagen: Hier sollte die Kloepfel Consulting mit ins Boot geholt werden.

Herr Blöchl, wir danken für das Gespräch!

Sie haben Interesse, Ihren Einkauf mit Lean Management neu aufzustellen? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf!

Kontakt:

Christopher Willson
Kloepfel Group
Tel.: 0211 875 45323
Pempelforter Str. 50
40211 Duesseldorf
Mail: rendite@kloepfel-consulting.com