Flexibel wie ein Startup – stark wie ein Konzern
Immer mehr deutschsprachige Unternehmen aller Branchen und Betriebsgrößen setzen auf Outsourcing im Einkauf – also die Auslagerung von operativen Aufgaben des Einkaufs in nahe gelegene Nachbarländer, wie die Slowakei. Erfahren Sie in diesem Interview unter anderem, wie Sie mit Nearshoring auf Abrufen wachsen, Ihre Einkäufer begeistern und ein Nearshoring-Projekt Schritt für Schritt umsetzen.
Warum sollten Mittelständler über Nearshoring im Einkauf nachdenken?
Es gibt eine ganze Reihe von Motiven, die unsere Kunden dazu bewegen, ihre operativen Einkaufstätigkeiten an unser Shared Service Center in der Slowakei auslagern. Die Hauptreiber sind branchenübergreifend der globale Wettbewerbsdruck und der Wunsch nach mehr Flexibilität.
Sinkt oder steigt beispielsweise die Auftragslage, können sich unsere Kunden mittels Nearshoring beinahe in Echtzeit an ihre neue Situation anpassen – flexibel wie ein Startup, schlagkräftig wie ein Konzern. Wir sprechen daher auch von Wachstum auf Abruf. Indem unsere Kunden operative und damit nicht wertschöpfende Einkaufstätigkeiten auslagern, verschaffen sie ihren Einkäufern neue Freiräume für wichtigere Themen, wie die digitale Transformation.
Die Personalkosten wiederum lassen sich um bis zu 50 Prozent reduzieren, ohne Leute zu entlassen, denn die freigewordenen Kapazitäten im Einkauf brauchen unsere Kunden für strategische Themen.. Letztlich wird der Einkauf im Unternehmen aufgewertet und sichtbarer.
Für wen ist das Outsourcing besonders gut geeignet?
Die Auslagerung lohnt sich grundsätzlich für jeden. Die Vorteile der Flexibilität, der Kostenreduzierung und der Effizienzsteigerung ergeben sich immer – unabhängig von der Betriebsgröße oder der Branche.
Kann man Outsourcing im Kleinen testen?
Ja. Wir haben in den letzten Jahren sehr viele Projekte erfolgreich umsetzen können und wissen ganz genau, dass so eine Testphase unabdingbar ist. Solche Projekte funktionieren nur „häppchenweise“. So lagern wir mit unseren Kunden anfänglich zunächst einfache, wiederkehrende und unkritische Tätigkeiten aus, beispielsweise die Pflege von Auftragsbestätigung. Ängste können abgebaut werden und die positiven Effekte eines solchen Projektes wecken auch die Neugier der Mitarbeiter auf mehr Outsourcing.
Wie kann ich sichergehen, dass ein solches Projekt funktioniert?
Das beginnt schon mit der Sprache. Unser slowakisches Shared Service Center kommuniziert mit den Kunden aus der DACH-Region grundsätzlich auf Deutsch. Daher haben wir uns auch bei unserer Betriebssprache auf Deutsch geeinigt. Mit den Lieferanten wiederum kommuniziert unser internationales Team in der jeweiligen Landessprache bzw. auf Englisch.
Außerdem ist es uns wichtig, dass wir vorab die Vorgehensweisen, Aufgaben, Ziele und Zuständigkeiten mit den Mitarbeitern unserer Kunden glasklar definieren.
Zusätzlich sind für den Erfolg des Projektes natürlich die Erfahrungswerte des Outsourcing-Dienstleisters ausschlaggebend. Hat er sich spezialisiert? Wie lange gibt es ihn schon am Markt? Welches sind seine Referenzen und Auszeichnungen?
So baut Kloepfel Services auf dem Erfahrungs- und Wissensschatz von Kloepfel Consulting auf. Die Einkaufsberatung hat allein in den letzten zehn Jahren 8,7 Mrd. Euro Einkaufsvolumen bearbeitet und rund 70.000 Lieferanten aus über aus über 130 Ländern auf 100%iger Erfolgsbasis qualifiziert und verhandelt.
Und nicht zuletzt funktionieren Änderungen und Wandel im Unternehmen nur dann, wenn die Mitarbeiter mitmachen. Dazu bauen wir auf Kommunikation und Transparenz, um die Menschen abzuholen, ihre persönlichen Vorteile aufzuzeigen und ihre Ängste abzubauen.
Stichwort Daten: Wie machen Unternehmen ihre Stammdaten fit?
Die Stammdaten im Mittelstand sind oftmals in keinem idealen Zustand. Wenn Unternehmen heute noch kein Outsourcing einführen möchten, können sie die Qualität und Zusammenarbeit von Kloepfel Services testen, indem sie uns damit beauftragen ihre Stammdaten aufzubereiten – vom Zusammentragen über die Strukturierung bis hin zum Einpflegen. Die Stammdaten müssen schließlich so oder so aufbereitet werden. Unabhängig davon, ob man neue digitale Tools einführt oder Prozesse auslagert.
Wie steht es um die Sicherheit der hochsensiblen Einkaufsdaten?
Durch die ausgebauten Infrastrukturen des Internets, höheren Bandbreiten und unserer modernen IT können wir uns direkt an die unterschiedlichsten ERP-Systeme unserer Kunden andocken. Die Einkäufer unserer Shared Service Centers führen alle Tätigkeiten direkt in den Systemen unserer Kunden aus. Die Daten und die Daten-Hoheit bleiben somit beim Kunden. Außerdem unterliegt die Slowakei als Mitglied der Europäischen Union der europäischen Datenschutz-Grundverordnung.
Wie passen digitale Transformation und Outsourcing zusammen?
Digitale Einkaufs- und Digitalisierungsplattformen wie proctopus und das Nearshoring ergänzen sich ideal, da die Digitalisierung den Faktor Mensch nicht vollständig ersetzen kann. So gibt es viele Tätigkeiten, die nicht digitalisiert bzw. automatisiert werden können. Beispielsweise das Thema Spot-Einkauf, also die Beschaffung selten benötigter Produkte und Dienstleistungen. Dies muss ergänzend zur Digitalisierung manuell durchgeführt werden. Auch im Mahnwesen braucht man Einkäufer, die Unterlagen und Vorgänge valideren. All diese Leistungen kann man aber auch an unser Shared Service Center auslagern. Das Besondere: Kloepfel ist der erste Spezialist, mit dem der Einkauf alles aus einer Hand bekommt. Von der Digitalisierung, über virtuelle Einkaufsverbünde und Logistikoptimierung, bis hin zum Nearshoring. Dies ist in Europa einzigartig und eine große Chance für den Mittelstand.
Welche Auswirkungen hat Outsourcing auf die Lieferanten?
Der Einkauf bekommt mehr Zeit, damit er sich besser um die wichtigsten Lieferanten kümmern kann. Ob es nun um Innovationsmanagement geht oder darum, die Strategien abzustimmen.
Kontakt
Kloepfel Group
Christopher Willson
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