Optimierung des Einkaufs von vier Geschäftsbereichen und 12 Standorten

Optimierung des Einkaufs von vier Geschäftsbereichen und 12 Standorten

Interview mit Martin Ribbeheger, Head of Corporate Purchasing THIMM Group

Das Familienunternehmen THIMM ist führender Lösungsanbieter für Verpackung und Distribution von Waren.

Haben Sie vorab mit Kloepfel eine Potenzialanalyse durchgeführt?

Wir arbeiten bereits seit 2017 mit Kloepfel Consulting zusammen. Die damalige Potenzialanalyse bildete den Startschuss für unser Projekt und ergab hohe Einsparprognosen, die uns durchaus überrascht haben. Die Potenzialabschätzung beruhte auf der Betrachtung von Einkaufsstrukturen, der Beschaffungsmärkte sowie auf Erfahrungswerten und Benchmarks. Dazu hat die Einkaufsberatung unsere Einkaufsdaten sorgfältig analysiert und beispielsweise mit marktüblichen Preisen und Kosten verglichen.

Heute zeigt sich, dass die ermittelten Ergebnisse auch erzielt und teilweise sogar übertroffen wurden. Der Erfolg war schließlich so nachhaltig, dass wir noch heute Einsparungen erzielen, die wir ohne das Projekt wohl nicht – oder mindestens nicht so schnell – gehoben hätten.

Was waren die Ziele des Projektes?

Die THIMM Group produziert und berät über ihre spezialisierten Geschäftsbereiche an 21 internationalen Standorten in fünf Ländern. Bis zum Projektbeginn hatte jeder Geschäftsbereich die benötigten Waren und Dienstleistungen weitgehend selbstständig eingekauft. Das hat über viele Jahre unsere Marktentwicklung sehr erfolgreich unterstützt, doch konnten so nicht alle Potenziale auf der Beschaffungsseite gehoben werden. Dies galt insbesondere für die Kategorien der indirekten Materialien und Services.

Ein wichtiges Ziel des Projektes war es daher, relevante Bündelungsthemen in der Gruppe zu identifizieren, um die Lieferanten aber auch Einkaufsdaten werksübergreifend zu konsolidieren. Dazu haben wir verschiedene Themen gruppenweit bearbeitet und konnten so von Volumeneffekten bei Ausschreibungen als auch Verhandlungen profitieren. Zudem haben wir die Vielzahl an Kleinstkreditoren im Laufe des Projektes verringert und konnten unseren Prozessaufwand entsprechend reduzieren. Darüber hinaus ist es uns gelungen, die Zahlungsziele unserer Lieferanten zu harmonisieren und signifikant zu optimieren.

Das Projekt gab auch den Anstoß, den Wertbeitrag eines professionellen Einkaufs neu zu formulieren, in einer Vision festzuschreiben und mit strategischen Handlungsfeldern zu untermauern. Dazu gehörte auch die Erarbeitung neuer Strukturen im Einkauf der THIMM Gruppe, die wir aktuell Schritt für Schritt umsetzen.

Wo waren die Einsparungen am größten?

Sehr hohe Savings erzielten wir beispielsweise bei Holzprodukten für unsere Industriegüterverpackungen sowie in den Bereichen Druckfarben, Zeitarbeit, Maschinen-reinigung und Büromaterial.

Was waren die größten Herausforderungen des Projektes?

Die Konsolidierung der Einkaufsdaten war sicherlich eine der größten Herausforderungen, da diese sehr fragmentiert und die Informationslage entsprechend zerklüftet war. Um dieses Thema hat sich das Kloepfel Team fast komplett gekümmert. Dazu kam die Herausforderung, alle Kolleginnen und Kollegen für dieses Projekt zu gewinnen und auf einen Nenner zu bringen.

Wie ist es gelungen, die Mitarbeiter für das Projekt abzuholen?

Wir haben die beteiligten Mitarbeiter alle an einen Tisch gebracht, um sie Schritt für Schritt abzuholen. So konnte das Einkaufsteam intern aber auch mit den verschiedenen Fachabteilungen bzw. Standorten zusammenwachsen. Dass dies erfolgreich war, zeigt sowohl der Erfolg des Projektes als auch die Akzeptanz und Unterstützung des heutigen Gruppeneinkaufs.

Zudem gibt es bei so großen Veränderungen der Einkaufsstrukturen und Prozesse sehr viel Abstimmungsbedarf und viele Fragen der Mitarbeiter. Daher haben wir mit Derk Haring, dem Projektleiter seitens Kloepfel Consulting, eine zentrale Schnittstelle zu den verschiedenen Werken und Abteilungen geschaffen, um schnell offene Fragen zu klären und die verschiedenen Prozesse – wo immer möglich – zu harmonisieren.

So sind wir über die Jahre mit dem Kloepfel Team als Kollegen und Coaches auf Zeit zusammengewachsen.

Die Lieferanten mussten sich nicht nur an neue Gesichter am Verhandlungstisch gewöhnen, sondern auch an veränderte Anforderungen. Wie waren deren Reaktionen?

Hier kann ich das Thema Holzprodukte als positives Beispiel nennen. Wir haben dazu einen Lieferantentag durchgeführt. Dieses Format kannten die Lieferanten nicht. Sie haben den Lieferantentag aber als sehr positiv empfunden, da wir ihnen mit diesem Format Aufmerksamkeit und Wertschätzung entgegengebracht haben. Man konnte sich und die Unternehmen sowie deren Kompetenzen besser kennenlernen, um zu überlegen, wie eine gemeinsame Zukunft aussehen kann. Das hat uns auch dabei geholfen, gemeinsam mit Lieferanten Innovationen beim Einkauf von Holzprodukten zu entwickeln.

Wie nutzt der Einkauf die Möglichkeiten zur Digitalisierung im Vergleich zu anderen Abteilungen oder Unternehmen?

Durch das Projekt haben wir die Qualität und Transparenz unserer Einkaufsdaten deutlich optimiert und damit eine Ausgangsbasis für den Projektstart geschaffen. Im laufenden Projekt hat uns das von Klöpfel Consulting entwickelte Realcontrolling sehr beim Monitoring der Maßnahmen und Ergebnisse unterstützt. Dies gilt es nun, auf Basis harmonisierter ERP-Landschaften in die digitale Zukunft zu überführen.

Wie sieht das Fazit des Projektes aus?

Wir sind sehr zufrieden mit dem Projekt und werden in künftigen Projekten gerne erneut mit Klöpfel Consulting arbeiten.

Pressekontakt
Kloepfel Consulting
Gerrit M. Schneider
Pempelforter Str. 50
40211 Düsseldorf
T: +49 211 / 882 594 17
gm.schneider@kloepfel-group.com
www.kloepfel-group.com