Mit Fingerspitzengefühl zum optimierten Einkauf für Medizin und Healthcare

Mit Fingerspitzengefühl zum optimierten Einkauf für Medizin und Healthcare

Interview mit Nikolas Diedrich, CFO des Dermatologikum Hamburg

Im Dermatologikum Hamburg sorgen über 40 Fachärzte dafür, dass Menschen sich wohl in ihrer Haut fühlen. Sei es durch klassische, operative und ästhetische Dermatologie, Gefäßchirurgie oder dermatologische Labordiagnostik. Gemeinsam mit den Experten von Kloepfel Consulting hat die Privatklinik jüngst ihren Einkauf optimiert. Dabei bedurfte es Fingerspitzengefühl beim Umgang mit Lieferanten und chirurgischer Präzision in der Datenanalyse, wie Nikolas Diedrich, CFO des Dermatologikums, im Interview erklärt.

Herr Diedrich, was war der Anlass den Einkauf zu optimieren? Was waren die Ziele?

Wir sind mittlerweile eine Klinik mit 200 Mitarbeitern und stellten fest, dass unsere Einkaufsabteilung noch immer wie in einem Zehn-Mann-Unternehmen aufgestellt war. Der Einkauf war nicht zentralisiert und jede Abteilung bestellte einfach, was sie brauchte. Deswegen begannen wir ein Jahr, bevor wir uns an Kloepfel wandten, den Einkauf zu zentralisieren und Daten transparent zu machen. Dabei waren wir regelrecht erschrocken über die Vielzahl von Lieferanten und wussten, dass es Optimierungsbedarf gibt – gerade in den Nachverhandlungen, um die Preise auf marktübliches Niveau zu bringen. Bei den nötigen Gesprächen mit den Lieferanten sollte Kloepfel uns ebenso helfen wie dabei, Bestellungen zu bündeln und so Beschaffungswegkosten zu reduzieren. Allein hätte unsere Einkaufsabteilung das nicht stemmen können.

Welche Themen waren in Bearbeitung? Welche Kloepfel Dienstleistungen und Tools wurden angewendet?

Von den Mieten abgesehen wurde gefühlt wirklich alles auf Optimierung geprüft – von der Tupferbestellung bis hin zur Gebäudereinigung. Wo strukturell nachverhandelt werden konnte, wurde das auch angegangen. Die Kloepfel-Methoden reichten dabei von der Direktverhandlung bis zu Ausschreibungen.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Projektergebnis?

Sehr zufrieden, das hätten wir so selbst nicht geschafft. Dabei bemessen wir den Erfolg auch nicht nur an den erzielten Ersparnissen – wir sehen auch Mehrwerte wie die zugewonnene Transparenz.

Was waren die größten Herausforderungen des Projektes?

Einige unserer Lieferantenbeziehungen waren über Jahre gewachsen, was zu besonderen Verhältnissen führt – man hat gemeinsame Geschichten. Gegenüber diesen Verhältnissen sensibel zu sein, jedem Lieferanten individuell und mit angemessener Sensibilität und Wertschätzung entgegenzutreten, ist eine besondere Kunst, die die Kloepfel-Berater verblüffend gut beherrschen. Die Lieferanten wurden dabei nicht nur nach ihren Preisen beurteilt. Qualität, Zuverlässigkeit und weitere Mehrwert spielten eine große Rolle. Eine weitere Herausforderung war sicherlich, dass bei uns viele Menschen Kontakt mit unterschiedlichen Lieferanten haben und sich so entsprechend viele Zugänge zu uns ergeben. Dennoch den Überblick und vor allem die kommunikative Hoheit zu wahren, ohne die Zügel aus der Hand zu geben, gelang Kloepfel bemerkenswert gut.

Wie nachhaltig ist der Projekterfolg? Hat sich die Stellung des Einkaufs verbessert? Sind die Einkaufsleistungen transparenter geworden?

Da das Projekt gerade erst abgeschlossen wurde, können wir zu der Nachhaltigkeit noch nicht viel sagen – doch wir sind guten Mutes, dass die Änderungen nachhaltig sind. Die zugewonnene Transparenz lässt sich jetzt bereits jetzt feststellen. Außerdem haben unsere Mitarbeiter durch Kloepfel den Einkauf anders verstehen gelernt: Er ist mehr als bloße Beschaffung und hat auch strategische Elemente.

Zu Beginn von Beratungsprojekten wird häufig eine Mehrbelastung der Organisation befürchtet. Wie war das bei diesem Projekt?

Die gab es zwar, schließlich lernten unsere Mitarbeiter dazu und manche Daten mussten erst für die Beratung aufbereitet werden. Das war aber alles händelbar und das Tagesgeschäft hat problemlos weiterfunktioniert.

Wie ist es gelungen, die Mitarbeiter für das Projekt abzuholen?

Unsere Mitarbeiter wussten bereits, dass unser Einkauf noch nicht ganz optimal war. Das Projekt zeigte ihnen nun neue Facetten des Einkaufs auf und nahm sie allein dadurch schon mit. Unsere Mitarbeiter konnten viel lernen – das war eins der wichtigsten Argumente für sie, das Projekt mitzugehen. Sie konnten ihr Handwerkszeug ausbauen und einiges von der hohen Kloepfel-Methodenkompetenz mitnehmen.

Bei Beratungsprojekten spielt neben der fachlichen die menschliche Komponente eine entscheidende Rolle. Wie lief die Zusammenarbeit mit den Beratern von Kloepfel Consulting?

Die lief tatsächlich sehr gut! Eine der Beraterinnen war fast durchgängig bei uns im Haus und hat ihre Sache exorbitant gut gemacht – besonders die Kommunikation mit den Lieferanten lief gut und sensibel.

Die Lieferanten mussten sich nicht nur an neue Gesichter am Verhandlungstisch gewöhnen, sondern auch an veränderte Anforderungen. Wie waren deren Reaktionen?

Die waren so vielfältig wie unsere Lieferanten. Manche waren begeistert von der neuen Transparenz, sahen unseren Warenkorb und konnten direkt sagen: „Schaut mal, das könnt ihr doch eigentlich auch bei uns mitbestellen!“ Sie sahen die Verhandlungen als Chance und nutzen sie entsprechend. Andere Lieferanten waren eher auszuweichend und wünschten sich Ausnahmen. Da war es die Kunst, sie trotzdem im Prozess zu halten. Im Ergebnis waren dann tatsächlich auch wenige Wechsel nötig.

Wie sieht die längerfristige Vision für den Einkauf aus? Welche Rolle spielt Digitalisierung dabei?

Wir haben mittlerweile vier Standorte und unser mittelfristiges Ziel ist es, dass diese ihre Beschaffung zentrales abwickeln. Das geht nur über eine entsprechende Softwarelösung. Wir versprechen uns auch, zukünftig den Einkauf mit dem Verbrauch zu verknüpfen, um möglichst automatisiert bedarfsgemäß und zum richtigen Zeitpunkt Bestellungen aufzugeben.

Der Projektzeitraum lag zum Teil mitten in der Coronakrise. Welche Auswirkungen hatte das auf dem Ablauf?

Für uns bedeutete das lediglich, dass teilweise aus dem Homeoffice zusammengearbeitet wurde – Kloepfel war da sehr flexibel und auch bestens drauf eingestellt. Das Projekt konnte unverzögert und uneingeschränkt fortgesetzt werden, da gab es nichts zu beanstanden.

Wie sieht das Fazit des Projektes aus?

Wir waren insgesamt sehr zufrieden, Kloepfel ist perfekt zu dem Zeitpunkt eingestiegen, als wir unsere Daten und Strukturen transparent aufbereitet hatten und hat von dort aus unsere Einkaufsoptimierung auf die Spitze getrieben. Ich denke, besser hätte das nicht laufen können und wir würden Kloepfel auch jederzeit empfehlen.

Herr Diedrich, wir bedanken uns für das Gespräch!

Interview-Partner

Kloepfel Consulting GmbH
Gerrit M. Schneider
Pressereferent
T: +49 211 / 882 594 17
Mail: gm.schneider@kloepfel-group.com