Krankenhausbetten: Einkaufsoptimierung in Corona-Zeiten

Krankenhausbetten: Einkaufsoptimierung in Corona-Zeiten

Interview mit Theo Drepper, Leitung Einkauf bei wissner-bosserhoff

Was waren die Ziele des Projektes?

Durch Covid-19 ist die Nachfrage nach Krankenhausbetten stark gestiegen. Teilweise haben wir sogar Pflegebetten für die Verwendung in Kliniken um konzipiert. Uns war schon zu Beginn der Pandemie klar, dass wir uns für einen längeren Zeitraum auf eine sehr hohe Nachfrage einstellen müssen. Daher haben wir uns mit Kloepfel Consulting die nötige Expertise und erforderlichen digitalen Tools früh ins Boot geholt.

Da auch unseren Kolleginnen und Kollegen bewusst war, dass wir auf die sprunghaft angestiegene Nachfrage schnell reagieren mussten, konnten wir alle zügig von dem Einsatz der externen Unterstützung überzeugen. Wichtig war dabei auch, dass ein Mitarbeiter von Kloepfel Consulting während des Projektes bei uns vor Ort im Beschaffungsteam eingebunden wurde. Dadurch konnten wir alle Beteiligten von den einzelnen Projektschritten überzeugen und hatten kurze Wege, um Entscheidungen zu fällen.

Welche Themen waren in Bearbeitung?

Das Thema Versorgungssicherheit stand an erster Stelle. Dazu zählte auch die Absicherung von Lieferungen aus Fernost. Beispielsweise haben wir frühzeitig erkannt, wenn es aufgrund logistischer Hürden zu Lieferverzögerungen kam. Um dies zu vermeiden, haben wir logistische Alternativen und Kapazitäten sondiert. Indem wir zum Beispiel Logistikengpässe durch Luftfrachten aufgefangen haben, konnten wir die Versorgung unseres Einkaufs absichern und somit unsere Kunden in über 100 Ländern termingerecht beliefern.

Eine weitere Maßnahme war das Sourcing in Osteuropa, um die Lieferketten kurzzuhalten. Teilweise haben wir auch unsere Läger mit dem Material unserer Vorlieferanten hochgefahren, da wir auf Nummer sicher gehen wollten.

Um mehr Kapazitäten zu gewinnen und Risiken zu reduzieren, waren die Verschlankung der Einkaufsprozesse sowie die Transparenz des Einkaufs weitere wichtige Themen. Dazu haben wir unsere Berichtstools optimiert und konnten Ausschreibungsvergabeverfahren sowohl beschleunigen, als auch sicherer machen. Das neue Reporting ist nicht nur schneller erstellt, sondern liefert uns und dem Controlling umfassendere Erkenntnisse. So haben wir heute eine Plattform respektive ein Einkaufs-Dashboard, das alle Vorgänge und Ausgaben weitgehend transparent macht. Das erspart uns und den Lieferanten viel Zeit. Kloepfel Consulting half uns dabei mit Beispielen aus anderen Projekten, die wir in unser neues Controlling-Konzept einfließen ließen.

Und auch der Logistikabteilung eröffneten die digitalen Tools neue Möglichkeiten, um unter anderem bestehende Frachtvolumina noch kundenorientierter und sicherer abzuwickeln.

Was waren die größten Herausforderungen des Projektes?

Vieles konnte nicht in persönlichen Gesprächen, sondern musste per Videochat stattfinden. Doch trotz der fehlenden persönlichen Kontakte und Lieferantenbesuche haben wir die Kontaktbeschränkungen gemeinsam gemeistert. Heute ist es völlig unkompliziert, Themen per Videochat zu besprechen.

Wie nachhaltig ist der Projekterfolg?

Unser Team konnte sehr viel mitnehmen und alte Zöpfe abschneiden. Unsere neuen Prozesse und Tools haben sich heute bei allen Mitarbeitern etabliert, da sie die Vorteile für den Einkauf und ihre Arbeit erkennen. Letztlich können wir besser performen und schneller auf Marktveränderungen reagieren, um auch weiterhin ein zuverlässiger Partner für unsere weltweiten Kunden zu sein.

Zu Beginn von Beratungsprojekten wird häufig eine Mehrbelastung der Organisation befürchtet. Wie war das bei diesem Projekt?

Das hielt sich stark in Grenzen. Ein Grund war, dass wir das Projektteam von Kloepfel von Beginn an in unsere IT eingebunden haben. So konnten sich die Kollegen und Coaches auf Zeit eigenständig mit den benötigten Datensätzen und Informationen des Einkaufs versorgen. Das vermied Reibungsverluste durch ständige Rückfragen und Unklarheiten. Zudem hatten wir immer einen festen Ansprechpartner vor Ort und jeder nächste Projektschritt wurde wöchentlich mit allen Beteiligten besprochen, um den engen Zeitplan einzuhalten.

Wie ist es gelungen, die Mitarbeiter für das Projekt abzuholen?

Unsere Mannschaft hat schnell erkannt, dass wertvolles Knowhow ins Unternehmen kam und sie mit Kloepfel Consulting ihren Horizont erweitern können. Je öfter Meetings gemeinsam stattfanden und je enger wir zusammenarbeiteten, umso mehr fand man mit den externen Beratern zusammen. Zudem fanden sich die „externen“ Einkäuferkollegen auch von sich aus schnell ins Team ein. Daher waren dann auch alle offen für das Projekt.

 

Wie sieht die längerfristige Vision für den Einkauf aus?

Der Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad des Einkaufs wird in allen Branchen stark zunehmen. Zumal sich die Vorteile digitaler Tools fürs Arbeiten im Homeoffice oder für kontaktlose Videochats während der Coronakrise etabliert haben. Dennoch halte ich den persönlichen Kontakt gerade zu den wichtigen Lieferanten, mit denen man durch dick und dünn gehen will, für unerlässlich. Diese persönlichen Partnerschaften sind das A und O eines bodenständigen Einkaufs.

Wie sieht das Fazit des Projektes aus?

Das Projekt ist zwar noch nicht ganz abgeschlossen, aber bis heute sind wir mit der Unterstützung mehr als zufrieden. Die Berater von Kloepfel Consulting haben uns den Rücken freigehalten und uns nachhaltig Zeit für die wichtigen strategischen Themen, wie die Liefersicherheit, verschafft. Und auch zwischenmenschlich hat alles sehr gut funktioniert. Von daher kann ich jedem einen Termin mit Kloepfel Consulting empfehlen.

 

Über wissner-bosserhoff

Die wissner-bosserhoff GmbH mit Sitz in Wickede (Ruhr) ist ein führender Anbieter von innovativen, qualitativ hochwertigen Betten- und Einrichtungslösungen für Krankenhäuser, Altenheime und stationäre Pflegeeinheiten. Durch eine konsequente Verbindung von Technologie- und Design-Kompetenz bei der kundenorientierten Entwicklung neuer Produkte und durch den Einsatz effizienter Produktions- und Beschaffungsprozesse wird das organische Wachstum der Gruppe gewährleistet.

Die wissner-bosserhoff GmbH gehört zur LINET Group SE, die im Geschäftsjahr 2018/2019 mit über 1.600 Mitarbeitern einen Bruttoumsatz von ca. 287 Mio. Euro erwirtschaftet sowie rund 100.000 hochwertige Pflege- und Klinikbetten produziert und weltweit in über 110 Länder vertrieben hat.

 

Kontakt:

Christopher Willson
Kloepfel Group
Tel.: 0211 875 45323
Mail: rendite@kloepfel-consulting.com