Einkaufsoptimierung trotz Corona

Einkaufsoptimierung trotz Corona

Interview mit Arnd Bläsing, Einkaufsleiter Sternenbäck

In über 170 Sternenbäckereien in 5 Bundesländern wird täglich frisch gebacken. Dort und in den 3 Backbetrieben arbeiten insgesamt über 1.400 Menschen. Arnd Bläsing ist Einkaufsleiter des Unternehmens und berichtet im Interview vom Einkaufsoptimierungsprojekt mit Kloepfel Consulting.

Was war der Anlass den Einkauf zu optimieren? Was waren die Ziele?

Die Geschäftsleitung hatte sich entschlossen, die Einkaufsabteilung und konkret mich als Einkaufsleiter zu unterstützen. Das haben wir auch sehr positiv aufgenommen, denn wir haben eine hohe Auslastung durch das operative Tagesgeschäft und knappe Ressourcen. Es fehlt uns der Spielraum, ein vergleichbares Optimierungsprojekt selbst zu planen und durchzuführen. Normale Abwicklungsaufgaben nahmen dafür zu viel Zeit ein: Rechnungs- und Preiskontrolle, Datenpflege usw.

Spannend war es auch, durch die Kloepfel-Mitarbeiter reflektiert zu bekommen, wo wir als Einkauf derzeit eigentlich im Vergleich stehen. Außerdem gab es bei Sternenbäck 2019 unter neuer Geschäftsführung das klare Ziel, die wirtschaftliche Situation weiter zu verbessern – und deswegen Einsparungen zu prüfen.

Welche Themen waren in Bearbeitung? Welche Kloepfel Dienstleistungen und Tools wurden angewendet?

Anfangs wurde wirklich alles ins Visier genommen: Bis auf wenige Ausnahmen, wie Mietverträge, durchleuchteten wir alle Einkaufsbereiche. Das ging von Büromaterial über Rohstoffe bis hin zu Energie-Einkauf. Das hat das Kloepfel-Team sehr gut aufgegriffen und dargestellt – bei den Potenzialen, die zutage kamen, haben wir dann gesagt: Dort packen wir jetzt an!

Wie zufriedenstellend ist das Projektergebnis? Wo wurde am meisten eingespart (Zeit/Geld)?

Am meisten haben wir beim Verkaufsverpackungsthema einsparen können, was ich tatsächlich auch schon vor der Unterstützung durch Kloepfel vermutete. Als sich jetzt die Gelegenheit ergab mit Kloepfel Consulting, sind wir diesen Weg gegangen – und das sehr erfolgreich.

Auch das Thema Logistik wurde durch die Kloepfel-Experten bestens aufbereitet, da bekamen wir eine exzellente Übersicht zu den Top-Anbietern. Es gab auch eine gewisse Dringlichkeit, weil unser bisheriger Spediteur insolvent gegangen war. Leider stellte sich nach der ersten Speditionswahl heraus, dass diese doch nicht hinreichend geeignet war. Durch die vorhandene Übersicht konnte ich aber blitzschnell und unabhängig reagieren und die neue Wahl ist jetzt auch goldrichtig.

Was waren die größten Herausforderungen des Projektes?

Eine Zäsur war die Coronakrise, durch teilweise unkontrollierbar steigende Preise konnten nicht alle Sparziele erreicht werden und streckenweise musste unsererseits das Projekt auch eingefroren werden. Das waren allerdings wirklich besondere Umstände, denn ab dem Zeitpunkt galt es erstmal sich um das Bewältigen der Corona-Krise zu kümmern.

Zu Beginn von Beratungsprojekten wird häufig eine Mehrbelastung der Organisation befürchtet. Wie war das bei diesem Projekt?

Ich bin seit mittlerweile ca. 22 Jahren im Unternehmen, mehr Hintergrundwissen kann deswegen kaum jemand bieten. Damit ging auch die Verantwortung einher, bestmöglich zu informieren. Da möchte ich ehrlich sein: Das war an manchen Tagen fordernd, aber für gute Ergebnisse eben auch unumgänglich. Die gibt es nur durch Zusammenarbeit und mit der war ich sehr zufrieden.

Wie ist es gelungen, die Mitarbeiter für das Projekt abzuholen?

Ich selbst war zu Beginn etwas skeptisch – nachdem wir uns aber verständigt hatten, welche Einsparungen jenseits von dem, was auf dem Zettel steht, anhand meiner Erfahrung möglich und auch tatsächlich realistisch sind, war es ein leichtes die Mitarbeiter für das Projekt zu begeistern.

Bei Beratungsprojekten spielt neben der fachlichen die menschliche Komponente eine entscheidende Rolle. Wie lief die Zusammenarbeit mit den Beratern von Kloepfel Consulting?

Ich habe mich mit dem Kloepfel-Team wirklich prächtig verstanden, es herrschte beidseitige Sympathie. Das hat zur guten Zusammenarbeit beigetragen und auch das ein oder andere Privatgespräch konnten wir führen.

Die Lieferanten mussten sich nicht nur an neue Gesichter am Verhandlungstisch gewöhnen, sondern auch an veränderte Anforderungen. Wie waren deren Reaktionen?

Die Lieferanten waren kooperationsbereit und haben ihrerseits bestmöglich dokumentiert, welche Spielräume sie sehen. Es wurde offen kommuniziert und natürlich wurden auch Grenzen ausgelotet. Vor den Kopf gestoßen fühlte sich da natürlich keiner.

Wie sieht die längerfristige Vision für den Einkauf aus?

Der Einkauf soll langfristig vergrößert werden, da gilt es auch, Nachfolgeregelungen zu finden. Wenn ich das Unternehmen irgendwann in den Ruhestand verlasse, möchte ich das mit einem guten Gewissen und bestens bestelltem Haus tun – daran arbeiten wir mit vollem Einsatz.

Wie sieht das Fazit des Projektes aus?

Es ist genau das herausgekommen, was wir uns zuvor vorgenommen haben. Vieles ist jetzt transparenter darstellbar, vor allem auch Anforderungen an Lieferanten! Außerdem freut es mich, dass ich persönlich trotz meiner Erfahrung noch viel hinzulernen konnte.

Kontakt

Kloepfel Group
Gerrit M. Schneider
Pempelforter Str. 50
40211 Düsseldorf
Tel: 0211-88259417
E-Mail: gm.schneider@kloepfel-group.com