Lieferengpässe über internationale Lieferantennetzwerke geschlossen
Gemeinsam mit Kloepfel Consulting alternative Quellen zu den Herstellern nutzen.
Autor: Shapur Kaikhosrowi, Manager
Die Pandemie stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Zu Beginn wussten viele unserer Kunden nicht, wie schwerwiegend die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die geschäftlichen Aktivitäten sein werden. Dies manifestiert sich in Materialengpässe, verursacht durch z.B. nicht mehr funktionierenden Logistikketten und einseitiger Container-Verschiffung. Im Laufe des Jahres 2020 passten sich viele Unternehmen den Rahmenbedingen an. Themen wie Versorgungssicherheit, Lieferanten- und Risikomanagement, aber auch Produktionskapazitäten standen weit oben auf der Agenda. Einige Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau konnten sogar durch die Situation profitieren, was sich durch beachtlich gefüllte Auftragsbücher äußerte. Einer unserer geschätzten Kunden konnte hieran partizipieren.
Ausgangssituation
Die Nachfrage nach Maschinen und Anlagen stieg rasant an. Demgegenüber besteht ein anhaltendes Versorgungsproblem an elektrischen Standardkomponenten von den großen Herstellern aufgrund eigener Materialengpässe. Hochwertige Anlagen im Millionen Euro Bereich konnten häufig wegen fehlender zumeist trivialer Komponenten nicht fertiggestellt werden, was einen Einbruch von Umsatz und Gewinn mit sich führte. Zudem drohen die Endkunden mit hohen Konventionalstrafen. Um ein Herunterfahren der Produktion und die damit einhergehende Kurzarbeit zu vermeiden, begann der Kunde damit, sich mit dem Thema „alternative Beschaffungswege“ bzw. „Einkauf über Händler/Broker“ zu beschäftigen. In dem Sinne wurde Kloepfel Consulting damit beauftragt, den Kunden zu unterstützen und die Engpassteileversorgung sicherzustellen.
Welche Herausforderungen entstanden und wie sie gelöst wurden
Die Lieferzeiten der Hersteller wuchsen zum großen Teil von einem Wochenturnus zu einem mehrmonatigen Turnus. Die zusätzlich gestiegene Nachfrage führte dazu, dass der Einkauf nun verstärkt in den Fokus des Unternehmens rückte. Der Einkauf und Kloepfel Consulting stimmten sich daher bezüglich der notwendigen Maßnahmen eng ab. Es kam zur folgenden Arbeitsteilung: Der Einkauf kontaktierte weiterhin die Hersteller bezüglich einer Verbesserung der aktuellen Lieferzeiten. Parallel dazu fragte Kloepfel Consulting die kritischen Standardkomponenten bei ihren internationalen Lieferantennetzwerk an. Das Ziel war es, die längere Lieferzeit mit den von dem Händlernetzwerk beschafften Teilen zu überbrücken, ohne dass es zu einem Produktionsabriss kommt.
Der Auftrag im Detail
Der konkrete Kundenauftrag war die Beschaffung elektrischer Standardkomponenten, die einer Engpasssituation unterliegen. Als Basis dienten die Kloepfel Händlerdatenbank und für diese Zwecke speziell ausgebildeten Mitarbeiter. Die Aktivitäten beinhalteten die Ausschreibung, Angebotsauswertung und Ergebnisübermittlung an den Einkauf. Dazu gehörte auch die Erstellung aller notwendigen Dokumente und die Kommunikation mit den Händlern und Brokern. Als Ergebnis erhielt der Einkauf eine Übersicht aller relevanten Angebote. So wurde der Einkauf entlastet, die Situation in der Beschaffung entspannt und das Image des Einkaufs im Unternehmen verbessert.
Die internationale Händlerdatenbank als das zentrale Medium
Nach vielen Projekten konnte Kloepfel Consulting eine Datenbank mit mehreren hundert Händlern etablieren. Diese muss regelmäßig aktualisiert und ergänzt werden, weil sie sich auf die Brand Cards (Herstellerlisten) der Händler stützt. Zudem gibt es mehrere Kategorien an Händlern in Bezug auf die Größe (Anzahl Mitarbeiter und Tochterunternehmen), die Bandbreite des Produktportfolios, das Lagerkonzept (Bedarfs- oder Bestandsorientiert), Beschaffungskonzept (über eigenes Lager oder Lieferantennetzwerk) und Internationalität. Anschließend wurde jedes Projekt ausgewertet, um die einzelnen Händler/Distributoren der jeweiligen Hersteller priorisieren zu können und damit die Effektivität der Datenbank zu steigern.
Speziell geschulte Mitarbeiter der Kloepfel Consulting
Die Bearbeitung dieses Themas benötigt Einkäufer die auf der Prozess-, Dokumentations- und Kommunikationsebene eine spezielle Schulung erhalten haben. Eine Herausforderung ist z.B. der Umgang mit einer sehr hohen Anzahl an Händlern pro Ausschreibung mit dem entsprechenden Aufwand in der Dokumentation und der Kommunikation von der Anfragephase, die Feedbackphase, die Auswertungsphase bis zur Konsolidierungsphase des Ergebnisses mit der Übergabe an den Kunden. Je nach Kundenwunsch kann die Bestellung auch heute noch von Kloepfel Consulting generiert und versendet werden.
Die Effekte eines Lieferantenmarktes
Aufgrund der weltweiten Materialverknappung erhöht der Markt die allgemeine Kostensituation. Demzufolge wird die Priorisierung der Kaufkriterien zum Teil auf den Kopf gestellt. Zumeist lassen die Händler bezüglich der Konditionen nicht mit sich reden, es heißt nur noch „take it or leave it“. Trotzdem legten wir bezüglich des Preiskriteriums nicht die Hände in den Schoß. So achteten wir darauf, durch die hohe Anzahl an angefragten Lieferanten eine Wettbewerbssituation herzustellen, um die Preise nicht ins Uferlose steigen zu lassen. Das oberste Ziel war es, Produktionsausfälle zu vermeiden. Mit Blick auf die Gesamtkostenbetrachtung kann es daher sein, dass man trotz aller Bemühungen hohe Preise in Kauf nehmen muss, um Maschinen und Anlagen im hohen mehrstelligen Kostenbereich ausliefern zu können.
Abschließende Bewertung des Projektes
In einem Zeitraum von einem Jahr wurden 89 Ausschreibungen versendet, in denen insgesamt 333 verschiedene Artikel von 362 Händlern ausgeschrieben wurden. Mit einer Erfolgsquote von über 95% (mind. ein Angebot pro kritischen Teil), konnten alle Anlagen termingerecht ausgeliefert und eine Entscheidung hin zur Kurzarbeit abgewendet werden. Zudem konnte seit Anfang dieses Jahres die Produktionstaktung um ca. 15% gesteigert werden, was eine Verbesserung der Positionierung auf dem Weltmarkt zur Folge hat. Innerbetrieblich konnten die entstandenen Spannungen zum großen Teil aufgelöst und der im Fokus stehende Einkauf konnte sich gegenüber den Schnittstellenbereichen und der Geschäftsführung positiv positionieren. Somit konnte die Kloepfel Consulting dieses Projekt erfolgreich abschließen.
Sofort-Hilfe gegen LieferengpässeLieferengpässe sind aktuell das größte Problem der produzierenden Unternehmen. Daher hat die Kloepfel Group die „Sofort-Hilfe gegen Lieferengpässe“ eingerichtet. Betroffene oder bedrohte Unternehmen erreichen unseren Notfallservice über unsere Hotline +49 211 941 984 33 oder per E-Mail lieferengpaesse@kloepfel-group.com.
Hinter der „Sofort-Hilfe gegen Lieferengpässe“ steckt ein Team aus erfahrenen Einkäufern der unterschiedlichsten Branchen. Diese nutzen für das globale Notfall-Sourcing unter anderem die seit 2007 aufgebaute Kloepfel Datenbank mit über 700.000 Lieferanten sowie neue digitale Sourcing-Programme.
Lassen Sie sich nicht auf überhöhte Preise oder Terminverschiebungen ein und kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir Ihnen in Ihrer konkreten Situation helfen können.
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