Kundeninterview mit dem Geschäftsführer Oliver Ahrens
In unserem Interview gibt Oliver Ahrens, Geschäftsführer der TonerPartner GmbH, Einblicke in ein erfolgreiches Beratungsprojekt mit Kloepfel Consulting. Ahrens betont u.a. die gute Zusammenarbeit mit den Beratern von Kloepfel und weist auf Nutzung digitaler Möglichkeiten in der Logistik hin. Das Fazit des Projekts ist äußerst positiv, da die Einsparungen die Erwartungen übertroffen haben und die Strukturen vereinfacht wurden.
Haben Sie vorab mit Kloepfel eine Potenzialanalyse durchgeführt?
Nein, bei TonerPartner haben wir keine Potenzialanalyse mit Kloepfel durchgeführt. Allerdings haben die Kloepfel-Berater mit unserem CFO gesprochen und sich die Frachtraten angesehen, um festzustellen, ob wir Einsparungen erzielen können. Der Hauptgrund dafür, dass keine Potenzialanalyse durchgeführt wurde, lag darin, dass TonerPartner zuvor auf eine Vielzahl von Dienstleistern gesetzt hat. Unsere Absicht war es, neben Einsparungen ein optimiertes Dienstleister-Setup herbeizuführen.
Was waren die Ziele des Projektes?
Erstens wollten wir die Struktur der Logistik optimieren, indem wir den fragmentierten Dienstleisterpool reduzieren. Hierbei lag der Fokus darauf, die Anzahl der Logistikdienstleister zu verringern, um eine effizientere und besser kontrollierbare Logistikstruktur zu schaffen. Durch diese Maßnahme strebten wir an, Prozesse zu vereinfachen und Synergien zu nutzen.
Zweitens lag ein zentraler Schwerpunkt auf der Kostenoptimierung, insbesondere im Bereich der Paketlogistik und speziell bei den KEP-Diensten. Wir hatten das Ziel, die Ausgaben in diesem Bereich zu reduzieren, indem wir unsere Logistikpartner konsolidierten und bessere Konditionen aushandelten, um Einsparungen zu erzielen.
Die Vielzahl der Logistikdienstleister bei TonerPartner ergab sich historisch bedingt aufgrund unseres Wachstums im Onlinehandel für Tinte, Toner und Zubehör. Ursprünglich hatten wir auf verschiedene Dienstleister gesetzt, um die spezifischen Anforderungen verschiedener Länder bestmöglich abzudecken. Im Laufe der Zeit führte dies zu einer eher unübersichtlichen Situation mit insgesamt fünf Dienstleistern, die teils spezifische Länder betreuten. Unser Ziel bestand darin, diese Situation zu bereinigen und eine effizientere und kostengünstigere Logistikstruktur zu etablieren.
Welche Themen waren in Bearbeitung? Welche Kloepfel-Dienstleistungen und Tools wurden angewendet?
Die Bearbeitung der Themen konzentrierte sich in diesem Schritt auf die Paketlogistik von TonerPartner. Die Arbeit erfolgte basierend auf unsere vorliegenden Strukturdaten und Konditionen. Die Kloepfel-Berater arbeiteten eng mit uns zusammen, führten intensive Marktvergleiche durch und orientierten sich ergänzend an Benchmarks sowie deren Erfahrungsschatz aus anderen Projekten. Dabei wurden die relevanten Daten und Verträge transparent aufbereitet, um die Dienstleistungen der verschiedenen Anbieter zu identifizieren. Es wurden Überschneidungen erkannt, bei denen mehrere Dienstleister dieselben Leistungen erbrachten. Besonderes Augenmerk lag auf dem Verständnis, mit mehreren Dienstleistern zu arbeiten, und der Gründe für die Zuordnung bestimmter Länder zu bestimmten Dienstleistern. Diese Themen trugen in der Vergangenheit zur unübersichtlichen Struktur bei. Die Zusammenstellung der Verträge und Sendungsdaten schuf Transparenz und ermöglichte gezielte Fragen zur Analyse der aktuellen Situation des Unternehmens.
Infolge des starken Wachstums von TonerPartner konnten die bestehenden Logistikstrukturen nicht Schritt halten. Daher war es erforderlich, sie zu überarbeiten. Die neuen Logistikstrukturen mit festgelegten Dienstleistern pro Land sind das Ergebnis dieses Projekts und werden das Unternehmen auf seinem weiteren Wachstumskurs unterstützen.
Wie zufriedenstellend ist das Projektergebnis?
Das Projektergebnis ist äußerst zufriedenstellend und hat die Erwartungen deutlich übertroffen. Die Einsparungen waren entsprechend besonders hoch.
Was waren die größten Herausforderungen des Projektes?
Die größten Herausforderungen des Projekts waren die umfassende Erfassung des Ist-Zustands und die Einbeziehung der operativen Abläufe. Die Integration der Versandleitung und anderer Beteiligter war entscheidend. Es wurden direkte Gespräche geführt, um den aktuellen Zustand und die Schwachstellen zu identifizieren. Restriktionen wurden erkannt und Verbesserungsmöglichkeiten erörtert, um den täglichen Betrieb zu optimieren.
Eine spezifische Herausforderung bestand zum Beispiel darin, dass Packplätze nicht flexibel für verschiedene Dienstleister genutzt werden konnten. Hier wurde eine Erhöhung der Flexibilität nötig.
Wie nachhaltig ist der Projekterfolg?
Der Projekterfolg ist insofern nachhaltig, da wir eine kontinuierliche Ratenreduzierung erreichen konnten. Eine entsprechende Vereinbarung bis Ende 2023 haben wir schon gemeinsam mit Kloepfel und einem der Dienstleister getroffen.
Ist die Logistik transparenter geworden?
Ja, die Logistik ist definitiv transparenter geworden. Dies war auch eines unserer Hauptziele.
Zu Beginn von Beratungsprojekten wird häufig eine Mehrbelastung der Organisation befürchtet. Wie war das bei diesem Projekt?
Die Mehrbelastung der Organisation in diesem Projekt war vorhanden, wurde aber von allen Mitarbeitern positiv aufgenommen. Trotz der erwarteten Anfangsbelastungen, die allerdings deutlich geringer als ursprünglich vermutet war, hatte niemand das Gefühl, dass es zu viel war.
Bei Beratungsprojekten spielt neben der fachlichen die menschliche Komponente eine entscheidende Rolle. Wie lief die Zusammenarbeit mit den Beratern von Kloepfel Consulting?
Die Zusammenarbeit mit Herrn Kelting von Kloepfel Consulting war aus Sicht von TonerPartner äußerst positiv. Es war eine sehr gut funktionierende partnerschaftliche Zusammenarbeit, die geprägt war von großer Offenheit. Eine angänglich gewisse Skepsis gegenüber Beratern, wurden jegliche Bedenken durch das Kloepfel-Team schnell ausgeräumt.
Die Dienstleister mussten sich nicht nur an neue Gesichter am Verhandlungstisch gewöhnen, sondern auch an veränderte Anforderungen. Wie waren deren Reaktionen?
Die Reaktionen der Logistikdienstleister auf die neuen Gesichter am Verhandlungstisch und die veränderten Anforderungen waren anfangs skeptisch. Auch diese Skepsis konnte schnell beigelegt werden. Das Kloepfel-Team hat gezeigt, dass sie damit sehr gut umgehen können. So begegneten sie den Dienstleistern auf Augenhöhe. Durch ihr hervorragendes Know-how konnten sich die Kloepfel-Berater mit den Dienstleistern auf fachlicher Ebene austauschen. So kam es zu sehr offenen und partnerschaftlichen, aber auch sehr verbindlichen Gesprächen mit unseren Logistikdienstleistern.
Wie nutzt die Logistik die Möglichkeiten zur Digitalisierung im Vergleich zu anderen Abteilungen oder Unternehmen?
Die Logistik bei TonerPartner nutzt die Möglichkeiten zur Digitalisierung im Vergleich zu anderen Abteilungen oder wohl auch anderen Unternehmen bereits gut aus. Durch vorhandene feste Strukturen in der IT-Landschaft, wie beispielsweise Warenwirtschaftssysteme und Versand-Tools, konnte das neue Setup auf diese bestehenden Strukturen aufbauen. Insbesondere der Onlineshop profitierte von bereits durchgeführten Digitalisierungsprojekten und Automatisierungsmaßnahmen. Natürlich besteht ständig Optimierungspotenzial.
Wie sieht die längerfristige Vision für die Logistik aus?
Die längerfristige Vision für die Logistik bei TonerPartner besteht darin, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit effizienter Kommunikation zwischen Dienstleistern und uns aufrechtzuerhalten. Es ist uns wichtig, sowohl günstige Versandkosten als auch eine hohe Servicequalität zu gewährleisten, um eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen und unseren Kundendienst nicht zu überlasten.
Wie sieht das Fazit des Projektes aus?
Das Fazit des Projektes ist äußerst positiv. Die anfänglich geplante Einsparung wurde deutlich übertroffen. Es wurde eine Vereinfachung der Strukturen erreicht, indem die Anzahl der Dienstleister von fünf auf zwei reduziert wurde.
Zwischen TonerPartner und Kloepfel Consulting hat sich eine Partnerschaft entwickelt, die von großer Offenheit geprägt ist. Das aufgebaute Vertrauen dient als solide Basis für zukünftige Projekte. Die zwischenmenschliche Komponente des Projekts ist also als besonders positiv hervorzuheben.
Über die TonerPartner GmbH
TonerPartner verkauft Druckerpatronen und Toner für Laserdrucker und Tintenstrahldrucker aller Hersteller. In seinem Online-Shop bietet das Unternehmen originale, recycelte und kompatible Patronen zu günstigen Preisen an.
Kontakt:
Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com