Die Menge operativer Aufgaben im Einkauf erlaubt weder Nachverhandlungen noch strategische Optimierungen? Lieferanten mit einem Skontosatz von 0 Prozent häufen sich und der Überblick über die Zahlungskonditionen wurde schon längst verloren? Dieses Szenario ist in vielen Einkaufsabteilungen Realität und sorgt dafür, dass wertvolle Einsparpotenziale ungenutzt bleiben. Grund dafür ist oftmals ein unzureichendes oder gar fehlendes Konditionsmanagement. Dabei könnten Unternehmen durch eine Erhöhung der Skontoquote und Verlängerung der Zahlungsziele die eigene Liquidität steigern und den Cashflow verbessern. In der Praxis haben Einkäufer allerdings selten Zeit, entsprechende Maßnahmen des Konditionsmanagements anzuwenden.
Kapazitäten sparen durch externes Konditionsmanagement
Unterstützung bietet dafür die Fachabteilung Konditionsmanagement der Kloepfel Consulting GmbH, welche die erste Schnittstelle zwischen Einkaufsberatern vor Ort, dem Kunden selbst und seinen Lieferanten darstellt. Mit seiner langjährigen Erfahrung in der Optimierung von Zahlungskonditionen fungiert es als starker Partner für den Einkauf. In seiner Funktion als Dienstleister innerhalb von Kloepfel Consulting bietet es einen umfangreichen Service für die Kunden der Einkaufsberatung. Primäres Ziel des Konditionsmanagements ist die nachhaltige Optimierung sämtlicher Preise und Zahlungskonditionen.
Dabei wird auf drei verschiedene Maßnahmen zurückgegriffen, beginnend mit der Optimierung der Zahlungskonditionen. Hierbei sollen, durch eine Standardisierung der Zahlungsbedingungen, finanzielle Vorteile für den Kunden geschaffen werden. Der Kunde profitiert gleichzeitig auch von einer erheblichen Prozessoptimierung. Bei erfolgreicher Verhandlung können die bestehenden Zahlungskonditionen, abhängig von der Skontoquote, mit einer Erfolgsquote von 0,3 Prozent bis 0,7 Prozent verbessert werden.
Darüber hinaus kann das Konditionsmanagement durch direkte Preisverhandlungen, in Form von telefonischen ad-hoc-Verhandlungen, Vorteile für den Einkauf erzielen. Insbesondere B- und C-Lieferanten, welche vergleichsweise kleine Anteile des Einkaufsvolumens ausmachen, sind Ziel der Direktverhandlungen. Oft lassen sich auf diesem Wege Einsparungen realisieren, welche zuvor ungenutzt waren.
Außerdem gehören auch die tagesaktuellen Bestellungen und Bestellanforderungen (BANFen) des Einkaufs zu den Verhandlungsobjekten des Konditionsmanagements. Wenn auf Seiten des Kunden die Bestellanforderungen freigegeben und Angebote eingeholt wurden, wird das Konditionsmanagement in den Prozess integriert. Die Lieferanten werden noch am gleichen Tag kontaktiert und die Angebote nachverhandelt. Die Erfolgsquote hinsichtlich der erzielten Einsparungen liegt dabei durchschnittlich bei 3 % bis 5 %.
Ablauf der Konditionsoptimierung
In einer Vorbereitungsphase wird zunächst das Potenzial der bestehenden Zahlungskonditionen analysiert, um die Verhandlungsziele zu definieren. Mittels einer umfangreichen Skonto Datenbank wird ein Benchmark der Zahlungskonditionen erstellt, welcher die Ableitung der Ziele erlaubt. Ein eigens für das Konditionsmanagement entwickelter Leitfaden ermöglicht die Umsetzung der Verhandlungsstrategie. Als Teil von Kloepfel Consulting ist das Konditionsmanagement eine kapazitative und unterstützende Maßnahme für die Projekt-Teams vor Ort. Die hohe Anzahl bereits geführter Verhandlungsgespräche des Konditionsmanagement-Teams sorgt für eine steile Erfahrungskurve, welche sich wesentlich auf den Verhandlungserfolg auswirkt. Die durch das Konditionsmanagement erzielte Prozessoptimierung setzt Ressourcen und Kapazitäten frei, welche wiederum nutz- und gewinnbringend in anderen Prozessen eingesetzt werden können. Gleichzeitig erzeugt die durch ausgedehnte Zahlungsziele entstehende Liquiditätssteigerung einen finanziellen Mehrwert, wodurch sich auch der Cashflow positiv entwickelt, was der Wettbewerbsfähigkeit zu Gute kommt.
Im Allgemeinen profitieren Unternehmen nicht nur durch den finanziellen Mehrwert. Auch die bestehenden Geschäftsbeziehungen mit den Lieferanten werden gestärkt und es wird sichergestellt, dass die getroffenen Vereinbarungen eingehalten und sogar bessere Konditionen erreicht werden.
