Schatzkarten für den Einkaufs-Dschungel

Schatzkarten für den Einkaufs-Dschungel

Mit Warengruppen-Steckbriefen Renditeschätze heben

Auch heutzutage ist der Einkauf in vielen mittelständischen Unternehmen nicht strategisch genug ausgerichtet, so dass Renditeschätze verborgen bleiben. Ein bewährter Ansatz, diese aufzudecken, ist, Beschaffungsstrategien für relevante Warengruppen zu entwickeln und diese anschließend mit konkreten Maßnahmen umzusetzen. Eine Warengruppe zeichnet aus, dass die Bedarfe bei einem Portfolio ähnlich ausgerichteter Lieferanten beschafft werden können. Das Wesentliche dieser Warengruppen-Strategie sollte auf einem One Pager darstellbar sein – einem Warengruppensteckbrief, der als Schatzkarte dient. Mit gut 20 bis 30 WG-Steckbriefen können mittelständische Unternehmen ihr Beschaffungs- und Lieferantenportfolio übersichtlich aufbereiten und neue strategische Perspektiven im Einkaufsdschungel eröffnen.

Mehr Hebelwirkung für Einkäufer

Durch diesen Ansatz werden verschiedene Ziele verfolgt: Ein effizienter Ressourceneinsatz im Einkauf, die Stärkung der Verhandlungsmacht, Bündelungseffekte und eine einheitliche strategische Ausrichtung. Denn es erhöht die Hebelwirkung, wenn ähnliche Bedarfe für Güter und Dienstleistungen in einem Beschaffungsfeld zusammengefasst werden – über Geschäftseinheiten, Werke und Niederlassungen hinweg. Organisationsweit übernimmt dann ein Lead Buyer oder Commodity Manager die Federführung einer oder mehrerer Warengruppen. Das erlaubt ihm, das Beschaffungsthema aus einer unternehmerischen Gesamtoptik zu beherrschen.

Die vier Meilensteine zur WG-Strategie

Zunächst muss eine WG-Strategie hergeleitet werden – das geht mit etwas Er-fahrung ganz flott. Die vier wesentlichen Meilensteine hierbei sind:

Ausgangspunkt ist die Transparenz der Ausgaben nach Organisationseinheit, Unterwarengruppe und Lieferant. Darauf basierend wird das aktuelle Lieferan-tenportfolio kritisch hinterfragt. Identifizierte Kostentreiber können Hinweise zur geographischen Optimierung des Lieferantenportfolios geben, etwa durch Verla-gerung nach Osteuropa. Unabdingbar ist ein gutes Verständnis der zukünftigen Anforderungen der Bedarfsträger. Insgesamt kann die Beschaffungsstrategie für die Warengruppe neu ausgerichtet und mit den Stakeholdern im crossfunktionalen Team abgestimmt werden.

WG-Strategie herleiten: Die richtigen Tools

Zur Herleitung der WG-Strategie werden unterschiedliche Tools und Methoden eingesetzt. Nach Porter wird versucht, die aktuellen Wettbewerbskräfte im Be-schaffungsmarkt zu verstehen. Portfolio-Analysen nach Kraljic legen typische Normstrategien nahe. Aus den eigenen Stärken und Schwächen sowie den Chan-cen und Risiken auf dem Beschaffungsmarkt lassen sich zudem typische Handlungsempfehlungen ableiten.

In der WG-Strategie wird die zukünftige Sourcing-Strategie festgelegt. Das anzustrebende Lieferantenportfolio wird skizziert. Optimierte Bestell- und Beschaf-fungsprozesse sind ebenfalls zu definieren. Schließlich wird versucht, die Wünsche der Bedarfsträger mehr oder weniger zu beeinflussen, um die kommerzielle Zielsetzung zu erleichtern.
In einem dritten Schritt werden die Potenziale abgeschätzt und die Hebel sowie Maßnahmen zur Umsetzung definiert. Die Einkaufshebel-Matrix von Kloepfel Consulting suggeriert den Best-Fit-Ansatz.

Das gehört auf den WG-Steckbrief

Das Ergebnis der resultierenden WG-Strategie ist idealweise nun im WG-Steckbrief zusammenzufassen, um interne Anspruchsgruppen durch nachvollziehbare Informationen zu überzeugen.
Hierzu sollte der WG-Steckbrief u. a. folgende Elemente enthalten:

  • Verantwortlicher Lead Buyer und das Cross-Funktionale Team
  • Ausgaben nach Teilsortiment bzw. Unterwarengruppen
  • Lieferantenportfolio und Lieferantenstrategie
  • Ergebnisse der Lieferantenbewertung und -klassifizierung
  • Beschaffungsstrategie
  • Bedarfsplanung, Großprojekte und Neuprojekte
  • Ziele, Potenziale, Hebel und Maßnahmen zur Umsetzung
  • Periodischer Status Update

Zeitintensiver als die Strategieentwicklung ist dann die Umsetzung: Sie dauert mindestens drei bis vier Monate, teilweise auch wesentlich länger – je nach Komplexität der Beschaffungsfelder.

Strategisch Ausrichtung durch Überblick

Die Umsetzung der WG-Strategie schafft die Voraussetzung für eine optimierte Beschaffung durch operative Einkäufer und Bedarfsträger, denn es stehen be-vorzugte Lieferanten mit attraktiven Rahmenkonditionen zur Verfügung. Nach Möglichkeit wurden neben Vereinbarungen auch Einzelpreise, Mengenkontrakte, die Wiederbeschaffungszeiten und eine abgestimmte Beschaffungslogistik verhandelt – und sind zur unmittelbaren Nutzung im System hinterlegt. So werden Bedarfe und Bezugsquellen unternehmensweit geschickt vereint und der Einkauf positioniert sich strategischer.

Sie und Ihre Mitarbeiter wollen sich auf die Schatzsuche begeben und hierzu das methodische Rüstzeug für überzeugende Warengruppensteckbriefe kennenlernen? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt zur Kloepfel Academy auf!

Autor: Dr. Stephan Hofstetter, Partner Kloepfel Consulting

Pressekontakt

Kloepfel Consulting GmbH
Gerrit M. Schneider
Pressereferent
T: +49 211 / 882 594 17
Mail: gm.schneider@kloepfel-group.com