10 Hebel für bis zu 20 Prozent Einsparung – von Print über Agenturen bis Media
Printbedarfe regelmäßig ausschreiben – Einsparpotenziale von bis zu 15 Prozent nutzen
Der Papiermarkt hat sich nach den Turbulenzen der letzten Jahre stabilisiert, was Neu-Ausschreibungen von Druckaufträgen erleichtert und es Druckereien ermöglicht, verlässliche Angebote abzugeben. Besonders bei komplexen Produkten mit hoher Fertigungstiefe (z. B. umfangreichen Katalogen mit Registerstanzungen, Spezialbindungen oder Folienkaschierungen) ergeben sich Einsparungen von 5 bis 15 Prozent, in Einzelfällen mehr. Wer den Markt gut kennt und technisches Verständnis hat, findet die passende Druckerei mit dem zum Produkt passenden Maschinenpark und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten. Verfügt eine Druckerei nicht über die optimalen Produktionsmöglichkeiten für ein Produkt kann das durch Zukäufe die Preise negativ beeinflussen. Gerade bei umfangreichen und komplexeren Printprodukten mit hoher Fertigungstiefe lohnt sich daher eine Ausschreibung.
Tipp: Fordern Sie transparente Angebote mit Aufschlüsselung von Papierkosten, Auflagen, Umfängen, Druck, Verarbeitung und Logistik an.
Agenturleistungen regelmäßig prüfen – und bis zu 20 Prozent sparen
Agenturen haben Stundensätze inflationsbedingt erhöht. Regelmäßige Kostenvergleiche, Pitches oder kritische Vertragsprüfungen bieten Einsparungen von 10 bis 20 Prozent. Der Stundensatz allein täuscht: Effizienz zählt mehr (z. B. 100 €/h für 30 Min. vs. 70 €/h für 60 Min.). Je operativer die Leistungen (z. B. Layout, Satz oder Content), desto einfacher fallen Bewertung und Ausschreibung. Optimieren Sie Prozesse durch Tools wie Projektmanagement-Plattformen, um Abläufe zu modernisieren und Fehler zu minimieren.
Tipp: Holen Sie Vergleichsangebote oder Testaufträge ein, um Aufwände realistisch einzuschätzen.
Mediaeinkauf professionell verhandeln – Transparenz schaffen, Einsparungen erzielen
Mediaagenturen berechnen Honorare oft anteilig am Budget, was bei steigenden Anzeigenpreisen automatisch teurer wird – auch wenn die AE-Provision selten in voller Höhe gilt. Regelmäßige Verhandlungen, klare Leistungsdefinitionen und Ausschreibungen bringen über 10 Prozent Einsparungen, besonders im Mittelstand mit Fokus auf Fachmedien, Branchenportalen oder Onlinewerbung. Definieren Sie Leistungen klar: Nur Budgetverwaltung oder strategische Beratung?
Tipp: Holen Sie für Kampagnen Vergleichsangebote ein, um Transparenz und Verhandlungsposition zu stärken.
Maverick Buying vermeiden – Einkauf gezielt einbinden und Kosten senken
Fachabteilungen kaufen oft eigenständig ohne Einkaufsexpertise, was zu Intransparenz, fehlender Verhandlungsführung, ungenutzten Volumenbündelungen und höheren Kosten führt. Eine verbindliche Einkaufsrichtlinie mit Schwellenwerten und Genehmigungsprozessen sorgt für frühzeitige Einbindung. Vorteile: Bessere Verhandlungen, Vertragsgestaltung (z. B. Kündigungsfristen, Zahlungsziele) und Einsparungen bei gleicher Leistung. Dies fördert die Planung und vermeidet teure Ad-hoc-Entscheidungen. Es gilt: Ein gemeinsames Budget für mehr Kreativität optimieren.
Tipp: Führen Sie eine für alle Fachbereiche geltende Richtlinie ein, damit der Einkauf die Beschaffung von Marketingbedarfen übernimmt – so starten Prozesse früher und kurzfristige, kostspielige Maßnahmen werden überflüssig.
Zentralisierung und Bündelung von Bedarfen – Silos aufbrechen, 10 bis 20 Prozent einsparen
Marketingbedarfe (z. B. Werbeartikel, Printprodukte, Fotoproduktionen, Porto oder Messebau) fallen dezentral an, was die Volumina klein und die Preise hochhält. Die zentrale Steuerung und Bündelung durch den Einkauf erhöht die Verhandlungsmacht und spart im Schnitt 10 bis 20 Prozent durch geringere Stückkosten. Beispiel: Die gemeinsame statt separater Fotoproduktionen in HR, Produktmanagement und Marketing. Ein regelmäßiger Austausch mit dem Einkauf hebt Synergien bei Druckereien, Werbeartikelherstellern oder Fotografen.
Tipp: Führen Sie einen Bedarfsabgleich der verschiedenen Fachbereiche durch, um Potenziale sichtbar zu machen.
Lieferantenmanagement aktiv betreiben – Qualität sichern, Verhandlungsspielräume nutzen
Wer seine Marketingdienstleister regelmäßig bewertet, Briefings optimiert und Vertragslaufzeiten im Blick hat, kann die Leistungsqualität der Lieferanten steigern und unnötige Kosten vermeiden. Halten Sie Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen im Blick, um auf Lieferanten Druck vor den Verlängerungen zu erzeugen. Definieren Sie messbare KPIs (z. B. Impressions, Conversions, Leads, Termintreue) und koppeln Sie Honorare daran, um Leistung zu verbessern. Besprechen Sie Performance regelmäßig und fixieren dies vertraglich.
Tipp: Jährliche Reviews mit Bewertung identifizieren Schwächen und starten Verbesserungen.
Transparenz in Kosten und Leistungen schaffen – Standardisierung statt Überraschungen
Einheitliche Kostenstrukturen, dokumentierte Agenturverträge und klare Leistungsbeschreibungen helfen, versteckte Kostenquellen zu identifizieren und zu reduzieren.
Je operativer eine Agenturleistung ist, desto leichter lassen sich Leistungsumfang, Aufwand und Vergütung klar definieren und standardisieren. Bei regelmäßigen Packshots etwa sollten Parameter wie Anzahl der Motive, Perspektiven, Freisteller, Retuschen, Ausgabeformate, Korrekturschleifen und Handling präzise festgelegt werden – idealerweise in einer Rate Card. So vermeiden Sie unklare Beschreibungen, die versteckte Kosten verursachen, und ermöglichen sichere Budgetplanung sowie Vergleiche. Ergänzen Sie Mengenrabatte für gebündelte Shootings.
Tipp: Eine standardisierte Rate Card minimiert Missverständnisse und erleichtert Ausschreibungen.
Freigabeprozesse einführen – Spontankäufe steuern, Kosten kontrollieren
Kurzfristige Bedarfe und ihre Ursachen sind im Marketing schwer zu vermeiden und treiben oft Kosten hoch. Dennoch existieren für die meisten bereits passende Dienstleister im Bestand. Eine Einkaufspolicy mit Preferred Suppliers (festem Pool geprüfter Anbieter) bietet einen Kompromiss: Fachbereiche greifen auch bei spontanen Maßnahmen ausschließlich auf bekannte Lieferanten zu. Tools wie SAP Ariba digitalisieren Prozesse für Bedarfsanmeldung, Auswahl und Freigabe. Vorteile: Schnelle Abwicklung, einheitliche Konditionen und reduzierte Risiken.
Tipp: Verbinden Sie Richtlinien mit einem Lieferantenpool für Flexibilität ohne unkontrollierten Wildwuchs.
Eigenleistungen prüfen – Inhouse oder Agentur?
Im Verlauf der Zusammenarbeit mit Agenturen werden häufig zusätzliche Tätigkeiten vergeben, die ursprünglich nicht im Vertrag vorgesehen waren – oft aufgrund fehlender Kapazitäten im Fachbereich. Typische Leistungen sind z.B. Korrekturen, Layouts, Texte und Social-Media-Posts. Solche Extraleistungen summieren sich zu relevanten Kosten. Regelmäßige Prüfungen lohnen sich: Sollten diese Jobs intern, über Freelancer oder weiter extern erledigt werden? Bei wiederkehrenden operativen Aufgaben bieten Inhouse-Lösungen oder ein Freelancer-Pool oft günstigere und schnellere Alternativen.
Tipp: Dokumentieren und analysieren Sie diese Zusatzaufträge systematisch, um fundierte Make-or-Buy-Entscheidungen zu treffen.
Marktbeobachtung und Benchmarks nutzen – Preiserhöhungen gezielt hinterfragen
Wer aktuelle Marktpreise kennt und regelmäßig Benchmarks durchführt, erkennt Überzahlungen rasch – insbesondere bei Agenturverträgen, Media-Buchungen und Druckkosten. Ohne solche Vergleiche schleichen sich unnötige Mehrkosten ein. Bei angekündigten Preiserhöhungen für Printprodukte verschafft ein Blick in den EUWID-Papiermarktbericht Klarheit, ob und wie stark Papierpreise tatsächlich gestiegen sind – oft der größte Kostenfaktor. Für Media-Buchungen beobachten Sie kontinuierlich die Entwicklung von Reichweiten oder Auflagen, da diese den tatsächlichen Wert bestimmen. Ergänzend helfen bei Agenturen Benchmarks zu Personalkosten und Gehältern.
Tipp: Holen Sie alle 1–2 Jahre Vergleichsangebote ein, um das Preisniveau zu prüfen und Ihre Verhandlungsposition zu stärken.
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com