Ein praxisnaher Leitfaden
Jahresgespräche und Preisverhandlungen gehören zu den wichtigsten Terminen im Kalender von Einkäufern. Sie bieten die Möglichkeit, das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen und die Weichen für die Zukunft zu stellen. Doch wie führt man diese Gespräche wirklich erfolgreich? Hier unsere zwölf Tipps aus der Praxis:
Tipp 1: Der richtige Zeitpunkt
Viele Unternehmen nutzen Jahresendgespräche, um das Geschäftsjahr zu reflektieren und neue Ziele für das kommende Jahr zu stecken. Manchmal ist es aber sinnvoller, erst Anfang des neuen Jahres zu verhandeln. Das gilt vor allem für Branchen, in denen sich die Marktlage schnell ändert, oder für Unternehmen mit sehr aufwendigen Jahresabschlüssen.
Tipp 2: Gut vorbereitet ist halb gewonnen
Wer Jahresgespräche führen will, sollte vorher seine Hausaufgaben machen. Dazu sollten Sie alle wichtigen Zahlen parat haben: Wie haben sich die Verkäufe entwickelt? Welche (Preis-)Trends zeichnen sich am Markt ab? Wie steht es um die Leistung der Lieferanten? Zudem sollte man klare Ziele für die Verhandlung definieren. Sollen Preise gesenkt werden, Vertragskonditionen optimiert werden oder / und die Lieferbedingungen verbessert werden?
Tipp 3: Mit den internen Kunden sprechen
Um sich gut vorzubereiten, sollten Sie Ihre Kollegen aus den relevanten Abteilungen wie Finanzen, Produktion, Logistik oder dem Vertrieb einbinden, um Ihre Perspektive zu erweitern und alle wichtigen Aspekte zu berücksichtigen.
Tipp 4: Den Markt im Blick behalten
Gute Verhandlungsführer haben immer die aktuellen Marktentwicklungen und Zukunftstrends im Hinterkopf. Das zeigt nicht nur Kompetenz, sondern hilft auch dabei, realistische Vereinbarungen zu treffen.
Tipp 5: KI und andere digitale Tools nutzen
In der heutigen Zeit können digitale Werkzeuge die Vorbereitung und Durchführung von Jahresgesprächen erheblich erleichtern. Nutzen Sie spezielle Software zur Analyse von Verkaufszahlen, Lieferantenleistungen und Markttrends.
Tipp 6: Rechtliche Aspekte beachten
Bei Jahresgesprächen und Verhandlungen spielen rechtliche Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle. Machen Sie sich im Vorfeld mit relevanten Gesetzen und Compliance-Richtlinien vertraut. Dies betrifft insbesondere Themen wie Kartellrecht, Datenschutz oder branchenspezifische Regulierungen. Eine gute Vorbereitung in diesem Bereich hilft, kostspielige Fehler zu vermeiden und stärkt Ihre Verhandlungsposition. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Rechtsexperten einbinden.
Tipp 7: Der Unternehmensstrategie dienen
Jahresgespräche sollten sich an der übergeordneten Unternehmensstrategie orientieren. Teilen Sie Ihre langfristigen Ziele und Visionen mit Ihren Lieferanten und sondieren Sie gemeinsame Wachstumschancen. Diskutieren Sie Trends und Entwicklungen in der Branche und wie Sie gemeinsam mit Ihren Lieferanten darauf reagieren bzw. davon profitieren können. Dies könnte beispielsweise die Entwicklung neuer Produkte, die Erschließung neuer Märkte oder Nachhaltigkeitsinitiativen umfassen. Indem Sie Ihre Lieferanten in Ihre langfristigen Pläne einbeziehen, fördern Sie deren Engagement und Loyalität.
Tipp 8: Die richtige Atmosphäre schaffen
Ein neutraler Ort, eine angenehme Gesprächsatmosphäre und Empathie helfen Ihnen, bessere Ergebnisse zu erzielen. Wer seinem Gegenüber gut zuhört und echtes Interesse zeigt, bekommt eher konstruktive Vorschläge und mehr Verständnis für die eigene Position.
Tipp 9: Flexibel verhandeln, klar kommunizieren
Erfolgreiche Verhandler beharren nicht auf ihre Position, sondern sind flexibel und offen für neue Lösungsansätze. Gleichzeitig legen sie Wert auf klare Kommunikation. Erwartungen und Möglichkeiten sollten offen auf den Tisch gelegt werden. Das baut Vertrauen auf und verhindert zudem Missverständnisse.
Tipp 10: Offen für Feedback sein
Jahresgespräche bieten eine gute Gelegenheit für gegenseitiges Feedback. Das fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkt auch die Geschäftsbeziehung langfristig.
Tipp 11: Maßnahmen bei schwierigen Verhandlungen
Auch bei sorgfältiger Planung können unerwartete Schwierigkeiten während eines Jahresgesprächs auftreten. Daher sollten Sie alle für das Jahresgespräch wichtigen Daten parat haben und vorab mögliche Krisenszenarien durchspielen. Dies könnte plötzliche Marktveränderungen, persönliche Differenzen oder technische Probleme umfassen. Bleiben Sie stets lösungsorientiert und freundlich. Im schlimmsten Fall unterbrechen bzw. verschieben Sie das Gespräch, um bspw. Emotionen abzukühlen oder sich mit Ihren Kollegen oder Ihrer Geschäftsführung zu beraten.
Tipp 12: Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch
Mit dem Gesprächsende ist es nicht getan. Sie sollten ein detailliertes Protokoll des Jahresgesprächs erstellen und allen Beteiligten senden, um es sich bestätigen zu lassen. Legen Sie konkrete überprüfbare Meilensteine fest, etwa Liefertermine oder Deadlines von Projekten. Setzen Sie regelmäßige Kontrolltermine an, beispielsweise monatliche Kurzbesprechungen, um den Fortschritt zu überwachen und bei Bedarf rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.
Fazit
Wer diese zwölf Tipps beherzigt, kann aus Jahresgesprächen echten Mehrwert für sein Unternehmen schöpfen, intern glänzen und Partnerschaften zu Lieferanten pflegen.
Wer sein Verhandlungsgeschick weiter verbessern möchte, findet unter 11 Expertentipps für erfolgreiche Verhandlungen weitere nützliche Hinweise.
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Autor: Thomas Wandler, Geschäftsführer bei Kloepfel Consulting Österreich
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
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