Ihr Einkauf läuft heiß? – So entlasten Sie ihn!

Ihr Einkauf läuft heiß? – So entlasten Sie ihn!

Corona, Fachkräftemangel und Lieferengpässe: Teams im Einkauf und Supply Chain Management stehen schon seit einiger Zeit vor großen Herausforderungen. Hinzu kommt die alljährliche Welle an Preiserhöhungen kurz vor Ende des Jahres.

Viele dieser Faktoren lassen sich kaum beeinflussen. Machtlos sind Sie aber nicht. Denn Sie können durch gezielte Maßnahmen Prozesse im Einkauf effizienter machen, Ihre Mitarbeiter entlasten und Ihren Einkauf fit für die Zukunft machen.

Prozesse durch Digitalisierung effizienter gestalten

Der „Einkaufsbarometer Mittelstand 2021“ zeigt: Mittelständische deutsche Unternehmen hinken bei der Digitalisierung im Einkauf hinterher. Dabei können digitale Tools erheblich dazu beitragen, dass Sie die aktuellen Herausforderungen meistern. Mit Blick auf die Zukunft ist eine Digitalisierung notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es stellt sich also weniger die Frage nach dem „Ob“ als nach dem „Wann“.

Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen ist, dass Sie die richtigen Tools auswählen und diese gezielt einsetzen.

Wir empfehlen, in zwei Schritten vorzugehen.

1. Analysieren des Status quos
Nehmen Sie sich die Zeit im Tagesgeschäft, um Ihre Prozesse „aus der Vogelperspektive“ zu betrachten.
Stellen Sie sich Fragen wie die folgenden:

  • Wie oft greifen Ihre Kollegen zum Telefon?
  • Wie oft drucken Sie etwas aus oder wandeln es in ein PDF um, um es dann per Mail zu versenden?
  • Wie oft kommen im Einkauf Bestellanforderungen an, die per Mail, per Telefon oder mittels Handzettel weitergegeben werden?

Bitten Sie Ihre Kollegen, für drei oder vier Tage ihre Tätigkeiten zu protokollieren. Stichpunkte reichen aus. So bekommen Sie einen besseren Überblick. Sie erkennen auch, welche Tätigkeiten sich auslagern lassen. Darauf kommen wir noch zurück.

Hilfreich ist es außerdem, den Einkauf in verschiedene Einkaufsfunktionen zu untergliedern, angefangen beim operativen Einkauf bis hin zum Vertrags- und Lieferantenmanagement.

Kontakt: +49211 941 984 33 | rendite@kloepfel-consulting.com

2. Digitale Lösungen auswählen

Nach der Analyse schreiten Sie zur Tat.
Wichtig dabei: Es gibt keine allgemeingültige Roadmap für die Digitalisierung im Einkauf. Stattdessen ist es entscheidend, digitale Lösungen individuell für ihre unternehmenseigenen Anforderungen und Prozesse auszuwählen.
Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen Lösungen für einzelne Einkaufsfunktionen, zum Beispiel einem eProcurement-System oder einer digitalen Lösung für das Lieferantenmanagement, und ganzheitlichen Lösungen, die alle Einkaufsprozesse miteinander vernetzen. Mit modular aufgebauten ganzheitlichen Lösungen können Sie Ihre Prozesse schrittweise digitalisieren. Der Vorteil: Es gibt weniger Schnittstellen.

Tipp: Manchmal machen bereits kleine Digitalisierungen einen großen Unterschied, zum Beispiel, wenn Kollegen den Wareneingang direkt auf ihrem Smartphone vornehmen können. Sind Sie sich unsicher, wo Sie am besten beginnen, lassen Sie sich von Experten wie der Einkaufsberatung Kloepfel Consulting beraten.

Mehr Zeit für das Wesentliche durch Outsourcing

Neben der Digitalisierung von Prozessen im Einkauf eröffnet Outsourcing großartige Möglichkeiten, Ihren Einkauf flexibler und leistungsfähiger zu machen.

Vorteile von Outsourcing im Einkauf

Im ersten Moment sind Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen oft skeptisch gegenüber der Idee, Geschäftsprozesse an einen Dienstleister auszulagern.

Dabei vereint Outsourcing an Spezialisten wie den deutschsprachigen Einkaufsmanagern von Kloepfel Services mehrere Vorteile für den Einkauf:

 

  • Mehr Flexibilität: Sich schnell auf schwankende Auftragslagen einzustellen, ist mit Outsourcing kein Problem. Denn externe Dienstleister können Sie nach Bedarf beauftragen.
  • Mehr Zeit für das Wesentliche: Wenn Sie operative Tätigkeiten auslagern, können sich Ihre Einkäufer besser auf Verhandlungen oder strategische Themen wie die Digitalisierung konzentrieren.
  • Geringere Kosten: Durch Nearshoring in Nachbarländer sparen Sie Personalkosten, ohne Leute zu entlassen.

Natürlich profitieren Sie von diesen Vorteilen am meisten, wenn Sie sich für den richtigen Partner entscheiden. Damit wären wir beim nächsten Punkt.

Dienstleister für Outsourcing finden – diese Kriterien sind entscheidend

Auch beim Outsourcing steht am Anfang eine Analyse ihrer Prozesse. Überlegen Sie sich genau, welche Prozesse sinnvoll ausgelagert werden könnten.

Stellen Sie sich bei der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters folgende Fragen:

  • Wie viel Erfahrung hat der Dienstleister, speziell mit der eigenen Branche? Welche Referenzen kann er vorweisen? Wie kompetent wirkt er auf Sie?
  • Besitzt er die nötige Infrastruktur, um die eigenen Erwartungen zu erfüllen?
  • Wie funktioniert die Kommunikation? Wichtig ist, dass die Mitarbeiter des Dienstleisters mit Kunden in der jeweiligen Landessprache kommunizieren können.
  • Wie bleibt die Sicherheit der eigenen Daten gewahrt? Denken Sie dabei auch an die Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Schließlich spielt das Bauchgefühl eine Rolle. Denn in der Regel ist die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Dienstleister langfristig angelegt. Umso wichtiger ist es, dass sich beide Seiten „verstehen“.

Grundsätzlich empfehlen wir ein Nearshoring, das heißt, ein Auslagern von Prozessen in nahe gelegene Länder. In der Regel profitieren Sie dabei von einer einfacheren Kommunikation und höherer Qualität, als wenn Sie sich für ein Offshoring in entfernte Regionen entscheiden. Hinzu kommen gemeinsame europäische Gesetze zum Datenschutz.

Auf Testphasen aufbauen

Sie müssen nicht ins kalte Wasser springen. Im Gegenteil: Wir raten Ihnen, das Outsourcing im Einkauf zu testen, bevor Sie Nägel mit Köpfen machen.

Lagern Sie zunächst einfache und unkritische Tätigkeiten aus. Gut geeignet ist zum Beispiel die Pflege von Auftragsbestätigungen. So sehen Sie schnell, ob die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister funktioniert. Außerdem tragen Testphasen dazu bei, die Skepsis von Mitarbeitern im eigenen Unternehmen gegenüber dem Outsourcing zu verringern. Im Idealfall macht sich bald ein positiver Effekt bemerkbar, indem zum Beispiel mehr Zeit für wesentliche Dinge bleibt.

Outsourcing und Digitalisierung machen Ihren Einkauf zukunftssicher

Aller Voraussicht nach werden die Anforderungen an den Einkauf von Unternehmen im Mittelstand in Zukunft nicht kleiner werden – im Gegenteil. Eine gezielte Digitalisierung und das Outsourcing von Prozessen sorgen dafür, dass Sie für die Herausforderungen der kommenden Jahre gerüstet sind.

Dabei ergänzt sich beides hervorragend. Denn schließlich lassen sich nicht alle Prozesse sinnvoll digitalisieren. Gleichzeitig macht es gerade angesichts aktueller Umbrüche Sinn, Freiräume für strategische Prozesse zu schaffen und flexibler zu werden.

Sie wollen Ihren Einkauf entlasten? Vereinbaren Sie ein Informationsgespräch!

Kontakt:

Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33
Pempelforter Str. 50
40211 Duesseldorf
Mail: rendite@kloepfel-consulting.com