5S-Methode: das Kondo-Prinzip für den Arbeitsplatz

5S-Methode: das Kondo-Prinzip für den Arbeitsplatz

In 5 Schritten Produktivität steigern

„Ordnung ist das halbe Leben.“ Diesen Satz haben wir als Kinder immer wieder von unseren Eltern zu hören bekommen. Die japanische Bestsellerautorin Marie Kondo hat mit ihrer Netflix-Serie einen richtigen Aufräum- und Ordnungs-Hype ausgelöst.

Doch nicht nur im Privatleben, sondern auch beruflich kann Ordnung sich positiv auf die Arbeit auswirken. Um Wertschöpfungsketten und Arbeitsprozesse möglichst effizient zu gestalten, hält das LEAN-Management (auf Deutsch: schlankes Management) verschiedene Methoden bereit. Die 5S-Methode beschreibt fünf Grundsätze, um reibungslose Abläufe am Arbeitsplatz zu ermöglichen.

Grundsätzlich gilt es dabei, Arbeitsmaterialien so zu platzieren, dass diese leicht aufzufinden sind. Alles was den Arbeitsfluss verhindert, soll vom Arbeitsplatz verschwinden. An diesem Punkt wird der wichtigste Faktor deutlich, der darüber entscheidet, ob die Methode erfolgreich ist oder nicht: die Einbindung der Mitarbeiter.

Das bedeutet 5S

Die Abkürzung 5S steht für Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin & ständiges Verbessern und beschreibt die fünf Grundprinzipien des Ansatzes. Diese sollten nicht als einmaliger Prozess verstanden werden, sondern als Zyklus, der ständig wiederholt wird.

Zunächst sollten Dinge, die Sie nicht für die Arbeit und am Arbeitsplatz benötigen, aussortiert werden – und zwar dauerhaft. Das schafft mehr Platz für die tatsächlich notwendigen Utensilien. Gleichzeitig haben Sie so auch eine bessere Übersicht.

Ein weiteres Prinzip, was auch Marie Kondo rät, ist das Systematisieren. Hier lautet das Credo: Alles hat seinen festen Platz. Dabei sollten Sie ein System entwickeln, wie die Materialien am besten am Arbeitsplatz angeordnet sein müssen, damit Sie optimal arbeiten können. Beispielsweise ist es sinnvoll Werkzeuge, die häufig gebraucht werden, am nächsten zum Arbeitsplatz zu legen. Werden verschiedene Utensilien gebraucht, liegen diese am besten in der entsprechenden Reihenfolge. Auch die Beschriftung der Arbeitsmittel und Lagerorte schafft ein System, sodass eine eindeutige Zuordnung möglich ist. Mithilfe von Visualisierungen finden alle Materialien nach ihrem Gebrauch wieder an den richtigen Platz. Dafür können Bilder des Standards oder Schattentafeln helfen. Werden Materialien nicht standardgerecht abgelegt, kann die Ordnung schnell wiederhergestellt werden.

Selbstdisziplin als Erfolgsgarant

Mit Aufräumen und ordnen geht automatisch auch das Säubern einher. Wenn Sie regelmäßig Ihren Arbeitsplatz reinigen, können Sie schneller defekte Materialien erkennen und Fehler aufgrund von Schmutz vermeiden. Dafür sollte zudem die Ursache für die Verschmutzung ausfindig gemacht und eliminiert werden. Ein sauberer Arbeitsplatz sorgt zudem für eine höhere Motivation und wirkt sich somit positiv auf die Arbeit und Produktivität aus.

Ein bisschen 08/15 gehört ebenfalls zum 5S-Prinzip. Damit ist nicht gemeint, dass Ihnen die Arbeit egal sein soll, sondern dass ein Standard entwickelt und etabliert wird. Der Vorteil: jeder Mitarbeiter findet sich schnell zurecht – auch abteilungsübergreifend. Beispiele hierfür können einheitliche Farbmarkierungen auf dem Boden für Transportwege sein.

Auch um den dritten Schritt, das Säubern, nicht zu vernachlässigen, sollte ein Reinigungsplan eingeführt und das Reinigen standardisiert werden. Darin ist festgehalten, wann und wie oft gereinigt wird sowie worauf bei der Reinigung geachtet werden soll (Defekte, Mängel…). Abweichungen vom Standard können besonders leicht mit Checklisten erkannt und in Zukunft vermieden werden.

Doch diese ganzen Schritte sind wirkungslos, wenn Sie den letzten Schritt nur halbherzig ausführen. Denn Selbstdisziplin und das ständige Verbessern dieses Ansatzes sind der Schlüssel zum Erfolg.

Deshalb: halten Sie sich an die Regeln und kontrollieren Sie regelmäßig, sodass Abweichungen erfasst und künftig vermieden werden. Wie bereits erwähnt: die 5S-Methode ist kein einmaliger Vorgang, sondern sollte kontinuierlich verbessert werden. Nur so können Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren und die Produktivität steigern.