Kostenoptimierung durch effiziente Prozesse und Digitalisierung
Die Planungen für das kommende Jahr stehen an. Die Herausforderungen sind nach wie vor erheblich. Das Risiko hoher Kosten besteht weiterhin. Daher sollte man schon jetzt für 2024 seine Kosten ganzheitlich planen.
In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, auf Kosten anstelle von Preisen zu achten. Kosten können im Unternehmen direkter und einfacher beeinflusst und gesteuert werden als die Preise für Zukaufteile. Preise werden bereits festgelegt, bevor die Teile beschafft werden, basierend auf Spezifikationen, Anforderungen und Zeichnungen. Im Gegensatz dazu entstehen Kosten im Unternehmen aus internen Prozessen und Abläufen, die eine gewisse Eigendynamik aufweisen und sich möglicherweise nicht optimal entwickeln. Durch die Überprüfung, Automatisierung, Digitalisierung und Optimierung dieser Abläufe können Kosten reduziert und beeinflusst werden. Nicht jeder Schritt in einem Prozess ist zwingend notwendig. Daher ist es wichtig, zwischen den Einkaufspreisen und den internen Kosten im Unternehmen zu unterscheiden. Einkaufspreise werden stark von externen Marktbedingungen und den gekauften Produkten beeinflusst, während indirekte Kosten besser gesteuert werden können.
Verschiedene Arten von Kosten
Direkte Kosten: Diese Kosten umfassen Einkaufs- und Zukaufspreise für sämtliche Materialien, sei es direkt oder indirekt, einschließlich Dienstleistungen. Sie sind eng mit den Beschaffungsprozessen verbunden und können direkt beeinflusst werden.
Indirekte Kosten (Prozesskosten): Indirekte Kosten sind eng mit den internen Prozessen und Abläufen eines Unternehmens verbunden. Ein Beispiel hierfür sind die Prozesskosten im Einkaufsbereich. Bei einem österreichischen Konzern etwa werden derzeit durch Kloepfel Consulting die Einkaufsprozesskosten an verschiedenen Standorten in Europa analysiert, insbesondere im Bereich der Instandhaltung (MRO = Maintenance, Repair and Operations). Dabei untersuchen die Kloepfel-Berater detailliert, welche Kosten bei Bestellungen anfallen, die einerseits über ein Katalogsystem abgewickelt werden, andererseits im klassischen Modus über BANF (Bedarfsanforderung) über das System erfolgen oder die sogar – wie beim Maverick-Buying – erst bei Eingang der Rechnung im Unternehmen erkannt werden. Dies ermöglicht es, transparent darzustellen, welches Potenzial zur Kosteneinsparung auf Prozessebene durch Automatisierung und Digitalisierung besteht.
Kapitalkosten: Kapitalkosten beziehen sich auf die Kosten, die mit der Beschaffung und Nutzung von Kapital, wie beispielsweise Darlehen oder Eigenkapital, verbunden sind. Sie umfassen Zinsen, Abschreibungen und andere finanzielle Aufwendungen im Zusammenhang mit Investitionen.
Personalkosten: Diese Kosten ergeben sich aus den Gehältern und Vergütungen der Mitarbeiter. Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen können dazu beitragen, Ressourcen freizusetzen, indem Aufgaben effizienter erledigt werden. Freigewordene Ressourcen der Mitarbeiter können intern in andere Aufgaben einfließen. Dadurch braucht die eine oder andere Stelle nicht mehr extern neu besetzt werden. So lassen sich langfristig Personalkosten sparen.
Es geht allgemein darum, dass die Prozesse einer Bewertung unterzogen werden. Die Unternehmen sollten ihre Prozesse durchleuchten, auch in Bezug auf die Kosten. Hier kann Kloepfel Consulting bei dem jeweiligen Kunden die Einkaufskosten oder Einkaufsprozesse bewerten und dann einen Optimierungsvorschlag vorlegen. So wird dem Kunden aufgezeigt, wie er Prozesskosten reduzieren kann. Der Kunde erhält eine Einschätzung darüber, wieviel Geld er durch Prozessoptimierung einsparen kann.
Beispiel erfolgreicher Überprüfung von Prozesskosten
Ein konkretes Praxisbeispiel für die Überprüfung von Prozesskosten mit Hilfe von Kloepfel Consulting ist ein Projekt bei dem schon erwähnten österreichischen Konzern.
Dort wurde der CPO von einem Vorstandsmitglied gefragt, warum bestimmte Produkte in der Kataloglösung teurer sind als auf dem freien Markt. Die Vorteile der digitalen Lösung lagen in den Prozesskosten und automatisierten Abläufen. Kloepfel Consulting erhielt den Auftrag, in acht Tochtergesellschaften die tatsächlichen Kosten dieses Prozesses zu bewerten und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Unternehmen wie dieser Konzern mit mehreren Standorten weisen naturgemäß unterschiedliche Grade der Digitalisierung auf. Das bedeutet, dass nicht alle Standorte die aktuell vorhandenen digitalen Systeme in der gleichen Ausprägung nutzen. Daher wurde eine Prozesskostenanalyse durchgeführt.
Mit solch einer Analyse kommt ans Licht, an welchem Standort welcher Ausprägungsgrad der Digitalisierung vorliegt und wie ein strukturierter Implementierungsplan für die digitalen Lösungen für die einzelnen Gesellschaften aussehen kann. Es stehen unter anderem folgende Fragen im Fokus: Wo sind aktuell die Kosten am höchsten? Warum sind dort die höchsten Kosten?
Die Kloepfel-Berater schauen dabei auf die Abläufe, nehmen also die Prozesskosten in den Blick. Währenddessen wird auch erkenntlich, wie unterschiedlich Prozesse in größeren Unternehmen mit verschiedenen Standorten ablaufen oder ablaufen können. Aus diesen Informationen erstellen die Kloepfel-Berater sozusagen einen Best Practice Case innerhalb des Konzerns – wie auch schon im erwähnten Projekt bei dem österreichischen Unternehmen. Es wird genau überlegt, welcher Standort als Best Practice bewertet wird. Dieser als Best Practice beurteilte Standort wird dann als Modell für die weitere Entwicklung der anderen Standorte genommen.
Beschaffungskostenoptimierung 2024: Strategien und Tools für nachhaltige Einsparungen
Es ist wichtig, den Markt weiterhin sorgfältig zu überprüfen und alternative Lieferanten oder Quellen zu identifizieren. Dies beinhaltet auch rückblickend die Analyse von Preiserhöhungen, die es in den letzten ein bis zwei Jahren gab.
Nach einer kritischen Begutachtung der Preiserhöhungen, sollten Verhandlungen mit den Lieferanten geführt werden. Nur so kann man auf ein Preisniveau zurückkehren, das der eigenen Kostenstruktur entspricht. Dies erfordert möglicherweise intensive Verhandlungen und die Identifikation von Schlüssellieferanten.
Ganz konkret ist auch das Thema Skonto zu erwähnen. Unternehmen sollten erkannt haben, dass Liquidität und Cash Flow von großer Bedeutung sind. Fremdkapital ist schließlich inzwischen teuer.
Die Rolle der Digitalisierung in der Kostenplanung 2024: Automatisierung und Effizienzsteigerung
Einerseits ist hier Kloepfel RePrice, www.kloepfel-reprice.com, zu nennen, mit dem Preiserhöhungen leicht abgewehrt werden können. Andererseits spielt bei der ganzheitlichen Betrachtung die gesamte Thematik der Digitalisierung eine bedeutende Rolle.
Dies führt nochmal zurück auf den ursprünglichen Fokus dieses Artikels – auf die Geschäftsprozesse. Es ist an der Zeit, die eigenen Prozesse genauer zu betrachten. Dabei ist zu evaluieren, welche Prozesse noch auf analoge Weise ablaufen. Wie viele Unterbrechungen in den Abläufen gibt es? Wann muss man aus einem System aussteigen, möglicherweise etwas ausdrucken und zur Unterschrift weiterleiten oder versenden? Solch eine Prozessanalyse wird schnell aufzeigen, wo es Verbesserungsbedarf gibt.
Welche Vorteile kann man erwarten? Unter anderem ist es möglich, die Prozesse sicherer zu machen. Ein häufig diskutiertes Beispiel betrifft die Abläufe bei den Auftragsbestätigungen. Wenn man etwa eine Einkaufsplattform verwendet, um Bestellungen zu versenden, kann der Lieferant mit einem einfachen Mausklick die Auftragsbestätigung direkt in das System seines Kunden übertragen. Dadurch benötigt man als Kunde keine manuellen Schritte mehr.
Zusätzliche Kostenfaktoren 2024: Ausfallrisiken
Es gibt vor allem noch eine Kostenart, die besonders zu erwähnen ist: die sogenannten Ausfallkosten, wenn Lieferanten in die Insolvenz geraten. Hier können die Kosten sogar erheblich höher sein, falls keine Risikobewertung durchgeführt wird. Diese Kostenart wird voraussichtlich im nächsten Jahr oder in den kommenden ein bis zwei Jahren verstärkt in den Fokus rücken.
Folglich ist es ratsam, erneut intensiver über Risikomanagement und Überwachung nachzudenken. Wie kann ich meine Lieferanten regelmäßig bewerten und überprüfen, um ihre aktuelle Situation zu erfassen? Besonders wichtig ist jedoch die Frage, was passiert, wenn mein Eigentum beim Lieferanten liegt, wie z.B. im Fall von Werkzeugen. Also Werkzeuge, die ein Lieferant, beispielsweise im Bereich Guss, für seinen Kunden, etwa einen Maschinenbauer, nutzt. Für diese Werkzeuge hat der Maschinenbauer seinen Lieferanten beauftragt und bezahlt. Dann sind diese Werkzeuge sozusagen Eigentum des Kunden. Das muss in Form eines Werkzeugvertrags sauber geregelt werden. Nur so kann im Fall einer Insolvenz des Lieferanten der Kunde dieses von ihm bezahlte Werkzeug zurückbekommen.
Es sollten jetzt wieder Überlegungen zu folgenden Fragen vorgenommen werden: Welche Risikobewertungen und Lieferantenbewertungen gibt es bisher? Welche neuen Risiken sind jetzt hinzugekommen, wie Lieferkettenprobleme, Schutzgesetze usw.? Und wie kann dies alles wieder in ein umfassendes Risikomanagement integriert werden, um unerwartete Probleme und hohe Kosten zu vermeiden? Grundsätzlich sollte das Thema Risikomanagement also neu überdacht und aktualisiert werden.
Personalkosten und Leihpersonal in der Kostenplanung 2024
Leihpersonal oder auch Leasingmitarbeiter sind gewissermaßen ein Zukauf. Hier muss überprüft werden, mit welchem Dienstleister zusammengearbeitet wird. Funktioniert dies effizient? Welche Kosten entstehen dabei? Wie entwickeln sich diese Kosten? Falls erforderlich, müssen hierzu neue Ausschreibungen durchgeführt werden. Die Kostenentwicklung beim Leihpersonal sollte wie bei jedem Einkaufsthema regelmäßig bewertet werden.
Auch beim Thema Personal ist zu schauen, wie man Prozesse optimieren kann. Da gibt es durchaus Möglichkeiten der Automatisierung und Digitalisierung. Beispielsweise kann hier ebenfalls ein gut strukturiertes Katalogsystem erstellt werden, wenn im Vorfeld alles Relevante definiert wurde. Darüber kann die Bestellung für das Leihpersonal einfach und schnell erfolgen.
Sind Sie interessiert, Ihre Planungen für 2024 vorzunehmen und Ihre Kostenstruktur zu optimieren? Dann kontaktieren Sie Kloepfel Consulting noch heute für maßgeschneiderte Lösungen dank Expertenberatung.
Autor:
Geschäftsführer Kloepfel Consulting AT
Kontakt:
Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com