Reverse Auction – Fluch oder Segen?

Reverse Auction – Fluch oder Segen?

Immer wieder werden wir in unseren Beratungsprojekten von unseren Kunden gefragt, welche Erfahrungen wir mit Reverse Auctions (übersetzt: Rückwärtsauktionen) haben und in welchen Warengruppen wir empfehlen, solch ein Einkaufsinstrument einzusetzen.

Grundsätzlich ist es so, dass Reverse Auctions gerade im Zuge der zunehmenden Digitalisierung im Einkauf weltweit in den vergangenen Jahren an Popularität gewonnen haben. Um eine Empfehlung für oder gegen Reverse Auctions auszusprechen, möchten wir im Folgenden zunächst erläutern, was eine Reverse Auction ist, wo die wesentlichen Vor- und Nachteile liegen und was aus unserer Sicht die kritischen Erfolgsfaktoren sind.

Definition Reverse Auction

Wörtlich übersetzt bedeutet Reverse Auction „Rückwärtsauktion“. Also genau das Gegenteil einer traditionellen Auktion. In einer traditionellen Auktion gibt es einen Verkäufer, der ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufen möchte und idealerweise mehrere am Angebot interessierte Käufer. Logischerweise ist das Ziel des Verkäufers, einen möglichst hohen Preis zu erzielen. In einer Rückwärtsauktion verhält es sich genau andersherum – ein Käufer möchte ein Produkt oder eine Dienstleistung einkaufen und lädt dazu mehrere Verkäufer ein. Das Ziel dabei ist es, einen möglichst günstigen Preis zu erreichen. Im Gegensatz zu traditionellen Auktionen, welche in der Regel an physischen Orten stattfinden, finden Reverse Auctions online, entweder über einen Webbrowser oder eine spezielle Software, statt. Aus diesem Grund werden sie auch als elektronische Auktion oder eAuction bezeichnet.
Rückwärtsauktionen können als „offene“ (open-bid Reverse Auction) oder „geschlossene“ (sealed-bid Reverse Auction) Auktionen durchgeführt werden. In der Praxis werden jedoch meistens open-bid Auctions durchgeführt.

Sealed-bid Reverse Auction
In einer geschlossenen Auktion gibt der Verkäufer, nach Veröffentlichung der Angebotsanfrage (RFQ), ein Angebot innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters ab. Die Angebote der verschiedenen Verkäufer sind lediglich für den Käufer zu sehen und nicht für die anderen Verkäufer. Der Käufer analysiert die Angebote und entscheidet sich für einen Anbieter. Falls die vorliegenden Angebote nicht zufriedenstellend sind und noch vom Zielpreis abweichen, startet der Käufer eine erneute Angebotsrunde bis das gewünschte Angebot preislich passt.

Open-bid Reverse Auction
Bei einer Auktion mit offenem Gebot, werden den Lieferanten nach der Veröffentlichung der Angebotsanfrage (RFQ) ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit mitgeteilt, wann die Auktion stattfinden wird. An dem festgelegten Datum/ Uhrzeit, melden sich die Lieferanten bei der entsprechend eingesetzten Softwareplattform an und geben ihre Gebote ab. Das Bieterverfahren hat eine feste Dauer (meist lediglich wenige Stunden) und alle Lieferanten sehen das aktuell niedrigste Angebot. Dies schafft ein sehr wettbewerbsfähiges Umfeld, welches die Lieferanten dazu ermutigt, ihre Konkurrenz zu unterbieten.

Vorteile einer Reverse Auction

Dieses Einkaufsinstrument bietet drei ganz wesentliche Vorteile – Geschwindigkeit, Transparenz und eine Reduktion des Einkaufspreises.

  • Geschwindigkeit: Sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer fallen die traditionell üblichen, multiplen Verhandlungsrunden weg, welche sonst für beide Seiten zusätzliche Prozesskosten verursachen.
  • Transparenz: Dadurch, dass alle Informationen und Daten für alle Ausschreibungsteilnehmer in „real-time“ einsehbar sind, ist die open-bid Reverse Auction ein sehr faires und transparentes Einkaufsinstrument.
  • Reduktion des Einkaufspreises: Aufgrund des wettbewerbsintensiven Umfelds einer Reverse Auction, werden Verkäufer dazu ermutigt die Konkurrenzpreise zu unterbieten. Die Reduzierung des Preises führt somit zu einer Optimierung der Beschaffungskosten.

Nachteile einer Reverse Auction

Neben den offensichtlichen Vorteilen einer Rückwärtsauktion hat dieses Einkaufsinstrument auch eine gravierende Schwäche, denn der Preis ist das einzige Entscheidungskriterium für die Auftragsvergabe. Diese Variable jedoch als einziges Kriterium zu nutzen, funktioniert in der Praxis nur unter bestimmten Voraussetzungen: zu beschaffende Produkte und Dienstleistungen sowie die Leistungsfähigkeit der Lieferanten müssen homogen sein und die Produkt- und Lieferantenqualität muss vorab klar sein. Hinzu kommt, dass die im (Geschäfts-) Leben so wichtige Beziehungsebene komplett fehlt.

Aus diesem Grund ist es aus unserer Sicht wichtig, die kritischen Erfolgsfaktoren einer Reverse Auction zu berücksichtigen, bevor man sich für den Einsatz dieses Einkaufsinstrumentes entscheidet.

Kritische Erfolgsfaktoren

1. Auswahl geeigneter Produkte und Dienstleistungen

Reverse Auctions eignen sich nicht für alle Produkte und Dienstleistungen, die von einer Organisation beschafft werden. Es ist sehr wichtig, das „richtige“ Produkt und die richtige Dienstleistung für eine Rückwärtsauktion auszuwählen. Wir verwenden die Kraljic-Matrix, um alle Produkte und Dienstleistungen anhand von zwei Kriterien in einen der vier Quadranten zu unterteilen: Versorgungsrisiko und Ergebnisbeitrag (siehe Grafik).

Reverse Auctions können für unkritische Warengruppen,Produkte und Dienstleistungen durchgeführt werden. Dies sind in der Regel Commodity Artikel, bei denen der Preis die einzige Unterscheidungsvariable ist. Reverse Auctions können auch von Fall zu Fall in Warengruppen eingesetzt werden, die in den Quadranten „Hebel“ fallen. Reverse Auctions sollten jedoch niemals für “strategische” und “Engpass” -Warengruppen durchgeführt werden. Dies liegt daran, dass wir bei einer umgekehrten Auktion der Lieferbasis im Grunde sagen, dass uns nur der Preis am Herzen liegt. Bei „strategischen“ Artikeln ist die Beziehung zum Lieferanten jedoch sehr kritisch und bei „Engpassartikeln“ ist die Versorgungssicherheit von entscheidender Bedeutung.

2. Vorab Qualifizierung der Lieferanten

Wenn wir Reverse Auctions durchführen, sollte der Preis der einzige Differenzierungsfaktor zwischen konkurrierenden Unternehmen sein. Daher ist es sehr wichtig, die Lieferanten vorab zu qualifizieren und nur diejenigen zur Teilnahme einzuladen, die alle anderen Standards und Anforderungen in Bezug auf Attribute wie Lieferfähigkeit, Qualität, etc. erfüllen.

3. Zielpreis festlegen

Vor dem Start der umgekehrten Auktion sollte der Käufer einen Zielpreis festlegen, welcher für beide Parteien fair und angemessen ist. Die Bildung des Zielpreises kann entweder durch Benchmarking oder durch Kostenschätzung festgelegt werden. In vielen Fällen unterbieten Lieferanten die Ist-Preise, entweder um das Geschäft um jeden Preis zu bekommen oder weil sie die Anforderungen des Käufers nicht verstanden haben. Logischerweise ist die Auftragsvergabe an solche Lieferanten sehr riskant, da sie den Auftrag in den meisten Fällen nicht ausführen können. Der Zielpreis kann dem Käufer dabei helfen, diejenigen Lieferanten zu identifizieren die stark unterbieten. In einem Gespräch sollte der Käufer sodann herausfinden, ob die entsprechenden Lieferanten auch wirklich die geforderte Leistung erbringen können bevor der Auftrag vergeben wird.

4. Eindeutige Spezifikationen / Leistungsbeschreibung

Umgekehrte Auktionen sollten nur für Produkte und Dienstleistungen durchgeführt werden, für die das Design und die Spezifikation festgelegt sind.

Dominic von Buch

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Anwendung von Reverse Auctions mehrere Vorteile bietet. Darunter Kosteneinsparungen durch Senkung des Kaufpreises, höhere Effizienz und größere Transparenz im Beschaffungsprozess. Bei falscher Anwendung können jedoch das Vertrauen und die Zusammenarbeit der Lieferanten beeinträchtigt werden, wodurch langfristige Beziehungen gefährdet werden. Es ist daher ratsam, sich vorab intensive Gedanken zu machen und mittels einer Portfolio-Analyse die Warengruppen, entsprechend der vier Quadranten der Kraljic-Matrix, zuzuordnen.

Autor
Dominic von Buch

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