Lieferantenwechsel – So überwinden Sie interne Widerstände

Lieferantenwechsel – So überwinden Sie interne Widerstände

Ärger im System?

Von Thomas Wandler, Senior Partner Kloepfel Consulting

Der Einkauf steht regelmäßig vor der Herausforderung, Kosten zu reduzieren aber scheitert an internen Widerständen. Mit den angestammten Lieferanten ist ein Wechsel oft sehr schwierig und eingefahrene Prozesse stehen diesem oft im Weg. Ich spreche hier nicht von den Partnern, mit denen man gemeinsam Produkte entwickelt und sich seine eigene Performance sichert. Vielmehr geht es um Produkte und Dienstleistungen, die in weiten Teilen austauschbar und gut vergleichbar sind.

Vergleich macht reich

Viele der angestammten Lieferanten sind im Unternehmen sehr gut vernetzt und argumentieren mit einem maximalen Servicelevel, das nirgends oder nur sehr schwammig kalkuliert wird. Ähnlich äußern sich die verschiedenen Fachabteilungen, die die Waren und Dienstleistungen der Lieferanten beziehen. „Es läuft doch so gut, warum sollen wir wechseln?“. Dabei wird übersehen, dass der Einkauf mehr fürs gleiche Budget rausholen kann. Natürlich bestimmt der Einkauf nicht, was die Lieferanten liefern sollen, sondern er sondiert nach den Vorgaben der Kollegen die Preis-Leistungs-Verhältnisse am Markt.

Einkauf kann vom Vertrieb lernen

Einkäufer sollten vor der Sondierung neuer Lieferanten einmal mit ihren Kollegen aus dem Verkauf sprechen, wie diese ihre Kunden betreuen. Welche Argumente nutzt der Vertrieb, um den Kunden nicht zu verlieren? Welche Strategie nutzt der Verkauf, um den Kunden lukrativ zu erhalten und laufend die Margen zu erhöhen? Daraus kann der Einkauf viel für sich ableiten, um die verschiedenen Lieferantenangebote transparenter zu machen.

Initialzündung für einen Lieferantenwechsel

Wenn wir alle B- und C-Lieferanten bspw. in einer ABC Analyse betrachten, finden wir rasch eine erhebliche Anzahl an Lieferanten, die im Laufe der letzten Jahre ihre Preise kontinuierlich erhöht haben. Dieses Alarmsignal kann man nutzen, um eine Wechsel-Initiative zu starten. Dabei sollte eine massive Kostenreduktion das Ziel sein, und sie sollte auch darauf abzielen, dass alle Lieferanten hinterfragt werden.

Kontakt: +49211 941 984 33 | rendite@kloepfel-consulting.com

Hier stehen wir dann schon vor der Herausforderung, dass viele Ihrer Kollegen sich dagegen wehren, ihre Lieferanten zu wechseln. Die Argumente sind vielfältig und reichen von:

  • Keine ausreichenden Ressourcen für so einen Aufwand
  • Die „anderen“ Abteilungen wollen nicht
  • Für die paar Euro sollten wir uns das nicht antun

Bis hin zu dem absoluten Killerargument: „Kein anderer Lieferant versteht unser Unternehmen so gut, wie der aktuelle.“

Mit Pilotprojekten zum Lieferantenwechsel motivieren

Wenn Sie beginnen, ein paar wenige Lieferanten, die im Unternehmen sichtbar sind, zu wechseln, wird sich eine interessante Situation ergeben. Die Mitarbeiter werden aufmerksamer und beginnen oft selbst, die Lieferanten zu hinterfragen. Man beginnt also zu identifizieren, welche Bereiche oder welcher sichtbare Lieferant würde sich für ein solches „Pilotprojekt“ eignen. Vorschläge könnten sein:

  • Unterhaltsreinigung (Achtung: hier können sie sehr viel Staub aufwirbeln)
  • Dienstleister im Bereich Facility Management (Installateur, Maler usw.)
  • Reisebüro
  • Büromaterial
  • Bewachung – Pförtnerdienste
  • Mietkleidung

Die ersten Schritte einläuten

Sie sehen also, es gibt viele Bereiche, die einer genaueren Betrachtung Wert sind. Man sollte hier strukturiert vorgehen, wenn das Projekt erfolgreich sein soll. Also erstellen Sie eine Liste der Mitarbeiter, von denen Sie annehmen, dass diese Kontakte zu Lieferanten haben. Sie können auch eine kleine Umfrage zur Zufriedenheit mit dem Lieferanten machen. Sie werden feststellen, sobald Sie mit den ersten Kollegen darüber sprechen, wird auch Ihr Lieferant Wind davon bekommen und sich wahrscheinlich sehr zeitnah bei Ihnen melden. Oft mit einem unauffälligen Thema, das es zu klären gibt, um herauszufinden, warum Sie seine Leistung oder seine Produkte hinterfragen. Je rascher das passiert, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie hier auf potenzielle Einsparungen stoßen.

Interne Herausforderungen überwinden

Allerdings beginnt erst jetzt die wirkliche Arbeit, und diese findet meist im eigenen Unternehmen statt. Vergessen Sie bitte nicht, auch mit dem Betriebsrat zu sprechen. Denn in sehr vielen dieser Themen ist er die erste Anlaufstelle Ihrer Kollegen, die dort ihren Unmut zum Ausdruck bringen. Es ist auch wichtig das Projekt im Vorfeld mit der Geschäftsführung abzustimmen, denn es kommt mit Sicherheit zu Unruhe im Unternehmen. Man mag es nicht für möglich halten, aber der Tausch Ihres Dienstleisters beispielsweise im Bereich Unterhaltsreinigung, kann zu massiven Widerständen im ganzen Unternehmen führen.

Interne Machtbereiche neu denken

Schnell erreichen wir die schwierigste Komponente bei einem Lieferantenwechsel. Die emotionale und gefühlte Einmischung in fremde „Machtbereiche“. Fast jeder fühlt sich beispielsweise für seine Reinigungskraft verantwortlich. Sie werden erleben, dass Mitarbeiter, die sich vorher darüber beschwert haben, dass ihr Büro nicht immer sauber ist, plötzlich auf die Barrikaden steigen, um einen Wechsel zu verhindern – Ausnahmen bestätigen die Regel.

Wenn wir über Themen im Bereich Facility Management oder Instandhaltung sprechen, wird es noch schwieriger. Dann stehen wir vor der Herausforderung, dass zum Beispiel der Instandhaltungsleiter der Meinung ist, er sei der alleinige Entscheider, welche Dienstleister er einsetzen möchte.

Wenn Sie diesen Punkt erreicht haben, entstehen die wichtigsten Grundsatzdiskussionen für lange Zeit. Nämlich: wer darf welche Entscheidungen treffen! Hier zahlt es sich aus, die Diskussion auf die Prozessebene zu leiten und darzustellen, wo welche „Nahtstellen“ im Unternehmen sind. Klären Sie mit allen Beteiligten, dass Sie nicht in ihre Entscheidungskompetenzen eingreifen. Vielmehr nehmen Sie Ihre Verantwortung für den Einkauf wahr und vergleichen den bestehenden Lieferanten mit dessen Mitbewerbern nach den Vorgaben der Kollegen.

Der Bedarfsträger soll entscheiden, was er benötigt und wann er es benötigt – der Einkauf vergleicht dazu die Lieferanten am Markt und entscheidet, wer in Frage kommt!

So vermeiden Sie Kompetenzgerangel und behalten Ihre Entscheidungsfähigkeit als Einkäufer.

Vertrauen bei den Kollegen schaffen

Um derartige „Grabenkämpfe“ zu vermeiden oder zu unterbinden, bedarf es einer transparenten Kommunikation und einer strukturierten Arbeitsweise. Damit meine ich, dass Sie alle Kriterien, die zu einer Entscheidung führen, mit transparenten Parametern darstellen müssen. Das kann von einem klaren Preisvergleich, Referenzen eines anderen Lieferanten bis hin zu Kennzahlen und anderen Punkten führen. Oft hilft auch eine persönliche Vorstellung des neuen Lieferanten, um viele Bedenken aus der Welt zu schaffen.

Thomas Wandler, Senior Partner Kloepfel Consulting

Fazit:

Die Fachabteilungen machen die Vorgaben, welche Anforderungen ein Lieferant erfüllen soll. Getreu dem Motto „Vergleich macht reich“ vergleichen Sie aufgrund dieser Vorgaben die Lieferanten am Markt. Dabei bildet die Transparenz beim Lieferantenvergleich die Basis für das erforderliche Vertrauen, um die Kollegen von einem Lieferantenwechsel zu überzeugen. Wechseln Sie zunächst ein paar Lieferanten, um die Einkaufsabteilung und ihre Leistungen sowie den Beitrag zum Unternehmenserfolg bewusst zu machen!

Ihr Einkauf ist heiß gelaufen und Sie benötigen externe Unterstützung? Dann vereinbaren Sie noch heute einen Beratungstermin mit uns!

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