Einkauf von Dienstleistungen

Warum sich der Einkauf einmischen sollte

Dass sich Einkäufer in die Beschaffung von Dienstleistungen einmischen, wird in der Regel nicht gerne gesehen. Dabei kann der Einkauf den entsprechenden Abteilungen vom Marketing, über die Produktion bis hin zur IT durchaus helfen, mehr Leistungen für das gleiche Budget zu bekommen. Das Geheiminis liegt – wie so oft – in den Prozessen und Benchmarks.

Gerade die Beschaffung von Dienstleistern ab etwa dem fünfstelligen Bereich birgt enorme Potenziale. Die Abteilung wiederum kann mehr fürs gleiche Budget bekommen. Insbesondere bei Dienstleistungen, die sich kaum standardisieren lassen, wie beispielsweise im Marketing oder bei der IT, sind Einsparungen zwischen 10 bis 40 Prozent und darüber hinaus möglich. Und auch bei eher vergleichbareren Services wie Reinigungsdiensten oder Wartungsleistungen liegen die Potentiale nicht selten bei über 10 Prozent. Vor allem wenn Verträge binnen der letzten 24 Monate nicht neu ausgehandelt wurden, verbergen sich hier große Renditeschätze.

Vergleichbarkeit schaffen

Im Gegensatz zu Schrauben oder anderen standardisierten Bedarfen lassen sich Dienstleistungen je nach Komplexität nicht so einfach vergleichen. Nehmen wir einmal die komplexen Dienste einer Marketingagentur, um zu veranschaulichen, wie man Dienstleistungen vergleichbar macht.

Die eine Agentur empfiehlt dem Kunden, Strategie A im Wert von 100.000 Euro, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Und eine zweite Agentur legt eine Strategie für 50.000 Euro vor. Die Preise liegen weit auseinander und verdeutlichen die Problematik. Welches ist nun die richtige Strategie bzw. Agentur? Hier kommt die Fachkompetenz des Marketingleiters in Spiel. Diesen darf der Einkauf nicht umgehen. Vielmehr muss er versuchen, dessen Arbeit zu verstehen. Letztlich wird der Abteilungsleiter für seinen Sachverstand bezahlt, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dennoch kann der Einkauf die Abteilungen bei Ausschreibungen unterstützen.

Hand in Hand mit der Fachabteilung

Zunächst bittet der Einkäufer den Marketingleiter um ein Briefing bzw. die Erstellung eines Lastenhefts sowie eine Vorauswahl der Dienstleister. Anschließend holt der Einkäufer zunächst von zwei bis drei Dienstleistern Angebote ein, die ihre verschiedenen Positionen und damit Kosten gemäß Lastenheft detailliert aufschlüsseln müssen. So wird auch ersichtlich:

• Welches sind Eigenleistungen?
• Welche Leistungen kauft der Dienstleister ein?
• Lassen sich verschiedene Projekte in verschiedene Arbeitsschritte bzw. Kostenblöcke unterteilen?
• Wie hoch sind die Reisekosten?
• u. ä.

Dann werden die verschiedenen Positionen der eingereichten Angebote mit dem Marketing bzw. der entsprechenden Abteilung beispielsweise im Rahmen einer ABC-Analyse bewertet. So gewinnt der Einkauf einen Überblick darüber, welche Leistungen benötigt und wie gewichtet werden, um eine sauber strukturierte Ausschreibungsvorlage erstellen zu können.

Vergleich macht reich

Mit dieser Ausschreibungsvorlage findet dann die eigentliche Ausschreibung statt. Dieses Vorgehen lohnt sich vor allem bei großen Aufträgen ab dem fünfstelligen Bereich. Schließlich wählt in unserem Beispiel das Marketing aus den eingereichten Angeboten die besten Agenturen für einen Pitch aus.

Dieser Prozess lässt sich auch auf die vielen weiteren Dienstleister eines Unternehmens übertragen. Dem Einkauf muss es vor allem gelingen, die entsprechenden Fachabteilungen ins Boot zu holen und mittels Zahlen sowie gut aufgeschlüsselter Lastenhefte bzw. Angebote eine Vergleichbarkeit herzustellen. Dazu gehört auch, dass der Einkauf das Geschäft der Fachabteilungen zu verstehen lernt. Bei Leistungen die sich besser vergleichen lassen, greifen Einkaufsberater wie Kloepfel Consulting auf entsprechende Benchmarks zurück.

Kostenkontrolle

Das oben beschriebene Vorgehen hilft auch dabei, die Kosten während des Projektes im Blick zu halten:

• Gibt es im Laufe der Zeit Abweichungen und warum?
• Haben sich die Rahmenbedingungen geändert?
• Hat Ihr Unternehmen oder der Dienstleister einen Fehler gemacht?

Pauschale Vergaben

Bei einfachen wiederkehrenden Services, wie z.B. Winter- und Sommerdiensten, Reinigung, einfachen Wartungsarbeiten und ähnlichen, kann der Einkauf auch Pauschalen vereinbaren. In einem bspw. 3-Monats-Rhythmus werden diese Pauschalen nach und nach reduziert, bis der Lieferant seine Schmerzgrenze erreicht hat. Auf der einen Seite bringt der Einkauf den Dienstleister dazu, sich selbst zu optimieren. Auf der anderen Seite vereinfacht dies Abwicklungsprozesse und bringt die Einkäufer in eine bessere Verhandlungsposition.

Weitere Einsparhebel

• Geben Sie dem Dienstleister ein maximales Budget vor, welches Sie bereit sind zu bezahlen.
• Fragen Sie Preise für verschiedene Vertragslaufzeiten ab. Schließlich hat der Dienstleister ein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit.
• Preisnachlässe für die erfolgreiche Weiterempfehlung sind ebenfalls eine Möglichkeit, Kosten zu senken.

Potentialanalyse

Um die Kosten kurzfristig binnen weniger Wochen zu optimieren, kann es sich lohnen, Einkaufsberater wie Kloepfel Consulting mit einer Potentialanalyse zu beauftragen. Wird dann ein Projekt durchgeführt, erfährt zum einen der Einkauf eine Aufwertung. Zum anderen steigern Sie aber auch die Zufriedenheit der Abteilungen, da diese ihre Dienstleister zumeist zu besseren Konditionen bekommen.

Pönale Vereinbarungen

Außerdem empfehlen wir Ihnen, Pönale-Vereinbarungen mit den Lieferanten abzuschließen. Dabei sagt der Dienstleister verbindlich eine bestimmte Strafzahlung zu, wenn Vereinbarungen nicht oder nicht ausreichend eingehalten werden.

Autor
Thomas Wandler
Senior Partner
Kloepfel Consulting