Savings mit Benchmarks aufdecken
Autor: Michael Peiffer, Senior Logistic Consutant bei Kloepfel Consulting
Warum ist eine Potenzialanalyse der Frachtkosten wichtig?
Der Kunde bekommt im Rahmen der Potenzialanalyse von uns einen neutralen Kompass an die Hand. Mittels periodengleicher und objektiver Benchmarks zeigen wir ihm seine Einsparpotenziale konkret auf. Das Ziel ist es, dem Kunden eine klare Orientierungshilfe zu geben, mit der er solide Entscheidungen über mögliche Optimierungen und Einsparungen im Bereich der Frachtkosten treffen kann.
Welche Einsparungen sind möglich?
Im Schnitt erreichen die Projekte Einsparungen von etwa 15,1%. Die Ergebnisse variieren je nach Bereich, wobei die Einsparungen im Straßenverkehr ungefähr diesem Durchschnitt entsprechen. Im volatilen Seefrachtbereich können die Einsparungen auch über 20 % liegen.
Was bedeutet, dass wir Frachtkosten auf Erfolgsbasis senken?
Unternehmen bezahlen uns nur ein Honorar, wenn tatsächlich Einsparungen bei den Frachtkosten erzielt werden. Durch dieses Modell gewinnen wir Vertrauen in die Wirksamkeit der von der Potenzialanalyse abgeleiteten Maßnahmen. Wobei unsere konservativen, realistischen Analyseergebnisse in vielen Projekten sogar übertroffen werden.
Wann sollte man eine Potenzialanalyse der Frachtkosten durchführen?
Eine Frachtkosten-Potenzialanalyse sollte so früh wie möglich durchgeführt werden. Je eher man Potenziale identifiziert, umso eher kann man sie dann auch heben. Dies ist besonders im klassischen Stückgutbereich relevant, der in fast jeder Firma vorzufinden ist. Hier werden oft Jahresverträge abgeschlossen, was bedeutet, dass frühzeitige Einsparungen über den Zeitraum von einem Jahr zu finanziellen Vorteilen führt.
Wie werden die Daten für die Analyse gesammelt?
Wir verfolgen einen schlanken Ansatz, um die erforderlichen Daten zu sammeln. Dabei kommunizieren wir primär mit den Verantwortlichen innerhalb des zu analysierenden Unternehmensbereiches. Dazu gehören in der Regel der Einkaufsleiter und / oder der Logistikleiter. Wichtig ist hierbei der Hinweis auf die Wahrung von Vertraulichkeit durch Non-Disclosure Agreements (NDAs). Das bedeutet, dass wir keine Informationen mit Lieferanten ohne die Zustimmung des Kunden austauschen. Die gesammelten Daten umfassen klassische Informationen wie Tarife, Beispielrechnungen und eine Kreditorenliste. Dieser Prozess ist bewusst effizient gestaltet, um eine schnelle und effektive Analyse zu ermöglichen und die Kapazitäten des Kunden zu schonen.
Wie lange dauert eine solche Potenzialanalyse?
Am Anfang steht die Datensammlung der zu analysierenden Bereiche. Manchmal können die benötigten Daten innerhalb von wenigen Stunden beschafft werden. In anderen Fällen kann es ein paar Tage dauern, besonders wenn es sich um komplexe Anfragen handelt oder, wenn der Kunde zunächst unvollständige Daten geliefert hat, die aktualisiert oder vervollständigt werden müssen. Generell planen wir für die Datensammlung, besonders bei größeren Projekten, etwa eine Woche ein. Inklusive der Zeit für die Analyse und den Handlungsempfehlungen kann der gesamte Prozess etwa zwei bis drei Wochen dauern, abhängig von der Verfügbarkeit der Beteiligten und der Daten.
Welche spezifischen Tools setzt Kloepfel Consulting ein, um Savings zu identifizieren?
Die Sammlung von Daten für die Potenzialanalyse erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Unternehmen, unter Berücksichtigung der Spezifikationen und Bedürfnisse des jeweiligen Projekts. Um eine belastbare Analyse durchzuführen, setzen wir auf spezifische Tools.
Zum einen nutzen wir das Ausschreibungstool TI Contract von Transporeon. Dieses Ausschreibungstool ermöglicht eine immense Reichweite bei der Ausschreibung von Transportdienstleistungen. Dadurch können wir viele Angebote in kurzer Zeit einholen und daraus Benchmarks für die Potenzialanalyse ziehen.
Im See- und Luftfrachtbereich setzen wir ein kostenintensives externes Benchmark-Tool namens Xeneta ein. Dieses Instrument ist speziell für diese Verkehrsträger konzipiert. Seine Spezialisierung und Aktualität im volatilen Umfeld der Transporte macht es zu einem wertvollen Instrument für die Identifizierung von Einsparpotenzialen. Es ermöglicht uns, präzise und periodengleiche Benchmarks zu ziehen. Kunden profitieren von den durch dieses Tool generierten Benchmarks, ohne dessen hohen Kosten selbst tragen zu müssen.
Während wir im Straßen- und KEP-Bereich langfristige Raten durchschnittlich mit einem Jahr Gültigkeit einkaufen, betrachten wir bei der See- und Luftfracht aufgrund des volatilen Marktes mit Xeneta die kurzfristigen Preisbenchmarks.
Wir profitieren zudem von unserem umfangreichen Datenpool, der aus den Erfahrungen von jährlich rund 50 Projekten gespeist wird. Dieser Datenpool ermöglicht es uns, aktuelle und relevante Benchmarks für Straßen-, See- und Luftfracht sowie für Kurier-Express-Paket-Dienste zu erstellen.
Die Aktualität und der Umfang der Daten sind entscheidend, um relevante und zuverlässige Einsparpotenziale zu identifizieren.
Wie gestaltet sich die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Kunden während der Analysephase?
Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Unternehmen während der Analyse erfolgt in enger Abstimmung und ist komplett transparent. In der Regel ist die Zusammenarbeit sehr kooperativ und konstruktiv, da alle Beteiligten von der Analyse profitieren. Grundsätzlich versuchen wir bei den Analysen, die Kapazitäten des Kunden bestmöglich zu schonen.
Auf welche Weise werden die Ergebnisse der Potenzialanalyse präsentiert, und wie detailliert bzw. zuverlässig sind diese?
Die Ergebnisse der Potenzialanalyse werden durch eine sehr detaillierte PowerPoint-Präsentation vorgestellt. Diese Präsentation leitet die Zahlen visuell her und ermöglicht es den Unternehmen, genau nachzuvollziehen, wie die Benchmarks zustande gekommen sind. Die Ergebnisse sind sehr genau hergeleitet, beispielsweise werden für komplette LKWs Euro pro Kilometer und für Stückgut Euro pro Palette als Benchmarks verwendet. Wir gehen grundsätzlich konservativ, aber realistisch vor.
Was sind die typischen Reaktionen auf der Seite des Kunden, wenn ihnen die Ergebnisse vorgestellt werden?
Die typischen Reaktionen der Kunden auf die vorgestellten Ergebnisse variieren. Einige Kunden bestätigen die Ergebnisse sofort, weil sie ihren eigenen Vermutungen entsprechen. Die Bandbreite reicht von sofortiger Akzeptanz und dem Wunsch, die empfohlenen Maßnahmen schnellstmöglich umzusetzen, bis hin zu kritischen Nachfragen, was aber auch wichtig ist.
Letztlich können wir alle Beteiligten abholen, da wir objektive Benchmarks erklären und geeignete Maßnahmen nachvollziehbar ableiten. So identifizieren wir nicht nur Einsparpotenziale, sondern motivieren alle auch diese zu heben.
Welche Schritte empfiehlt Kloepfel Consulting Unternehmen nach der Analyse zur Implementierung der Ergebnisse?
Wir empfehlen den Kunden nach der Analyse, ins Projekt zu gehen, um die identifizierten Einsparpotenziale zu realisieren. Dabei arbeiten wir meistens erfolgsorientiert. Die Umsetzung dieser Empfehlungen erfolgt durch eine enge Zusammenarbeit in den verschiedenen Phasen des Projekts, einschließlich der Ausschreibungen und Verhandlungen mit den Dienstleistern. Zudem zeigen wir mit der Potenzialanalyse, was wir können und wie wir arbeiten, wodurch wir das Vertrauen des Kunden gewinnen.
Wie wird der Projekterfolg langfristig abgesichert?
Der Projekterfolg wird langfristig abgesichert, indem wir über einen Zeitraum von meistens zwei Jahren eng mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, um kontinuierlich Anpassungen und Optimierungen vorzunehmen. Dies umfasst die Reaktion auf Marktveränderungen, die Nachjustierung bei eventuellen Problemen mit Dienstleistern und die Durchführung von erneuten Ausschreibungen nach einem Jahr. Durch diese kontinuierliche Begleitung und das erfolgsabhängige Modell, bei dem Kloepfel Consulting an den Einsparungen partizipiert, wird sichergestellt, dass die erzielten Verbesserungen und Einsparungen auch langfristig Bestand haben.
Zudem gibt es einen Know-how-Transfer, indem wir den Kunden bspw. unsere standardisierten Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung stellen und Prozesse einführen, die sie in die Lage versetzen, die Einsparungen nachhaltig aus eigener Kraft zu realisieren.
Hier mehr Informationen zur KLOEPFEL-Potenzialanalyse
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