Flexibler werden durch Outsourcing

Flexibler werden durch Outsourcing

Den Einkauf im Maschinen- und Anlagenbau nach Corona hochfahren

Der Krisenschock hat Teile des Maschinen- und Anlagebaus lange gelähmt und die Einkaufsabteilungen auf den Kopf gestellt. Wichtige Fachkräfte landeten ersatzlos auf dem Abstellgleis. Inzwischen sucht die Branche nach Möglichkeiten, den Einkauf personell wieder hochzufahren – doch was passiert bei einer zweiten Corona-Welle? Outsourcing-Anbieter wie Kloepfel Services helfen dabei, Unternehmen flexibel hochzufahren und gegen kommende Krisen zu immunisieren.

Auswirkungen der Coronakrise auf den Einkaufspersonalmarkt im Maschinen- und Anlagenbau

Je nach Branche hatte die Krise unterschiedliche Auswirkungen, die zwangsläufig auch den Personalmarkt betrafen. So auch im Maschinen- und Anlagenbau: Teile der Textilbranche boomen durch die hohe Nachfrage nach Schutzausrüstung wie Masken, Kitteln und vielem mehr. Entsprechend profitieren die Maschinen- und Anlagenbauer dieser Branche und können in ihr Einkaufspersonal investieren.

In anderen Bereichen ist die Produktion eingeschränkt. So ist der Automotive Sektor gezwungen, Personal abzubauen oder Kurzarbeit einzuführen, was natürlich auch die Einkaufsabteilungen trifft. Fahren diese Unternehmen ihre Produktion jedoch wieder hoch, müssen sie ihren Einkauf auch entsprechend der besseren Auftragslage erneut aufstocken.

Unternehmen müssen auf Sicht fahren

Allerdings gehen sie dabei große Risiken ein, da man oft kaum vorhersagen kann, ob die Mitarbeiter in ein paar Monaten noch benötigt werden. Beispielsweise ist unklar, ob die heutigen Lockerungen zu einer weiteren Infektionswelle und restriktiveren Maßnahmen führen. Viele Personalleiter und Geschäftsführer müssen daher auf Sicht fahren und sind Neueinstellungen gegenüber entsprechend zögerlich.

Genau in dieser Situation bietet das Outsourcing von Kloepfel Services den Unternehmen die Möglichkeit, ihren Einkauf flexibel hoch- und runterzufahren.

Outsourcing wappnet vor einer zweiten Corona-Welle

Viele Einkaufsabteilungen haben die Möglichkeit des Outsourcings jedoch bedauerlicherweise noch nicht ernsthaft genug in Erwägung gezogen. Die Gründe dafür sind verschieden: Verkrustete Strukturen, Vorurteile, ein lang eingespieltes Stammpersonal – oder dass sie schlicht und ergreifend noch gar keine Berührungspunkte mit dem Thema hatten. Eine branchenübergreifende Umfrage von Kloepfel Services bestätigte dies im Juli 2019: Jeder zweite der 98 befragten Einkäufer hatte bislang keine Berührungspunkte mit Outsourcing. Die vollständigen Umfrageergebnisse finden Sie hier.

Bei vielen Maschinen- und Anlagenbaubetrieben zwingt der Krisenschock jetzt regelrecht zu Innovationen in der Personalplanung. Die Umstände machen es für Unternehmen überlebensnotwenig, neue Wege zu gehen. So werden Strukturen aufgeschüttelt, Vorurteile geprüft und bewährte Personalstrategien optimiert – dabei findet auch das Outsourcing neue Beachtung.

Kontakt: +4921187545323 | anfrage@kloepfel-services.com

Dynamische Lösungen im Regulierungs-Zickzack

Unternehmen, die sich während der Krise von Einkaufspersonal trennen mussten, können diese Personallücken als Chance begreifen, denn sie lassen sich flexibel durch Outsourcing füllen. Ein Vorteil: Sie haben dabei keine Kostenrisiken, da das Arbeitsverhältnis jederzeit von heute auf morgen beendet werden kann. Damit ist man auch resilient gegen einen erneuten Krisenfall.

So oder so ist eine Testphase empfehlenswert, in der zunächst die Kompetenz von Kloepfel Services niedrigschwellig ausgelotet wird – beispielsweise durch die Pflege der Stammdaten.

Drei langfristige Szenarien für die Personalstrategie im Maschinen- und Anlagenbaubetrieb

Derzeit lassen sich im Groben drei personalstrategische Kategorien ausmachen: Die Wellenreiter, die Entdecker und die Pferdekutscher. Manche Unternehmen setzten bereits vor der Krise auf Outsourcing im Einkauf. Diese Unternehmen waren mit den Vorteilen und der Skalierbarkeit schon vertraut, konnten während der Krise ihre Personalkosten zurückfahren und mit steigender Auftragslage jetzt wieder mehr Bedarf anmelden. Sie konnten jede Krisenwelle meistern, denn sie hatten und haben bereits eine widerstandsfähige Personalstrategie. Sie sind die personalstrategischen Wellenreiter.

1. Die Wellenreiter

Die Wellenreiter verfolgen ihre Strategie vollkommen unbürokratisch und planbar, besonders verglichen mit der Kurzarbeitslösung. Die muss schließlich erst zeitaufwändig beantragt und bewilligt werden, wobei es bei manchen Unternehmern sogar die Sorge gibt, die Bewilligung durch staatliche Prüfung im Nachgang wieder aberkannt zu bekommen. Das kann im schlimmsten Fall die Existenz kosten. Diese erste Kategorie der Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit Outsourcing gemacht haben, profitiert also ohnehin von unbürokratischer Skalierbarkeit. Sie können auch einfache Szenarien entwerfen, wie die Krise weiter verlaufen wird. Zum Beispiel a) mit leichten Einschränkungen b) mit vollkommenem Lockdown oder c) mit einem Aufschwung. Wie die Reaktionen auf die verschiedenen Szenarien dann aussehen sollen, lässt sich für sie abgesichert planen.

2. Die Entdecker

Die zweite Kategorie bilden Unternehmen, die das Outsourcing jetzt für sich entdecken: Sie sind die Entdecker. Bei ihnen sind die Strukturen für die Remote-Arbeit oft schon gelegt, denn das Homeoffice in der Krise hat es nötig gemacht. Diese Strukturen wollen sie nun fürs Outsourcing nutzen. So machen sie aus der Not nun eine Tugend: Seit der Krise gibt es bereits die entsprechende Software, das Know-How, die technische Nachrüstung und natürlich auch die unternehmenskulturelle Akzeptanz für Fernarbeit. Eine Umstellung auf Outsourcing ist also nahtlos möglich und Aufgaben können zukünftig aus lohnkostengünstigen Regionen bearbeitet werden. Die Entdecker sind bereit, sich den Umständen anzupassen, krisensicher zu werden und im Alltag zu sparen. Das ist bare Münze wert!

3. Die Pferdekutscher

Die dritte Kategorie von Unternehmen setzt auf eine klassische Personalstrategie ohne Outsourcing im Einkauf. Sie sind somit wie die Pferdekutscher Anfang des 20. Jahrhunderts, denen droht, von der Autoentwicklung überrollt zu werden. Eine Anpassung an die Umstände wäre dringend angezeigt, wird bislang aber vermieden. Die Gründe dafür sind bereits benannt: verkrustete Strukturen, Vorurteile, eingespieltes Stammpersonal und Unkenntnis. Innerhalb dieser Kategorie gibt es jene Unternehmen, an denen branchenbedingt der Krisenschock weitgehend vorbeizog – sie können es sich noch leisten, an klassischer Personalpolitik festzuhalten. Damit verzichten sie auf die erheblichen Kostenersparnisse als auch den Brückenbau zu Lieferanten im Ausland, was ein langfristiger Wettbewerbsnachteil ist. Es gibt aber auch jene Unternehmen, die es sich bereits jetzt nicht leisten können, an klassischer Personalpolitik festzuhalten und es dennoch machen. Diese haben jetzt zu kämpfen – und verlieren schlimmstenfalls ebenso Marktanteile an die strategisch besser aufgestellte Konkurrenz wie die Pferdekutscher ans Automobil.

Outsourcing ins EU-Ausland: Die Vorteile

Als Standort für das Outsourcing von Aufgaben im Einkauf bietet sich das EU-Ausland besonders an. Hier gibt es mehrere Vorteile: Die niedrigen Lohnkosten und eine reibungslose Vermittlung zwischen der Einkaufsabteilung in Deutschland und den Lieferanten im Ausland. Denn das Personal im Ausland kann bei professionellen Outsourcing-Partnern – entgegen vorherrschender Vorurteile – nicht nur exzellentes Deutsch, sondern auch Englisch und natürlich die jeweilige Landessprache. So ist alles abgedeckt: Der direkte Draht nach Deutschland, die sprachliche und kulturelle Lieferantenbetreuung vor Ort und das Global Sourcing auf Englisch. Ebenso werden hier sämtliche EU-Standards gewahrt und die Arbeit ist entsprechend gesetzeskonform.

Nicht nur in volatilen Umständen rentabel: Nach der Krise von Outsourcing profitieren

Niedrige Lohnkosten für exzellente Arbeitsergebnisse und jederzeit skalierbarer Personaleinsatz lohnen sich zu jeder Zeit. Die Krise legt nur offen, dass manche Unternehmen hier noch Nachholbedarf haben. Die sinnvollste Corona-Exit-Strategie für das Personalwesen im Maschinen- und Anlagenbau ist daher, zunächst bestehende Lücken durch Outsourcing zu füllen – je nach Verfassung des Unternehmens als Rettungs- oder Ausbaumaßnahme. Hierdurch lernt die Einkaufsabteilung automatisch die Strukturen und Abläufe bei der Arbeit mit Kollegen im Outsourcing kennen. Diese können etwa von der Slowakei aus arbeiten.

So hat man eine exzellente Grundlage, um das Outsourcing auch langfristig zu verankern, entweder in gleichem Maße oder indem man schrittweise Aufgaben- und Verantwortungsbereiche erweitert. Die osteuropäischen Kollegen zeigen schnell, wie ausgezeichnet sie durch ihre sprachliche und kulturelle Kompetenz mit den regionalen Lieferanten zusammenarbeiten. Das ist ein hoher Mehrwert, auf den man nicht mehr verzichten möchte.

So finden Sie den richtigen Partner für das Outsourcing in der Krise

Für Unternehmen, die das erste Mal in die Richtung Outsourcing gehen wollen, gilt: Einerseits bringen Anbieter wie Kloepfel Services nachgewiesene Erfahrung mit. Wenn etwa eine Marke wie Kloepfel schon über Jahre am deutschen Markt besteht und sich in dieser Zeit auch einen gewissen Ruf erarbeitet hat, kann das schon ein erster Hinweis auf einen verlässlichen Partner sein.

Andererseits zeigt sich dann auch schnell, ob der Anbieter einen überrumpeln will. Wenn ein Unternehmen gerade Unterstützungsbedarf in der Krise hat, bietet es sich zwar an, möglichst viele Aufgaben auszusourcen. Dennoch ist es eine Frage des Respekts und der Vertrauensbildung, dass Kloepfel Services eine Testphase anbietet, in der zunächst kleinere Aufgaben wie die Stammdatenpflege absolut verlässlich erledigt werden.

Nach dieser Phase kann das Outsourcing schrittweise ausgebaut werden, wenn gewünscht. Falls der Kunde schon weiß, dass er mehr als die Testphase will, sollte man ihn zwar nicht ausbremsen – doch es geht um die Haltung, eine gemeinsame Chemie zu finden. So wird auch der Weg gebahnt, um vertrauensvoll mit den Kollegen im Ausland zu arbeiten. Ein weiterer Aspekt ist die Transparenz: Outsourcing-Partner wie Kloepfel Services legen jederzeit offen, was wann und wo passiert – damit sich die Prozessbearbeitung nahtlos an die Abläufe der Einkaufsabteilung anknüpft und der Kunde sieht, wie seine Investition sich auszahlt.

Sie wollen sich zum Thema Outsourcing beraten lassen? Dann melde Sie sich gerne bei unseren Experten:

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Kloepfel Services GmbH
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