Erfolgreicher Einkaufen – Leistungsmessung im Einkauf
Im Einkauf ist es entscheidend, die eigene Leistung nicht nur zu behaupten, sondern sie auch anhand konkreter Zahlen zu belegen. Das zeigt auch der Einkäufer-Gehaltsreport 2024 unter 1.394 Teilnehmern.
Bei Vorhandensein eines ganzheitlichen Controllings im Einkauf, verdienen die Einkäufer im Durchschnitt mehr. Ein umfassendes Controlling steigert die Motivation aber auch die Professionalität und die Sichtbarkeit bzw. die Stellung des Einkaufs im Unternehmen. Wichtig bei der Leistungsmessung sind Kennzahlen, die sich an den übergeordneten Zielen des Unternehmens orientieren. Durch die kontinuierliche Überwachung dieser Kennzahlen können Einkaufsabteilungen ihre Effizienz steigern, Einsparungen erzielen und den Wert ihrer Arbeit innerhalb des Unternehmens eindeutig belegen.
Hier sind die 15 zentralen KPIs, die jeder Einkäufer nutzen sollte:
1. Kosteneinsparungen
Es gibt viele CEOs, die, wenn der Einkäufer kommt, zuerst fragen: Wie viel haben Sie diese Woche eingespart? Darauf sollten Sie eine Antwort haben. Kosteneinsparungen zeigen direkt, wie effektiv der Einkauf arbeitet. Ein Beispiel wäre eine Verhandlung mit einem Lieferanten, bei der ursprünglich eine Preiserhöhung von 10 Prozent angekündigt wurde, der Einkäufer jedoch diese auf nur 2 Prozent senken konnte. Dies wäre eine nachweisbare Einsparung von 8 Prozent.
2. Lieferantenleistung
Sie müssen für den Lieferanten klar definieren, was es bedeutet, dass er eine gute Leistung erbracht hat. Bewerten Sie daher mit dieser Kennzahl die Zuverlässigkeit und Qualität Ihrer Lieferanten. Ein Beispiel könnte ein Lieferant sein, der in 98 Prozent der Fälle pünktlich liefert und dessen Ware durchgehend die Qualitätsstandards erfüllt. Eine schlechte Lieferantenleistung könnte sich dagegen in Lieferverzögerungen oder mangelhafter Qualität äußern und erfordert Gegenmaßnahmen.
3. Durchlaufzeit der Bestellung
Ein weiterer wichtiger KPI ist die Durchlaufzeit einer Bestellung. Dabei handelt es sich um die Zeit von der Erstellung der Bestellung bis zum Eintreffen der Ware in Ihrem Werk. Diese Bestellungsdurchlaufzeit wird häufig zur Messung der Effektivität einer Einkaufsabteilung verwendet. Wenn etwa ein Unternehmen die Bestellzeit von Rohstoffen von 10 Tagen auf 5 Tage reduzieren kann, reduziert dies Lagerhaltungskosten.
4. Erfüllungsquote
Diese Kennzahl misst den Prozentsatz der Einkäufe, die den Einkaufsrichtlinien und Vertragsbedingungen entsprechen. Die Erfüllungsquote gewährleistet die Einhaltung interner Kontrollen und gesetzlicher Vorschriften und verringert somit das Risiko der Nichteinhaltung. Beispielsweise könnte ein Einkäufer feststellen, dass 90 Prozent der Einkäufe korrekt abgewickelt wurden, während die verbleibenden 10 Prozent gegen Richtlinien verstießen.
5. Verwaltete Ausgaben
Ausgaben, die vom Einkauf kontrolliert werden, bedeuten in der Regel, dass Sie bessere Prozesse und bessere Preise haben, als wenn jede Abteilung für sich einkauft. Mit diesem KPI sollten Sie unbedingt die von Ihnen kontrollierten Ausgaben messen.
6. Vorlaufzeit der Lieferanten
Ein Beispiel für die Vorlaufzeit wäre ein Lieferant, der regelmäßig drei Wochen für die Lieferung benötigt. Durch bessere Verhandlungen oder die Auswahl eines neuen Lieferanten könnte diese Zeit auf zwei Wochen reduziert werden.
7. Einkaufs-ROI
Der Einkauf verursacht natürlich auch Kosten. Die Einkaufsmanager, die Technologie, das Büro, Reisekosten und so weiter. All diese Investitionen müssen sich rentieren. So könnte die Implementierung eines neuen Beschaffungssystems anfänglich 100.000 € kosten, aber durch die erzielten Einsparungen bereits im ersten Jahr 150.000 € einbringen, was einen positiven ROI bedeutet.
8. Vertragserfüllung
Diese Kennzahl misst, wie viele Verträge korrekt umgesetzt werden. Ein Beispiel wäre ein Lieferant, der 85 Prozent seiner Verträge fristgerecht und vollständig erfüllt, während 15 Prozent nachverhandelt oder verlängert werden mussten. Mit dieser Kennzahl messen Sie, wie gut die ausgehandelten Vereinbarungen eingehalten werden und in welchen Bereichen das Vertragsmanagement verbessert werden sollte.
9. Lagerumschlag
Ein häufiger Lagerumschlag ist ein Zeichen für effiziente Lagerhaltung. Wenn Sie den Lagerumschlag von vier Mal pro Jahr auf acht Mal pro Jahr steigern, wird weniger Kapital in den Lagerbeständen gebunden und Ihr Unternehmen kann flexibler auf Marktveränderungen reagieren.
10. Lieferantenrisikomanagement
Ein Unternehmen, das proaktiv die Risiken bei seinen Lieferanten bewertet, könnte frühzeitig erkennen, dass ein bestimmter Lieferant in einer Region mit politischen Instabilitäten sitzt. Durch die zeitnahe Identifikation dieses Risikos können Sie rechtzeitig alternative Lieferanten suchen.
11. Realisierte Einsparungen
Die Realisierung von Einsparungen ist nicht dasselbe ist wie KPI Nr. 1 „Kosteneinsparungen“, denn hier haben wir nur die Einsparungen erfasst, die im Allgemeinen erzielt wurden. Mit dem KPI „Realisierte Einsparungen“ ist gemeint, dass Sie sich ein Ziel setzen, wie viele Einsparungen Ihr Einkauf erzielen will, und dieses Ziel wird dann mit den tatsächlich erzielten Einsparungen verglichen. Ein Beispiel hierfür wäre ein Unternehmen, das sich ein Ziel von 5 Prozent Einsparungen gesetzt hat und am Ende des Jahres tatsächlich 6 Prozent Einsparungen erzielt. Diese Differenz zeigt, wie gut Ihre Abteilung ihre Ziele erreicht und sogar übertroffen hat.
12. Beschaffungszykluszeit
Das ist die Zeit, die benötigt wird, um einen Beschaffungsprozess von der Anforderung bis zur Lieferung abzuschließen. Sie misst die Gesamteffizienz und Geschwindigkeit des Beschaffungsprozesses. Wenn die Zeit, die benötigt wird, um eine Bestellung abzuschließen, von drei Wochen auf eine Woche verkürzt werden kann, erhöht dies die Effizienz der Beschaffungsprozesse erheblich und trägt zur Agilität des Unternehmens bei.
13. Lieferantenvielfalt
Immer mehr Unternehmen setzen auf eine diversifizierte Lieferantenbasis. Ein Beispiel wäre die bewusste Entscheidung, vermehrt mit kleineren, lokal ansässigen Lieferanten zusammenzuarbeiten, um die Abhängigkeit von großen, multinationalen Unternehmen zu verringern und gleichzeitig die regionale Wirtschaft zu unterstützen.
14. Nutzerzufriedenheit
Die Zufriedenheit der internen Interessengruppen (bspw. Technik, Produktion, Finanzen, Logistik, Vertrieb, Marketing) ist ebenfalls ein sehr wichtiger Indikator für den Erfolg des Einkaufs. Wenn die Produktion beispielsweise Rückmeldungen gibt, dass die benötigten Materialien immer pünktlich und in der gewünschten Qualität eintreffen, zeigt dies eine hohe Nutzerzufriedenheit.
15. Vertragslebenszyklusmanagement
Mit der Kennzahl „Vertragslebenszyklusmanagement“ wird die Effizienz und Effektivität der Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Erneuerung oder zum Auslaufen, erfasst. Warum ist das so wichtig? Es gewährleistet rechtzeitige Verlängerungen, die Einhaltung von Vorschriften und eine effektive Verwaltung der vertraglichen Verpflichtungen. Ein Unternehmen, das sicherstellt, dass alle Verträge fristgerecht erneuert oder angepasst werden, vermeidet kostspielige Vertragsbrüche.
Es gibt noch viele weitere KPIs, aber diese 15 KPIs sind die wichtigsten. Wenn Sie diese 15 KPIs unter Kontrolle haben, sind Sie definitiv der aufsteigende Stern in Ihrem Unternehmen und haben gute Chancen in Ihren Gehaltsverhandlungen.
@TheProcurementChannel
Dieser Beitrag basiert auf dem Video „Essential KPIs every Procurement Manager should track“ von Marc Kloepfel´s @TheProcurementChannel auf YouTube.
Mehr Videos und Tipps für Einkäufer und Supply Chain Manager finden Sie unter: https://www.youtube.com/@TheProcurementChannel
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