Wie das Tender Team von Kloepfel Consulting Lieferanten schnell und effizient einbezieht
Was sind die Hauptaufgaben des Tender Teams bei Kloepfel und wie unterscheiden sich diese vom Technical Sourcing?
Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem Technical Sourcing und dem Tender Team liegt in der Reichweite und Anwendung ihrer Methoden. Während das Technical Sourcing tief in die technischen Details der Warengruppen eintaucht, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, nutzt das Tender Team die verfeinerten Methoden des Technical Sourcing, um die Ausschreibungsprozesse über ein breiteres Spektrum zu standardisieren. Diese Strategie ermöglicht es dem Tender Team, die bewährten Praktiken auf eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen anzuwenden, was die Prozesse effizienter und die Ausschreibungen wettbewerbsfähiger macht.
Durch die enge Zusammenarbeit des Tender Teams mit dem Technical Sourcing können unsere Kunden aktuellen Herausforderungen wie Preisdruck und -steigerungen, Kostenintransparenz, Single Sourcing und suboptimale Fertigungstechnologien in allen technischen Warengruppen effektiv begegnen.
Was sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren?
Die Erfolgsfaktoren unseres Tender Teams bei Kloepfel Consulting liegen in der effektiven Kombination aus bewährten Praktiken, effizientem Prozessmanagement und dem fundierten technischen Know-how, das durch das Technical Sourcing Team bereitgestellt wird. Durch robuste Standards und flexible Vorlagen, die wir durch etablierte Methoden in unserem technischen Sourcing entwickelt haben, gewährleisten wir eine effiziente Handhabung der unterschiedlichsten Warengruppen.
Ein zentraler Bestandteil unseres Erfolgs ist unser detaillierter Prozessleitfaden, der kontinuierlich aktualisiert wird, um neueste Erkenntnisse und Verfahren zu integrieren. Zudem legen wir großen Wert auf die ständige Schulung unserer Mitarbeiter, um in allen Warengruppen hohe Prozesssicherheit und Effizienz zu garantieren.
Wie zeichnet sich Eure Arbeitsweise aus?
Diese strukturierte Vorgehensweise ermöglicht es uns, Ausschreibungsprozesse zielgerichtet und effektiv durchzuführen, um den spezifischen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden. Wir legen großen Wert auf Transparenz, Stringenz und Systematik in unseren Prozessen. Unsere Kunden behalten stets den Überblick über den Projektstatus, von der Einholung der Geheimhaltungsvereinbarungen bis zur finalen Auswertung der Angebote, was für maximale Klarheit und Vertrauen während des gesamten Ausschreibungsprozesses sorgt.
Wie funktioniert euer Ausschreibungsprozess genau und welche Schritte sind dabei wichtig?
Unser Ausschreibungsprozess bei Kloepfel Consulting beginnt mit einer detaillierten Bedarfsanalyse, bei der wir mittels ABC/XYZ-Analyse die Einkaufsdaten und Kundenanforderungen genau klassifizieren und priorisieren. In Absprache mit unseren Kunden bestimmen wir, welche Artikel ausgeschrieben werden sollen. Anschließend analysiert das Tender Team die auszuschreibenden Produkte, um ein tiefgehendes Verständnis zu entwickeln, das die Basis für die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen bildet. Parallel dazu sammeln wir detaillierte Anforderungen zu den Produkten und Lieferanten vom Kunden, um die Unterlagen entsprechend anzupassen.
Nach Festlegung der Lieferantenanforderungen führen wir eine Marktrecherche durch. Unsere umfangreiche Lieferantendatenbank ermöglicht es uns, geeignete Lieferanten zu identifizieren, die den spezifischen Anforderungen entsprechen. Die Ausschreibungsunterlagen werden dann mit spezialisierten Tools effizient und fehlerfrei erstellt.
Nach der Veröffentlichung dieser Unterlagen holen wir Angebote ein, die anhand strenger vordefinierter Kriterien bewertet werden. Entscheidend sind die nachfolgenden technischen Gespräche mit den ausgewählten Lieferanten, die den erfolgreichen Abschluss des Prozesses mit einer Empfehlung zur Auftragsvergabe an potenzielle Lieferanten einleiten.
Während des gesamten Prozesses legen wir großen Wert auf transparente Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets über den Fortschritt und die spezifischen Anforderungen informiert sind. Dieses Vorgehen garantiert nicht nur Klarheit, sondern auch die effektive Einbindung aller relevanten Parteien und die erfolgreiche Durchführung der Ausschreibungen.
Wie schafft Ihr es, mehrere hundert Artikel gleichzeitig und hoch qualifiziert auszuschreiben?
Wir schaffen dies, indem wir individuell anpassbare Ausschreibungs-Tools verwenden. Aufgrund der hohen technischen Anforderungen in Bereichen wie Maschinen- und Anlagenbau, Automotive sowie Luft- und Raumfahrt und weiteren Branchen bearbeiten wir jede Warengruppe individuell und erstellen Ausschreibungsunterlagen basierend auf Best Practices. Speziell ausgearbeitete Excel-Dateien ermöglichen uns die effiziente Bearbeitung der Informationen.
Welche konkreten Vorteile haben unsere Kunden durch die optimierten Ausschreibungsprozesse?
Unsere Kunden profitieren von einem effizienten Management großer Datenmengen und einer schnellen Abwicklung der Ausschreibungen. Dies führt zu niedrigeren Kosten, schnelleren Prozesszeiten, höherer Transparenz und verbessertem Zugang zu qualifizierten Lieferanten. Langfristig stärken die Ausschreibungsprozesse die Lieferantenbeziehungen, verbessern die Qualität und Innovation und ermöglichen Kosteneinsparungen durch effizientere Abläufe und bessere Vertragskonditionen. Zudem können Ausschreibungen schnell etabliert werden, und unser Vorgehen hilft unseren Kunden, nachhaltig wettbewerbsfähig zu bleiben. In Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Arbeitsbelastung im operativen Einkauf schaffen unsere Ausarbeitungen wertvolle strategische Freiräume.
Wie sorgt ihr dafür, dass die Kunden qualitativ hochwertige Angebote von Lieferanten erhalten?
Um unseren Kunden qualitativ hochwertige Angebote von Lieferanten zu garantieren, setzen wir auf eine gründliche Analyse und zielgerichtete Auswahlprozesse. Unsere umfangreiche Lieferantendatenbank ermöglicht es uns, Hersteller zu identifizieren, deren Fertigungskompetenzen und technisches Know-how exakt den Spezifikationen der ausgeschriebenen Artikel und den individuellen Anforderungen unserer Kunden entsprechen.
Für eine präzise Evaluation der Angebote setzen wir detaillierte Vorgaben und spezialisierte Bewertungstools ein. Während der Ausschreibungsphase halten wir einen kontinuierlichen Dialog mit den Lieferanten aufrecht und adressieren proaktiv technische Fragen. Nach Eingang der Angebote erfolgt eine sorgfältige Überprüfung. Zudem organisieren wir technische Abstimmungen zwischen potenziellen Lieferanten, den zuständigen Fachabteilungen unserer Kunden und unserem Technical Sourcing Team. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass die endgültigen Angebote nicht nur alle Anforderungen erfüllen, sondern auch hinsichtlich Qualität, Effizienz und Nachhaltigkeit überzeugen.
Wie wählt ihr die große Anzahl an Lieferanten aus, die eine Ausschreibung erhalten, und warum ist das für unsere Kunden vorteilhaft?
Wir wählen Lieferanten für Ausschreibungen durch eine detaillierte Überprüfung ihrer Fähigkeiten, beginnend mit einem von unseren Kunden ausgefüllten Dokument, das wichtige Kriterien wie Industriezertifikate, Qualitätsstandards, Produktionskapazitäten und technische Spezifikationen festlegt.
Wichtige Kriterien sind Qualität, Preis, Zuverlässigkeit, Lieferfähigkeit, technische Kompetenz und Kundendienst. Weitere entscheidende Faktoren sind die Kapazität der Lieferanten, ihre Kommunikationsfähigkeit, die Akzeptanz der Kundenanforderungen, Bauteile und relevanten Dokumente (wie QSV und RLV), Produkthaftpflicht, Rückverfolgbarkeit sowie Informationen aus der Lieferanten-Selbstauskunft. Auf Wunsch können wir für unsere Kunden auch einen finanziellen Check der vorgestellten potenziellen Lieferanten durchführen. Diverse weitere Gründe fließen ebenfalls in die Bewertung ein.
Durch diese umfassende Auswahl garantieren wir unseren Kunden eine optimale Balance zwischen Kosten und Leistung sowie eine Auswahl von zuverlässigen und wettbewerbsfähigen Lieferanten.
Dieser Prozess ist vorteilhaft für unsere Kunden, da er hohe Qualitätsstandards und Zuverlässigkeit sichert, indem nur die Lieferanten berücksichtigt werden, die präzise den Anforderungen entsprechen. Unsere Methode erweitert die globale Reichweite in der Lieferantenrecherche, ermöglicht Zugang zu den besten Ressourcen weltweit und fördert eine Kostenoptimierung durch wettbewerbsfähige Angebote.
Kontakt:
Kloepfel Group
Damir Berberovic
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com